Source d’économies, la gestion d’une copropriété par un non-professionnel peut receler moult difficultés entre la réglementation, la comptabilité, les travaux et les relations avec les copropriétaires. Le point sur les solutions permettant d’aider les syndics bénévoles dans l’exécution de leurs missions.
Les charges courantes de copropriété - de 50,95 € par mètre carré et par an en 2020 - ont augmenté de plus de 50 % en dix ans selon l’Association des responsables de copropriétés (ARC). En cause, le prix de l’énergie pour se chauffer, le gardiennage, l’augmentation du coût des contrats d’assurance, les honoraires des syndics professionnels. Et aucun copropriétaire n’échappe à l’inflation galopante de ces derniers mois.
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Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 694 de décembre 2023
Moins cher et plus réactif
Il n’y a pourtant pas de fatalité. Si des économies sont possibles grâce à la mise en concurrence des devis «gros travaux», la renégociation annuelle des contrats «maintenance et entretien», la réalisation d’un audit de performance énergétique. Une autre piste consiste à gérer sa résidence en se passant du syndic professionnel. A la clé, une réduction des honoraires qui représentent, toujours selon l’ARC, de «9 à 12 % des charges de copropriété». Cela se fait déjà : selon l’Agence nationale de l’habitat (ANAH), 31 883 syndics bénévoles en France au 1er janvier 2022 gèrent près de 255 064 lots d’habitation.
Cette forme de gestion directe permet de surcroît une gestion plus fine et plus réactive. Son principal inconvénient, qui peut être préjudiciable à la copropriété, tient toutefois à ce que le syndic bénévole n’est pas tenu d’avoir des compétences spécifiques. Aussi est-il nécessaire, avant de sauter le pas, de bien mesurer l’enjeu – un syndic bénévole est chargé des mêmes missions que celles du syndic professionnel (loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18) – et de connaître les solutions pour, à la fois, pallier ce risque et adopter la meilleure organisation possible.
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Connaître les textes
Seul le propriétaire d’un ou plusieurs lots dans l’immeuble en question (art. 17-2, loi 1965) peut assurer ce bénévolat. Si occuper un logement permet de mieux appréhender le quotidien de l’immeuble, le copropriétaire peut ne détenir qu’une cave ou un parking. Attention, il ne peut pas en revanche être membre du conseil syndical. Si c’est le cas, il devra démissionner avant d’être élu syndic bénévole par l’assemblée générale des copropriétaires.
Un vote requiert la majorité des voix de tous les copropriétaires, c’est-à-dire la majorité absolue (art. 25, loi 1965). A défaut et si le projet a recueilli au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote aura lieu à la majorité de l’article 24 de la loi de 1965 (art. 25-1, loi 1965). Le mandat du bénévole désigné syndic est de trois ans au maximum, renouvelable (art. 28, décret du 17 mars 1967). Toutefois, il est prudent de ne s’engager que pour un an … pour apprécier ce mode de fonctionnement.
Parce qu’il est dans le cadre d’une gestion coopérative, les textes autorisent le syndic ou ses proches, à titre exceptionnel, à intégrer le conseil syndical. S’il met en œuvre cette possibilité, il accède à un autre outil intéressant : il peut demander conseil, dans l’exécution de la mission de conseil syndical, auprès de toute personne de son choix, professionnels extérieurs - juristes, avocats ou bureaux d’études – ou copropriétaire expert dans un domaine, ou encore demander à tout professionnel d’une spécialité un avis technique sur une question particulière. Une source de conseils avisés et un appui bienvenu pour gérer un immeuble ! Évidemment, le coût de ce recours est une dépense courante, prise en charge par les copropriétaires (art. 27, décret 1967).
Guide et association
Premier outil intéressant et gratuit, le guide du syndic bénévole, édité par l’ANAH en partenariat avec l’ANIL (Agence nationale pour l’information sur le logement) et la CLCV (Consommation, logement et cadre de vie). Téléchargeables en ligne, ses cinquante-six fiches pratiques permettent d’identifier facilement les principales étapes de chacune des obligations du syndic bénévole, ainsi que les contacts et soutiens sur lesquels s’appuyer.
L’adhésion à une association peut également être utile pour bénéficier d’une formation et d’une assistance juridique, technique ou comptable dans la gestion, et être régulièrement informé de l’actualité. En outre, le syndic non bénévole pourra souscrire une assurance propre à couvrir sa responsabilité civile via l’association choisie. En effet, sa responsabilité peut être recherchée au même titre que celle d’un syndic professionnel et il répond de ses fautes de gestion. Même si ces cas de mise en responsabilité des syndics bénévoles sont plutôt rares et que l’appréciation de leur responsabilité est moins sévère en raison de la gratuité de son mandat (art. 1992, Code civil), mieux vaut prévenir que guérir !
