La lecture du contrat
Vient ensuite la lecture du contrat lui-même. Depuis le décret du 26 mars 2015, tous les syndics doivent présenter un contrat type [notre revue, n° 609, p. 15]. Ce décret, qui donne le contenu du contrat type, a été annexé à celui du 17 mars 1967 sur la copropriété. Le but de ce texte, issu de la loi ALUR, était notamment de permettre de comparer facilement les offres entre différents contrats de syndic. Cela n’est cependant pas toujours aisé car les présentations (formelles) des contrats varient fortement d’un syndic à l’autre. Cependant, en lisant attentivement les documents, on peut retrouver toutes les informations. Tous les mandats de syndic conclus ou renouvelés depuis le 2 juillet 2015 sont concernés par le contrat type. Rappelons également qu’à son projet de contrat, le syndic doit aussi rajouter une fiche d’information récapitulative sur le prix et les prestations proposées. Un arrêté paru le 30 juillet 2021 donne la forme que doit revêtir ce document.
Le contrat de syndic fonctionne sur le principe du «tout sauf», c’est-à-dire qu’il énumère toutes les prestations obligatoirement incluses dans le forfait de base (ou gestion courante) et dresse la liste de celles qui par exception peuvent donner lieu à des suppléments d’honoraires. Dans la liste non limitative de prestations obligatoirement incluses dans le forfait de base (annexe 1 du décret de 1967), on trouve principalement la préparation et la tenue de l’assemblée générale annuelle depuis l’établissement de l’ordre du jour, la convocation mais aussi le secrétariat de l’assemblée générale, jusqu’à l’envoi des procès-verbaux. La mise à disposition des documents concernant la copropriété y compris par un réseau extranet et la tenue de la comptabilité de la copropriété font également partie des missions avec l’établissement des documents comptables, l’ouverture d’un compte bancaire séparé obligatoire, la tenue des comptes des copropriétaires, les appels de charges, la remise des archives au successeur.
Des tâches comme l’établissement de la fiche synthétique de copropriété, la tenue du carnet d’entretien, l’établissement et la mise à jour de la liste des copropriétaires sont également inclus dans le forfait de base. Même chose pour la conservation des archives de la copropriété, la visite de l’immeuble ou encore la gestion des travaux d’entretien courant. Enfin, on peut citer la gestion du personnel de la copropriété notamment l’embauche, le paiement des salaires, le licenciement. Pour les assurances de l’immeuble : si une partie est incluse dans la gestion courante comme la souscription des contrats ou le versement des indemnités, les déplacements sur les lieux, l’assistance à l’expertise ou le suivi du dossier peuvent donner lieu à des honoraires en supplément.
Des prestations peuvent, en effet, être rajoutées au forfait. Le contrat type fixe une liste non limitative de tâches devant figurer dans le forfait de base mais n’interdit pas d’y introduire des prestations supplémentaires comme la tenue d’une assemblée générale extraordinaire ou de réunions supplémentaires avec le conseil syndical. Il faut prêter une attention particulière aux horaires de l’assemblée générale de copropriété. La tenue de l’assemblée générale est obligatoirement comprise dans le forfait de base mais seulement dans le cadre d’une plage horaire définie au contrat. Par exemple, il peut prévoir que la tenue de la réunion sera comprise jusqu’à 19h ; des honoraires supplémentaires, dont le coût doit être précisé au contrat étant dus au-delà.
Les honoraires supplémentaires concernent le suivi des travaux. Dans ce cas, ils sont votés en assemblée générale [lire le Point de droit].
Enfin, les tâches qui concernent les propriétaires seuls comme les documents à fournir en cas de vente d’un lot comme l’état daté mais aussi les procédures (relances, avocat, etc.) à l’encontre des propriétaires qui ne paient pas leurs charges font également partie des honoraires supplémentaires du syndic.
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