En quoi consiste l’archivage numérique ?
Les dossiers relatifs à une copropriété s’accumulent sur plusieurs années et peuvent occuper un nombre de mètres linéaires conséquents. Leur gestion peut devenir complexe et chronophage. Pour répondre, d’une part, à l’impératif de conservation des archives et, d’autre part, à la possibilité offerte par la loi de dématérialiser les documents relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés par le syndic, il peut être recouru à l’archivage numérique. Il consiste à faire numériser les documents papier relatifs à la copropriété, et à les faire héberger dans des serveurs sécurisés. La provenance, l’authenticité et la lisibilité des documents conservés sous une forme exclusivement numérique doivent être garanties et maintenues pendant toute leur durée de conservation. Les données numérisées sont exploitables directement depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone et facilement accessibles aux collaborateurs du syndic et aux copropriétaires.
L’archivage numérique ne remplace pas complètement l’archivage physique. Il doit répondre aux normes de descriptions documentaires, garantir l’intégrité des documents archivés et définir des mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour gérer le système d’archivage électronique.
Les deux procédés, numérique et physique, sont complémentaires pour simplifier le traitement, la conservation et la gestion des archives.
