Correctement collectés, classés, conservés et communiqués, les documents qui racontent la vie de la copropriété sont un élément essentiel de sa mémoire.
Encore faut-il savoir archiver ou faire archiver.
Décryptage.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 683 de novembre 2022
Le syndicat des copropriétaires doit préserver, à des fins d’organisation et de gestion, à des fins réglementaires et patrimoniales, ou encore à des fins de protection juridique et de preuves, l’ensemble des documents, pièces et informations relatives au patrimoine et au fonctionnement de la copropriété. L’archivage en assure la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité. Il diffère d’un stockage qui répond à la problématique de conservation et de disponibilité via des supports d’information ainsi que de la sauvegarde qui, notamment pour des documents dématérialisés, permet de récupérer l’information lors d’une avarie sur le support de stockage primaire.
Les archives constituent la mémoire du bâtiment, de sa conception et de son vécu, de sa maintenance, de son entretien et de ses travaux, de ses occupants, des artisans et des fournisseurs qui y sont intervenus. Celui qui est chargé des archives doit remplir quatre missions, les 4C : collecter, classer, conserver et communiquer les données. Une gestion rigoureuse est essentielle au suivi de la bonne administration d’un immeuble.
©smolaw11_AdobeStock_391044768
- Précédent
- Suivant >>
