Où sont conservées les archives ?
Afin d’exercer sa mission relative aux archives, le cabinet de syndic doit disposer d’un endroit suffisant, sec, ventilé et sécurisé pour entreposer les volumes de papier dans des conditions assurant leur conservation. Si les locaux du syndic se révèlent d’une taille insuffisante ou sont mal adaptés, les archives du syndicat peuvent être conservées dans un local adéquat et sécurisé au sein de l’immeuble en copropriété. La compagnie d’assurances de l’immeuble en sera dès lors dûment informée.
Une décision prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires (art. 25 de la loi du 10 juillet 1965) peut confier le stockage des archives à une entreprise spécialisée et aux frais du syndicat des copropriétaires. La proposition de contrat du prestataire est annexée à la convocation de l’assemblée générale qui en décide. Cette décision d’externalisation des archives ne donne lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic. N’assurant plus cette tâche incluse dans ses honoraires de gestion courante, il doit minorer sa rémunération forfaitaire soit d’une somme en euros fixée conjointement entre lui et le syndicat des copropriétaires, soit de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée. L’externalisation de l’archivage en transfère la responsabilité sur le prestataire, sauf signature du contrat par le syndic qui en garde ainsi la responsabilité plein et entière des archives.
