Cruciales dans la gestion d’une copropriété, les archives doivent être conservées de façon sécurisée tout en restant accessibles aux copropriétaires et au conseil syndical comme au syndic.
Aucune copropriété ne peut fonctionner sans archives. Celles-ci sont cruciales au quotidien pour la gestion de l’immeuble mais aussi en cas de vente d’un appartement. En cas de cession d’un lot de copropriété, un grand nombre de documents concernant l’immeuble doivent, en effet, être transmis à l’acquéreur. Pourtant, après des années d’existence, une copropriété peut posséder des dizaines de cartons d’archives. La question se pose alors de savoir quoi en faire.
Tout d’abord, qu’entend-on par archives ? Quels documents doivent être conservés ? L’article 33 du décret du 17 mars 1967 en donne une liste. Ce texte indique que le règlement de copropriété, ses modificatifs mais aussi l’état descriptif de division doivent faire partie des archives au même titre que l’état de répartition des charges, les conventions, les contrats, les correspondances de la copropriété.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 699 de juin 2024
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Les plans de l’immeuble, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales ainsi que les documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat doivent également être conservés tout comme les documents comptables du syndicat, le carnet d’entretien de l’immeuble ou les diagnostics techniques. Suivant les cas, en plus des archives définies par le décret du 17 mars 1967, un certain nombre de documents peuvent s’ajouter à cette liste comme les dossiers d’intervention ultérieure sur l’ouvrage (DIUO) dans le cas d’un immeuble neuf.
Le mode de conservation des archives varie selon leur utilité. Lorsqu’il s’agit d’archives «vivantes», c’est-à-dire de documents relevant des affaires en cours et dont la consultation régulière est nécessaire, celles-ci doivent être accessibles rapidement et donc conservées à proximité. Dans cette catégorie, on peut notamment y trouver la liste à jour des copropriétaires ou encore les comptes de l’année ou les contrats en cours. Des archives dites «semi-vivantes», utilisées moins souvent, restent consultées régulièrement et doivent donc être facilement accessibles. Notamment, il peut s’agir de procès-verbaux d’assemblées générales des années antérieures. Viennent ensuite les archives «dormantes» qui s’avèrent importantes comme d’anciens contrats ou des documents ayant une valeur patrimoniale et historique. Ces dernières peuvent être archivées à distance pour un gain de place.
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