Interlocuteur primordial pour la copropriété, le syndic de copropriété doit être choisi avec soin. Nos conseils.
Un syndic qui démissionne car il part à la retraite ou une copropriété qui cherche un prestataire qui réponde mieux à ses attentes : les raisons de changer de syndic sont aussi variées que le nombre de copropriétés. Mais la tâche n’est pas facile : il faut d’abord faire le point sur les attentes de l’immeuble, celles du conseil syndical et de des copropriétaires.
Tout le monde n’attend pas le même niveau de prestation de son syndic. Souvent, les propriétaires occupants sont plus exigeants que les copropriétaires bailleurs qui ne vivent pas sur place. Les premiers sont souvent également plus sensibles aux délais d’intervention et jugent plus sévèrement la capacité du syndic à résoudre les petits problèmes de la vie quotidienne.
Mieux vaut ne pas se tromper ; le syndic est un personnage clé dans la copropriété. La loi lui confie la tâche de gérer l’immeuble et de faire exécuter les décisions de l’assemblée générale mais aussi de commander et de surveiller les travaux. Dans les petits immeubles, cette mission est parfois confiée à un copropriétaire, généralement bénévole. La plupart du temps, le syndic est un professionnel.
Pour trouver un bon syndic, un travail de sélection et d’enquête est nécessaire. Cette recherche est, en général, menée par le conseil syndical même si rien n’empêche un copropriétaire d’effectuer cette tâche. Il faut s’y prendre au moins trois mois avant la tenue de l’assemblée générale prévue pour l’élection, le temps de contacter plusieurs candidats, d’analyser leur proposition mais aussi d’en décider en conseil syndical.
C’est souvent le bouche à oreille qui permet de connaître un syndic de qualité mais cela peut également être la suite d’un contact à l’occasion de gestion locative ou d’une transaction. On peut également consulter les répertoires des fédérations des professionnels de l’immobilier comme la FNAIM ou l’UNIS.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 703 de novembre 2024
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Trouver des candidats
Inévitablement, la question que se posent les conseillers syndicaux est : faut-il choisir un petit syndic ou un gros groupe ? Ces dernières années ont été marquées par une forte concentration de l’activité de syndic et par le rachat de nombreux petits cabinets par des groupes d’administration de biens, de promotion immobilière ou par des banques.
Le métier de syndic se complexifie. Il nécessite des compétences accrues et des outils de plus en plus performants et donc des investissements auxquels les petites structures ne peuvent pas toujours faire face. Les petits syndics de quartier ne souhaitent pas toujours, et ne disposent pas obligatoirement des moyens suffisants, pour administrer de grandes copropriétés. Ces immeubles exigent diverses compétences : ils emploient des gardiens, possèdent des espaces verts à entretenir, de gros équipements collectifs (ascenseurs, chaufferie, ...) dont il faut assurer la maintenance. Dans ce domaine, les gros cabinets de syndics possèdent généralement davantage de ressources, de personnel et de moyens techniques. La gestion de l’immeuble est confiée à des salariés, chacun d’entre eux a en charge un certain nombre de copropriétés. Le gestionnaire peut s’appuyer sur des services internes : comptabilité, contentieux, gestion des personnels de l’immeuble. Et lorsque le gestionnaire est indisponible que ce soit en raison de congés ou de maladie, il est, en principe, remplacé. Cela n’est pas toujours le cas avec un syndic indépendant, qui dispose de moins de personnel. Enfin, si les copropriétaires ne sont pas satisfaits de leur gestionnaire, ils peuvent demander à en changer. C’est plus simple que de désigner un nouveau syndic. Par ailleurs, les grands groupes offrent parfois la possibilité d’une intervention 24/24, une mise en contact avec les artisans disponibles y compris le week-end. Reste que ces services sont souvent payants, il faut donc être vigilant sur leur coût.
