Comment gérer les archives lors d’un changement de syndic ?
En cas de changement de syndic et dans le délai d’un mois à compter de la cessation des fonctions de l’ancien syndic, l’ancien syndic doit transmettre au nouveau syndic l’intégralité des documents et les archives de copropriété ainsi que, le cas échéant, l’ensemble des documents dématérialisés liés à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés, dans un format téléchargeable et imprimable (art. 18-2, loi du 10 juillet 1965 ; art. 33-1 du décret du 17 mars 1967). Cette transmission s’accompagne d’un bordereau récapitulatif des pièces communiquées.
La copie de ce bordereau est remise au conseil syndical. Si le syndicat a fait le choix de confier ses archives à un prestataire spécialisé, le syndic doit dans ce délai d’un mois, informer ce prestataire de ce changement en lui communiquant les coordonnées du nouveau syndic. Si l’ancien syndic ne remet pas les documents dans le délai légal, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical le met en demeure d’avoir à le faire par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre recommandée électronique, par acte d’un commissaire de justice ou par remise contre émargement. A défaut de remise dans le délai de huit jours à compter de la mise en demeure, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut demander au juge d’ordonner la remise des archives sous astreinte (art. 34 et art. 64, décret du 17 mars 1967).
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