Trois noms parmi les associations présentes sur le marché, l’Association des responsables de copropriété (ARC) et ses délégations régionales, l’Association française des copropriétaires (AFcopro) à Marseille, l’Association nationale de la copropriété et des copropriétaires (ANCC) à Paris. Bien entendu, l’adhésion n’est pas gratuite, son prix varie en fonction des services proposés et du nombre de lots de la copropriété. Un devis peut être demandé en ligne sur le site de ces associations. Le syndicat des copropriétaires assurera le règlement de l’adhésion.
Tableurs…
Pour l’épauler ou optimiser son travail, tout en le déchargeant des tâches fastidieuses ou trop complexes, le syndic non-professionnel peut recourir à des logiciels de gestion et de comptabilité. Ils lui donneront la possibilité d’enregistrer les opérations de la copropriété, en conformité à la loi, de ventiler les dépenses en fonction des tantièmes et de suivre la situation des copropriétaires, de générer des écritures comptables et d’éditer la situation financière. En quelques clics, il pourra imprimer les informations à diffuser aux copropriétaires, tels les états comptables, les appels de fonds, les relances, les convocations à l’assemblée générale et le procès-verbal, etc. L’outil le plus basique consiste en des feuilles de tableur. Un syndic bénévole peut se lancer dans la création de tableurs pour gérer la copropriété, ce qui demande une certaine compétence. A défaut, il peut se tourner vers un outil existant proposé gratuitement par un ancien comptable à la retraite, JB22. Vous disposerez de tableaux sous format Excel, à jour des dernières évolutions légales et réglementaires, hébergés sous le site Valcompta. Il faut télécharger les tableaux, activer les macros, créer sa copropriété et gérer ses propres données par rapport aux exemples existant et… s’approprier l’outil. Le non-professionnel qui choisit cette solution fera, certes, des économies mais il restera dépendant d’un tiers pour les mises à jour et ne disposera pas d’une hot-line pour l’aider au quotidien.
… logiciels gratuit ou payants
Le logiciel libre Diacamma a été développé pour les non-professionnels par des responsables d’associations, des syndics bénévoles de copropriétés et des passionnés. Il répond ainsi au plus près aux préoccupations. Il permet de gérer une copropriété, toujours gratuitement et conformément à la réglementation. Il peut être installé en hébergement via internet, ce qui permet à plusieurs personnes de partager les données à partir d’un accès dédié à chacune. Inconvénient, l’utilisation de cet outil demande un temps d’adaptation. Pour le surmonter, un forum dédié donne accès à des articles et tutoriels et un manuel d’utilisation est disponible.
Au rayon des logiciels payants, celui commercialisé sous le nom et la marque Valcompta depuis 2010 (1 250 licences accordées d’après le site). Le prix de la licence d’utilisation est fixé en fonction du nombre de lots à gérer, de la version choisie – normale ou expert – et du module «AG», inclus ou non : entre 99 euros et 399 euros à compter du 1er janvier 2024. Pour un contrat de maintenance incluant les mises à jour et l’assistance, il faut investir de 80 euros à 180 euros supplémentaires par an. Une application mobile rend possible les votes électroniques. Là encore, un forum permet au novice d’avoir des réponses à ses questions. De plus, une ligne téléphonique directe est à disposition. La version d’évaluation est gratuite, sans formulaire et sans limite de durée…
Autre logiciel pour syndic, MonSyndicBénévole accompagne les nouveaux utilisateurs en leur proposant son logiciel et une formation téléphonique avec partage d’écran pour comprendre le fonctionnement du logiciel, vérifier que les données sont correctement saisies et répondre à leurs questions.
Une petite copropriété peut déroger à l’obligation de tenir une comptabilité en partie double, une technique comptable qui prévoit que les débits et les crédits apparaissent dans deux comptes séparés. Grâce à cette dérogation, elle adopte une comptabilité simplifiée : les recettes et les dépenses sont enregistrées sous un même compte. Ce qui va grandement simplifier la vie du syndic bénévole.
Est «petite» la copropriété d’au maximum cinq lots principaux à un usage d’habitation, de bureau ou de commerce (soit, selon l’Insee, 54 % des copropriétés métropolitaines dans le collectif) ou lorsque le montant total de son budget prévisionnel est inférieur à 15 000 euros sur trois exercices consécutifs (loi 1965, art. 41-8).
Certains copropriétaires souhaitent gérer eux-mêmes leur copropriété… mais sans se transformer en comptable. Parmi les solutions répondant à cette exigence, deux offres accessibles sur une plateforme SAAS (software as a service – applications en ligne, ndlr), via un navigateur Internet. Le logiciel Coprolib’ est modulable en fonction des attentes du syndic bénévole. Ce dernier peut choisir entre trois options : travailler «en autonomie» ou déléguer la gestion comptable et administrative à un assistant comptable dédié Coprolib’, ou s’adjoindre, en plus, les services d’un gestionnaire de copropriété dans une configuration «sérénité». Dans les trois cas, l’équipe «support» aide le syndic bénévole et l’accompagne par mèl et téléphone.
A signaler également, l’offre de services Vilogi dont le principal avantage réside dans l’interopérabilité de la solution entre syndic bénévole et syndic professionnel, à condition toutefois que les deux utilisent déjà l’outil digital de l’entreprise.
