Diplomatie, polyvalence et réactivité pour éviter les tensions
Comptabilité, droit immobilier, droit social, droit fiscal, compétences techniques… Les administrateurs de biens et les syndics multiplient les casquettes. Le caractère complexe et technique des problèmes à régler au sein d’un immeuble exige de l’administrateur de biens et du syndic de copropriété des connaissances juridiques, financières, fiscales, urbanistiques et une bonne compréhension des métiers du bâtiment, puisqu’il est appelé à constater sur le terrain la bonne marche des travaux. D’excellentes notions en comptabilité et en gestion sont également nécessaires.
Au-delà de ces compétences, ces professionnels de l’immobilier se doivent de posséder des aptitudes à la négociation, voire à l’arbitrage. «Et de gérer les conflits ! » note Sylvain Jutteau, président de Syndic experts, cabinet immobilier et syndic de copropriété installé à Paris et qui compte 82 personnes pour 1 000 immeubles gérés (gestion locative). En assemblée générale, par exemple, entre les copropriétaires, ou avec les fournisseurs, pour négocier les meilleurs délais et tarifs. 
«Au sein d’un cabinet, un service copropriété est souvent organisé autour d’un gestionnaire d’immeuble, d’une assistante et d’un comptable (un comptable intervenant sur plusieurs gestionnaires). Le service location compte, quant à lui, des agents de commercialisation et du personnel administratif pour la rédaction des baux. La gestion locative est axée autour du gestionnaire locatif et de son assistante, accompagnée d’un comptable également. Il peut exister aussi un service contentieux dans les grosses structures. Dans les plus petits cabinets, le contentieux est piloté par la comptabilité et les gestionnaires, par exemple. Quant au service transaction, il peut être intégré à la structure» explique Renaud Franchet. Rachid Laaraj, directeur général de Syneval, courtier en syndic, confirme l’organisation, en nuançant selon la taille de la copropriété : «Lorsque le cabinet atteint une certaine taille critique (généralement une vingtaine de collaborateurs), les équipes sont généralement organisés en trinôme : gestionnaire, comptable, assistant. Ce trinôme travaille ensemble sur un même portefeuille composé en moyenne d’une quarantaine de copropriétés. Les structures plus petites sont généralement structurées en binôme gestionnaire-assistant, les comptables étant organisés en pool et pouvant travailler avec plusieurs gestionnaires. L’organisation en trinôme est généralement celle qui permet une meilleure diffusion de l’information au sein de la société. Au-delà du trinôme de gestion (gestionnaire, comptable, assistant), les cabinets structurés mettent en place des fonctions supports venant en soutien du gestionnaire. De plus en plus de cabinets mettent en place des services contentieux ainsi que des services sinistres afin de décharger les gestionnaires. A contrario, les services travaux, très répandus dans les années 90, tendent à disparaître. Enfin, les structures comptant plus de 50 collaborateurs possèdent généralement un service gestion du personnel (employés d’immeubles et gardiens).»
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Légende photo : Pour Rachid Laaraj, «le service de syndic en ligne répond à un besoin de petites copropriétés ne souhaitant pas sauter le pas du syndic bénévole tout en limitant les frais de gestion.
