Changement de syndic : les impératifs
Les archives revêtent une importance particulière lors du changement de syndic. La loi du 10 juillet 1965 (art. 18-2) prévoit que l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic dans un délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque. Quinze jours plus tard, le syndic remet l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble dans un format téléchargeable et imprimable.
En outre, la loi indique que lorsque le syndicat des copropriétaires a fait le choix de confier tout ou partie de ses archives à un prestataire spécialisé, le syndic est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic. Ensuite, dans le délai de deux mois suivant l’expiration du délai mentionné ci-dessus, l’ancien syndic est tenu de fournir au nouveau syndic l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat après apurement et clôture.
En général, tout se passe comme prévu. Cependant, si le syndic tardait, une procédure est prévue : le syndic nouvellement nommé ou le président du conseil syndical peuvent mettre en demeure l’ancien syndic de transférer les archives. Il faut procéder par un courrier en recommandé et si cette mise en demeure est restée infructueuse plus de huit jours, le syndic ou le président du conseil syndical pourront demander au président du tribunal judiciaire statuant en référé (une procédure d’urgence) d’ordonner la remise des pièces, informations et documents dématérialisés. Le juge peut prévoir une astreinte (c’est-à-dire une somme d’argent payée chaque jour) tant que les archives n’ont pas été rendues. Si les archives ont été détruites, cette procédure ne donnera pas de résultat. En effet, il arrive que le syndic ne puisse pas fournir ces archives lorsqu’elles ont été détruites (incendie, dégât des eaux…). «Il ne sera pas possible d’obtenir devant le juge des référés une indemnisation sur la perte des archives, qui n’est pas le juge compétent à cette fin. En outre, dans tous les cas, le juge ne pourra pas condamner un syndic à remettre des documents qu’il ne détient pas, qu’il les ait perdues ou qu’il les ait détruites. Il ne faudra donc pas se tromper ni de juge, ni de demande ! » rappelle l’avocat spécialiste en droit immobilier, Pierre-Edouard Lagraulet. La troisième chambre civile de la Cour de cassation en a jugé de la sorte dans un arrêt du 14 janvier 2009 (n° 05-11-985).
Pour éviter ce type de situation, il est important que les membres du conseil syndical soient vigilants. Il est conseillé de se rendre régulièrement sur l’extranet pour vérifier que tous les éléments y figurent, voire garder des copies notamment de pièces comptables. Il peut être enfin utile pour le conseil syndical de conserver la liste des copropriétaires pour communiquer avec les copropriétaires. En effet, pendant la période de transfert des archives, le nouveau syndic ne peut pas encore créer le nouvel extranet faute de détenir les éléments et le coffre-fort numérique de l’ancien syndic n’est plus accessible.
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