Comment classer les archives ?
La nature des archives diffère selon leur usage. Elles sont «vivantes» ou «courantes» lorsqu’elles présentent un intérêt immédiat dans le cadre de la gestion quotidienne de l’immeuble ; dans le cas inverse, elles sont «dormantes». Leur classement dépend de leur nature, les premières devant être rapidement et facilement accessibles tandis que les secondes peuvent être classées de façon moins accessible. Cette distinction est moins pertinente s’agissant d’archives numériques. Le classement doit être stable, permanent, et facilement exploitable. Les exigences et recommandations fonctionnelles et organisationnelles applicables aux tiers archiveurs, y compris aux syndics, pour la mise en place et l’exploitation de prestations d’archivage afin d’assurer la gestion des archives sur supports physiques ou numériques qui leur sont confiées font l’objet de normes, notamment celles publiées par l’AFNOR.
Pour l’archivage papier, le prestataire doit respecter la norme NF Z40-350 (novembre 2021) qui impose, dans le cadre d’un référentiel précis et documenté, les critères à respecter pour garantir la conservation des documents en limitant au maximum les risques. En matière d’archivage numérique, la norme NF Z42-013 (version 2020) permet de se référer à des principes et des procédés éprouvés et validés lors de la conception ou de l’exploitation de systèmes informatiques pour l’enregistrement, l’archivage et la communication des documents numériques. Son respect garantit aux utilisateurs que les documents numériques sont capturés, archivés, restitués et communiqués en gardant une valeur identique à celle du document d’origine pendant toute la durée de conservation.
Le classement fait l’objet d’un bordereau listant l’ensemble des archives. Si c’est une société d’archivage qui crée un classement, le coût est à la charge du syndicat.