Les petits syndics, pour leur part, jouent la proximité et la réactivité. En outre, les petits syndics sont, en général, plus souples dans leur travail avec le conseil syndical et plus réactifs. Autre argument qui plaide en leur faveur : dans les grands groupes, les changements de gestionnaire sont plus fréquents que dans les cabinets de petite ou moyenne taille. La copropriété subit alors de façon répétée les désagréments causés par ces changements incessants, les passations de pouvoir se faisant souvent dans l’urgence. Cela multiplie les sources d’insatisfaction des copropriétaires. C’est alors au conseil syndical que revient la responsabilité d’assurer la continuité de la gestion de l’immeuble, de faire le point sur les travaux en cours, de réitérer ses demandes et même parfois de redonner des documents qui se sont perdus.
La rencontre avec le syndic candidat
Une fois les syndics sélectionnés, reste à les rencontrer. Il est utile, même si on n’y pense pas toujours, de se rendre dans les bureaux du syndic présélectionné afin d’avoir une idée de son organisation, de ses moyens techniques et informatiques. Ce premier contact est important. Avant d’établir son devis, le syndic pressenti doit impérativement venir visiter la copropriété pour évaluer de visu le suivi qu’il devra mettre en place. Il faut fuir les professionnels qui proposeraient un devis sans s’être déplacés.
Un entretien avec le syndic ou le gestionnaire est indispensable. Les solutions qu’il proposera pour votre copropriété et la description des méthodes de gestion du cabinet (en matière de travaux, d’impayés de charges…) vous permettront de mieux cerner votre interlocuteur. Outre ses compétences professionnelles, sa personnalité comptera beaucoup dans la réussite de ses missions envers la copropriété. Il faut aussi se renseigner sur le nombre d’immeubles et leur taille que gère le syndic candidat et lui demander quelques références d’immeubles comparables au votre avec les coordonnées de conseillers syndicaux. Lorsqu’il pose sa candidature, le syndic doit vous présenter une attestation de sa carte professionnelle de façon que vous puissiez vérifier qu’elle est à jour. Sans cette carte, il n’a pas le droit d’exercer et s’il travaille comme syndic malgré tout, les fonds versés par les copropriétaires ne sont pas garantis en cas de faillite. En cas d’erreur dans sa gestion, les copropriétaires ne sont pas assurés. Bonne nouvelle, il est désormais possible de vérifier que le syndic est bien titulaire de la carte professionnelle. Il faut pour cela aller sur le site www.cci.fr, rubrique liste des professionnels de l’immobilier. Munissez-vous du numéro de carte professionnelle, du numéro Siren ou du nom du professionnel pour faire la recherche.
Autre élément important : malgré l’obligation d’avoir un compte séparé au nom de la copropriété, tout syndic doit justifier d’une garantie financière destinée à assurer aux syndicats des copropriétaires gérés le remboursement de leurs fonds en cas de faillite. Mieux vaut choisir un syndic dont la garantie professionnelle est basée en France (Galian, Compagnie européenne de garanties et cautions (CEGC...). Cela sera plus simple de la faire fonctionner en cas de problème d’autant que ces dernières années, certaines compagnies d’assurance étrangères ont contraint les copropriétaires à mener de longues actions en justice sans toujours réussir à se faire rembourser. La garantie avec le nom de la compagnie, le numéro de contrat ou encore la somme pour laquelle le syndic est assuré est fournie dans la proposition de contrat.
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La lecture du contrat
Vient ensuite la lecture du contrat lui-même. Depuis le décret du 26 mars 2015, tous les syndics doivent présenter un contrat type [notre revue, n° 609, p. 15]. Ce décret, qui donne le contenu du contrat type, a été annexé à celui du 17 mars 1967 sur la copropriété. Le but de ce texte, issu de la loi ALUR, était notamment de permettre de comparer facilement les offres entre différents contrats de syndic. Cela n’est cependant pas toujours aisé car les présentations (formelles) des contrats varient fortement d’un syndic à l’autre. Cependant, en lisant attentivement les documents, on peut retrouver toutes les informations. Tous les mandats de syndic conclus ou renouvelés depuis le 2 juillet 2015 sont concernés par le contrat type. Rappelons également qu’à son projet de contrat, le syndic doit aussi rajouter une fiche d’information récapitulative sur le prix et les prestations proposées. Un arrêté paru le 30 juillet 2021 donne la forme que doit revêtir ce document.
