13. Recommandation N° 13 relative au conseil syndical

III - C - Les archives

Considérant :

- que l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que : «En cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat. Dans l’hypothèse où l’ancien syndic a fait le choix de confier tout ou partie des archives du syndicat des copropriétaires à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic. Dans le délai de deux mois suivant l’expiration du délai mentionné ci-dessus, l’ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat. Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant en référé, d’ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas du présent article ainsi que le versement des intérêts dus à compter du jour de la mise en demeure, sans préjudice de tous dommages et intérêts.»;

- que selon l’article 33 du décret du 17 mars 1967 : «Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant, les diagnostics techniques. Il délivre, en les certifiant, des copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que des copies des annexes de ces procès-verbaux. Il remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie du carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant, des diagnostics techniques mentionnés au premier alinéa du présent article. La conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic.» ;

- que d’après l’article 33-1 du décret du 17 mars 1967 : «En cas de changement de syndic, la transmission des documents et archives du syndicat doit être accompagnée d’un bordereau récapitulatif de ces pièces. Copie de ce bordereau est remise au conseil syndical.» ;

- que l’article 33-2 dispose : «L’obligation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne se substitue pas à l’obligation faite à l’ancien syndic de transférer les documents et archives du syndicat au nouveau syndic, telle que prévue à la première phrase du même alinéa.»

La Commission rappelle que :

Le président du conseil syndical a la faculté d’engager la procédure visée à l’article18-2 de la loi du 10 juillet 1965 en cas d’absence de transmission ou de la transmission incomplète des archives de l’ancien syndic, notamment lorsqu’elle est motivée par l’existence d’un contrat d’archivage liant l’ancien syndic avec un prestataire extérieur.

La Commission recommande :

1° - Au nouveau syndic :

- d’adresser au conseil syndical, sans délai, copie du bordereau de transmission des archives ;

- de formuler des réserves, sous sa responsabilité, dans la mesure où les documents et archives transmis ne correspondent pas au bordereau remis.

2° - Au président du conseil syndical :

- d’informer, si nécessaire, le nouveau syndic que certaines archives du syndicat n’ont pas fait l’objet de transmission par l’ancien syndic ;

- s’il envisage d’engager une action tendant à la remise des fonds et archives détenus par l’ancien syndic, de le faire en concertation avec le nouveau syndic ou l’administrateur provisoire éventuellement désigné ;

- d’engager lui-même la procédure prévue à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 dès lors que, à la suite d’ une mise en demeure restée infructueuse, le nouveau syndic n’a pas lui-même engagé cette procédure.