Le rôle d’un prestataire extérieur
Lorsque les archives sont confiées à un prestataire extérieur, celui-ci se charge à la fois de leur conservation mais aussi de leur classement. Dans ce domaine, on peut notamment citer la société Pro Archives ou encore Edilink ou Smart Archives. «Lorsque nous recevons les archives, nous les transportons dans les entrepôts sécurisés. Un inventaire informatisé des documents est alors réalisé, ce qui permet de savoir exactement quelles boîtes sont stockées chez nous. Il est possible de retrouver cet inventaire sur l’espace client», indique Nicolas Blanc, directeur commercial de Pro Archives. En cas de besoin, les boites d’archives sont livrées sous 48 h. Cela évite au gestionnaire de la copropriété d’aller chercher les éléments dans un local parfois éloigné pour les récupérer ; «un temps précieux pour les gestionnaires de copropriété déjà bien occupés», précise Nicolas Blanc. Autre avantage de la conservation par un tiers : en cas de changement de syndic dans une copropriété, la transmission des archives se fait plus facilement tout étant rassemblé à un même endroit. Enfin, les archives conservées par une entreprise bénéficient d’espaces de stockage permettant une meilleure conservation que les caves, greniers, garages parfois utilisés à cet effet.
La société peut également se charger de la numérisation des archives tout en conservant les documents originaux. Ces originaux peuvent être demandés en cas de procédure. Compte tenu de l’importance de ces documents, il faut qu’ils soient confiés à un prestataire certifié portant notamment la norme NF Z40-350 pour l’archivage papier et la norme AFNOR NF 461 ou NF Z42-013 ou ISO 14641-1 pour l’archivage électronique. Ces éléments sont généralement indiqués sur les factures, sur le devis ou même sur le site internet du prestataire. Pour une conservation plus pratique au quotidien, les sociétés spécialisées dans l’archivage proposent des solutions clés en main comprenant la numérisation des archives. Lors de la réception des archives “papier”, un processus de nettoyage est appliqué notamment pour enlever les agrafes, les trombones ou les post-it. Les documents sont ensuite numérisés indexés et classés avant d’être placés sur un serveur sécurisé. Il est intéressant de s’informer au préalable de la qualité de la numérisation afin que les documents soient bien lisibles notamment pour les documents dont les formats ne sont pas standard comme des plans.
©Luc Meaille