Le contrat de syndic fonctionne sur le principe du «tout sauf», c’est-à-dire qu’il énumère toutes les prestations obligatoirement incluses dans le forfait de base (ou gestion courante) et dresse la liste de celles qui par exception peuvent donner lieu à des suppléments d’honoraires. Dans la liste non limitative de prestations obligatoirement incluses dans le forfait de base (annexe 1 du décret de 1967), on trouve principalement la préparation et la tenue de l’assemblée générale annuelle depuis l’établissement de l’ordre du jour, la convocation mais aussi le secrétariat de l’assemblée générale, jusqu’à l’envoi des procès-verbaux. La mise à disposition des documents concernant la copropriété y compris par un réseau extranet et la tenue de la comptabilité de la copropriété font également partie des missions avec l’établissement des documents comptables, l’ouverture d’un compte bancaire séparé obligatoire, la tenue des comptes des copropriétaires, les appels de charges, la remise des archives au successeur.
Des tâches comme l’établissement de la fiche synthétique de copropriété, la tenue du carnet d’entretien, l’établissement et la mise à jour de la liste des copropriétaires sont également inclus dans le forfait de base. Même chose pour la conservation des archives de la copropriété, la visite de l’immeuble ou encore la gestion des travaux d’entretien courant. Enfin, on peut citer la gestion du personnel de la copropriété notamment l’embauche, le paiement des salaires, le licenciement. Pour les assurances de l’immeuble : si une partie est incluse dans la gestion courante comme la souscription des contrats ou le versement des indemnités, les déplacements sur les lieux, l’assistance à l’expertise ou le suivi du dossier peuvent donner lieu à des honoraires en supplément.
Des prestations peuvent, en effet, être rajoutées au forfait. Le contrat type fixe une liste non limitative de tâches devant figurer dans le forfait de base mais n’interdit pas d’y introduire des prestations supplémentaires comme la tenue d’une assemblée générale extraordinaire ou de réunions supplémentaires avec le conseil syndical. Il faut prêter une attention particulière aux horaires de l’assemblée générale de copropriété. La tenue de l’assemblée générale est obligatoirement comprise dans le forfait de base mais seulement dans le cadre d’une plage horaire définie au contrat. Par exemple, il peut prévoir que la tenue de la réunion sera comprise jusqu’à 19h ; des honoraires supplémentaires, dont le coût doit être précisé au contrat étant dus au-delà.
Les honoraires supplémentaires concernent le suivi des travaux. Dans ce cas, ils sont votés en assemblée générale [lire le Point de droit].
Enfin, les tâches qui concernent les propriétaires seuls comme les documents à fournir en cas de vente d’un lot comme l’état daté mais aussi les procédures (relances, avocat, etc.) à l’encontre des propriétaires qui ne paient pas leurs charges font également partie des honoraires supplémentaires du syndic.
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L’élection du syndic
Professionnel ou bénévole, le syndic est élu par l’assemblée générale. Cette règle est valable pour la nomination initiale du syndic, son renouvellement ou un changement de syndic. L’élection statue sur la désignation du syndic et l’approbation de son contrat (durée de son mandat et rémunération). Le vote s’effectue à la majorité de l’article 25 de la loi de 1965, c’est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires. L’assemblée doit d’abord voter pour chaque candidature à la majorité absolue (au moins 501/1000) mais si l’une des candidatures recueille au moins 1/3 des voix de tous les copropriétaires (334/1000), ceux-ci peuvent procéder à un second vote, lors de la même assemblée à la majorité simple de l’article 24. Il s’agit des voix exprimées des seuls propriétaires présents et représentés à l’assemblée en incluant le vote des personnes ayant voté par correspondance.
Si l’ancien syndic n’est pas reconduit, il devra transmettre la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque au nouveau syndic dans un délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions. Il doit transmettre dans le délai d’un mois, l’ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble et des lots gérés dans un format téléchargeable et imprimable. Dans un délai de deux mois suivant l’expiration du délai d’un mois, il doit fournir l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat [lire La transmission des archives].
Une fois toutes ces formalités accomplies, la copropriété et son conseil syndical vont travailler ensemble pendant une durée d’un an à trois ans, durée maximale du mandat d’un syndic.
