Combien de temps faut-il conserver les archives de la copropriété ?
Les archives sont l’ensemble des documents collectés. Le syndic doit les conserver aussi longtemps que dure son mandat et les remettre à son successeur lorsque l’assemblée générale décide de changer de syndic. L’action en responsabilité contre le syndic est possible pendant cinq ans lorsqu’il commet une faute dans l’exécution de son mandat. Les preuves de la faute du syndic doivent être conservées pendant cette durée.
La durée de conservation des archives de la copropriété en tant que telle n’est pas fixée par la loi et le décret relatifs à l’immeuble en copropriété. S’il est opportun de trier régulièrement les documents archivés de la copropriété, la décision d’en éliminer une partie devenue manifestement inutile à la copropriété se prend au regard de la réglementation générale (droit de la copropriété, Code de la sécurité sociale, Code de commerce, Code du travail, etc.), de la législation et du délai de prescription de certaines actions en justice, ainsi que de la possibilité d’utilisation des données au-delà des délais requis. Tous les documents relatifs à l’immeuble et au syndicat qui peuvent être utiles au suivi de la bonne administration du bâtiment ou qui présentent un intérêt pour le syndicat, seront conservés sans limitation de durée, notamment les actes notariés, les plans et les fiches techniques du bâtiment. La liste des pièces à détruire, sauf quand il s’agit de correspondances courantes, est à soumettre au conseil syndical.
