Les bons réflexes pour l’extranet
Une bonne conservation des archives permet également de gérer plus facilement l’extranet des copropriétés. Un certain nombre de documents doivent, en effet, être mis à la disposition des copropriétaires à distance par le biais d’un extranet selon la liste prévue dans le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019. L’ensemble des copropriétaires doit ainsi avoir accès à un coffre-fort numérique qui contient le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, la fiche synthétique réalisée par le syndic, le carnet d’entretien de l’immeuble mais aussi les diagnostics techniques en cours de validité sur les parties communes. C’est de même, le cas de l’ensemble des contrats d’entretien et de maintenance des équipements en cours, des procès-verbaux d’assemblées générales et du contrat de syndic.
Chaque copropriétaire peut aussi consulter son compte individuel après l’approbation des comptes par l’assemblée générale, le montant des charges courantes du budget prévisionnel. Les membres du conseil syndical doivent, pour leur part, obtenir en complément les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires et le relevé général des charges et produits. En outre, les conseillers syndicaux doivent pouvoir accéder aux assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires et aux procédures judiciaires en cours.
L’attestation de carte professionnelle du syndic et sa garantie financière doivent figurer sur l’extranet accessible au conseil syndical. De manière générale, les membres du conseil syndical doivent pouvoir consulter les documents rendus nécessaires à l’exercice de leurs tâches de contrôle et d’assistance du syndic. Avoir des archives en ordre et accessibles sur demande permet au syndic d’éviter la sanction d’une pénalité de 15 euros par jour de retard, applicable en cas de non-transmission des archives.
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