La limite de conservation des archives
Que l’immeuble décide de faire appel à un prestataire extérieur ou pas, un tri à intervalle régulier dans les archives à conserver et à détruire s’impose. En fonction de la nature de l’archive, le temps de conservation varie. Le Code du commerce prévoit ainsi que les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservées pendant dix ans. Les Code du travail et de la sécurité sociale indiquent que les livres de paie sont conservés pendant cinq ans à compter de leur date de clôture et cette durée est de trois ans pour les documents relatifs aux charges sociales (art. L. 244-3, Code de la sécurité sociale). Mais l’Association régionale de copropriétaires de Nantes-Atlantique (ARCNA) rappelle que la conservation de certains de ces documents au-delà des relais requis peut présenter un intérêt particulier notamment en ce qui concerne les documents nécessaires à la constitution du dossier de retraite d’un membre du personnel du syndicat.
En revanche, tout ce qui relève des fiches de paie, des contrats de travail, des relevés d’indemnité de maladie doit être conservé jusqu’à la liquidation de la retraite. En l’absence de texte spécifique, c’est la prescription de droit commun définie par l’article 2224 du Code civil qui s’applique. Celle-ci est fixée à cinq ans mais ce délai de réclamation ne court qu’à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer, dans la limite de vingt ans. A défaut de connaître avec précision ce point de départ, il est préférable de conserver les documents concernés pendant cette durée.
