II - A - La mission de contrôle et d’assistance
Considérant
- que l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que : «Dans tout syndicat des copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. En outre, il donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. L’assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l’article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété. Il reçoit, en outre sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat.»
- que d’après l’article 26 du décret : «Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution. Il peut recevoir d’autres missions ou délégations de l’assemblée générale dans les conditions prévues à l’article 25 a de la loi du 10 juillet 1965 et à l’article 21 du présent décret. Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Lorsqu’une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu’il en a été désigné un, ou, à défaut, à chacun de ses membres. Lorsque la communication est demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres L’ordre du jour de l’assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical.»
- que l’article 27 du décret du 17 mars 1967 dispose que : «…Le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité. Les dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic.»
- que d’après l’article 37 du décret : «Lorsqu’en cas d’urgence le syndic fait procéder, de sa propre initiative, à l’exécution des travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, il en informe les copropriétaires et convoque immédiatement l’assemblée générale. Par dérogation aux dispositions de l’article 35 cidessus, il peut, dans ce cas, en vue de l’ouverture du chantier et de son premier approvisionnement, demander, sans délibération préalable de l’assemblée générale mais après avoir pris l’avis du conseil syndical, s’il en existe un, le versement d’une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux. Il ne peut demander de nouvelles provisions pour le paiement des travaux qu’en vertu d’une décision de l’assemblée générale qu’il doit convoquer immédiatement et selon les modalités prévues par le deuxième alinéa de l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965.»
La Commission rappelle que :
La mission du conseil syndical porte notamment sur le contrôle de l’élaboration du budget prévisionnel, de l’exécution de ce budget, de la comptabilité du syndicat en s’assurant de l’application des règles comptables spécifiques, de la conclusion et de l’exécution des contrats et marchés. Le conseil syndical est obligatoirement consulté sur la conclusion des contrats et marchés lorsque leur coût dépasse un montant fixé par l’assemblée générale, et dès que le syndic souhaite faire réaliser des travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble (article 37 du décret). La mission d’assistance porte par exemple sur les projets de contrats ou de marchés qu’il est envisagé de soumettre à la décision de l’assemblée générale, alors même que la consultation du conseil syndical n’est pas obligatoire à l’égard de ces contrats. Cette mission peut consister à entendre le maître d’oeuvre et/ou les entrepreneurs, ou d’une manière plus générale, tout contractant éventuel, ou à comparer les devis et contrats (descriptifs, estimatifs …). Le conseil syndical peut recevoir d’autres missions de l’assemblée générale. Il peut se saisir lui-même de toute question concernant le syndicat des copropriétaires et l’administration de l’immeuble. Il peut se faire assister d’un technicien ou prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Le conseil syndical doit rendre compte à l’assemblée générale de l’exécution de ses missions.
La Commission recommande :
1° - Au syndic :
- d’adresser à tout nouveau copropriétaire une note d’information sur l’organisation du syndicat, notamment sur le rôle du conseil syndical consistant à faciliter la gestion de l’immeuble et à servir de trait d’union entre le syndic et les copropriétaires ;
- de faciliter l’accomplissement de sa mission par le conseil syndical, de ne pas faire obstacle à sa mission de contrôle et de demander son assistance lorsqu’il l’estime nécessaire ou opportun ;
- de notifier, au plus tard en même temps que l’ordre du jour de l’assemblée générale, l’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire ; - de prévoir dans le budget du syndicat une ligne «dépenses du conseil syndical» qui sera soumise au vote de l’assemblée générale en même temps que l’ensemble du budget ;
2° - Au conseil syndical :
- de faire connaître ses avis sur les questions relevant de sa mission. Quand l’avis du conseil syndical est obligatoire, celui-ci doit être pris par écrit. Tous autres avis doivent être, si possible, consignés dans un registre ouvert à cet effet ;
- d’établir le compte-rendu de l’exécution de sa mission qu’il est souhaitable de transmettre au syndic en vue de la notification prévue au 3°) du II de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 ;
- de chiffrer et justifier des dépenses budgétaires annuelles nécessaires à son fonctionnement, à l’accomplissement de sa mission de contrôle et d’assistance, dans les limites de la ligne budgétaire votée ;
