[N°622] - Gestion de cabinets de syndics : Polyvalence de rigueur

par Julie HAINAUT
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Professionnels de l’immobilier, les administrateurs de biens et les syndics de copropriété sont avant tout de véritables chefs d’orchestre, qu’ils interviennent en gestion locative (pour les premiers) ou en tant que syndic de copropriété ; ce qui les oblige à être ultra-polyvalents.

L’administrateur de biens a pour rôle d’organiser, pour le compte de propriétaires, la gestion locative de leurs biens immobiliers, de la visite des lieux au tri des dossiers des candidats à l’organisation des réparations en passant par la délivrance de quittances de loyers. Le syndic de copropriété, quant à lui, gère les parties communes et les équipements collectifs d’immeubles d’habitation, de bureaux, de locaux commerciaux pour le compte du syndicat. Il assure également la comptabilité et veille à faire respecter le règlement de copropriété. Les deux professions, étroitement liées (la grande majorité des syndics de copropriété est également administratrice de biens), nécessitent rigueur, réactivité, polyvalence et finesse. «La mission du syndic de copropriété est différente de celle du gestionnaire locatif, mais il y a beaucoup de similitudes» confirme Renaud Franchet, co-gérant de la Régie Franchet, située à Lyon.


Diplomatie, polyvalence et réactivité pour éviter les tensions

Comptabilité, droit immobilier, droit social, droit fiscal, compétences techniques… Les administrateurs de biens et les syndics multiplient les casquettes. Le caractère complexe et technique des problèmes à régler au sein d’un immeuble exige de l’administrateur de biens et du syndic de copropriété des connaissances juridiques, financières, fiscales, urbanistiques et une bonne compréhension des métiers du bâtiment, puisqu’il est appelé à constater sur le terrain la bonne marche des travaux. D’excellentes notions en comptabilité et en gestion sont également nécessaires.
Au-delà de ces compétences, ces professionnels de l’immobilier se doivent de posséder des aptitudes à la négociation, voire à l’arbitrage. «Et de gérer les conflits ! » note Sylvain Jutteau, président de Syndic experts, cabinet immobilier et syndic de copropriété installé à Paris et qui compte 82 personnes pour 1 000 immeubles gérés (gestion locative). En assemblée générale, par exemple, entre les copropriétaires, ou avec les fournisseurs, pour négocier les meilleurs délais et tarifs.
«Au sein d’un cabinet, un service copropriété est souvent organisé autour d’un gestionnaire d’immeuble, d’une assistante et d’un comptable (un comptable intervenant sur plusieurs gestionnaires). Le service location compte, quant à lui, des agents de commercialisation et du personnel administratif pour la rédaction des baux. La gestion locative est axée autour du gestionnaire locatif et de son assistante, accompagnée d’un comptable également. Il peut exister aussi un service contentieux dans les grosses structures. Dans les plus petits cabinets, le contentieux est piloté par la comptabilité et les gestionnaires, par exemple. Quant au service transaction, il peut être intégré à la structure» explique Renaud Franchet. Rachid Laaraj, directeur général de Syneval, courtier en syndic, confirme l’organisation, en nuançant selon la taille de la copropriété : «Lorsque le cabinet atteint une certaine taille critique (généralement une vingtaine de collaborateurs), les équipes sont généralement organisés en trinôme : gestionnaire, comptable, assistant. Ce trinôme travaille ensemble sur un même portefeuille composé en moyenne d’une quarantaine de copropriétés. Les structures plus petites sont généralement structurées en binôme gestionnaire-assistant, les comptables étant organisés en pool et pouvant travailler avec plusieurs gestionnaires. L’organisation en trinôme est généralement celle qui permet une meilleure diffusion de l’information au sein de la société. Au-delà du trinôme de gestion (gestionnaire, comptable, assistant), les cabinets structurés mettent en place des fonctions supports venant en soutien du gestionnaire. De plus en plus de cabinets mettent en place des services contentieux ainsi que des services sinistres afin de décharger les gestionnaires. A contrario, les services travaux, très répandus dans les années 90, tendent à disparaître. Enfin, les structures comptant plus de 50 collaborateurs possèdent généralement un service gestion du personnel (employés d’immeubles et gardiens).»
©DR
Légende photo : Pour Rachid Laaraj, «le service de syndic en ligne répond à un besoin de petites copropriétés ne souhaitant pas sauter le pas du syndic bénévole tout en limitant les frais de gestion.


La médiation n’est pas enseignée

«Chaque journée est différente. Notre quotidien consiste à hiérarchiser les urgences. Gérer les mails, répondre au téléphone… C’est un feu roulant toute la journée» précise Sylvain Jutteau. «Le syndic répond à toutes les problématiques du quotidien d’une copropriété. Il doit être très robuste comptablement, juridiquement, techniquement» affirme Renaud Franchet. Une fuite d’eau, un incendie, un ascenseur en panne… Le syndic de copropriété se doit de réagir vite. Cela n’empêche pas les tensions, ce qui fait que ce métier est «mal perçu» affirme la plupart des syndics de copropriété. «Les copropriétaires ont parfois le sentiment que le syndic de copropriété ne fait rien, mais il lui arrive d’être aussi désarmé que le copropriétaire, notamment en cas de nuisances du voisinage. Il n’y a pas pire que l’incivisme dans une copropriété ; cela pollue la vie de toute le monde, et le syndic de copropriété a très peu de moyens de police, contrairement aux idées reçues» note Renaud Franchet.

Passifs, injoignables, trop cher… Telles sont les reproches adressés généralement par les copropriétaires à leur syndic. «Le métier de syndic est le métier de la médiation par excellence. Il faut jongler avec les intérêts contradictoires les copropriétaires eux-mêmes, entre les copropriétaires et les fournisseurs, et entre les copropriétaires et le syndic. Ce dernier volet est une anomalie qui ne devrait pas exister. Cette problématique, qui donne un caractère contesté du métier, n’a pas encore trouvé sa solution. Notre métier requiert plusieurs compétences : comptables, juridiques, techniques et le relationnel client. Les trois premières sont acquises. La quatrième l’est bien moins. Il est difficile de rassembler ces quatre compétences. La médiation n’est pas enseignée. Il manque véritablement une école, en France, qui formerait à tous les métiers de la copropriété, aux quatre volets précités» indique Sylvain Jutteau.


Le syndic en ligne : l’avenir ?

La toile voit poindre chaque jour de nouveaux services de syndic en ligne. Honoraires revus à la baisse, efficacité supérieure, meilleure disponibilité : les garanties annoncées séduisent de plus en plus de copropriétaires, surtout ceux issus de petites copropriétés. Ces syndics nouvelle génération coûtent, en moyenne, moitié moins cher que les syndics classiques (compter une centaine d’euros par an et part lot). Leur rôle et leurs missions restent les mêmes qu’un syndic classique : convocation à l’assemblée générale, rédaction du procès-verbal… Ils ne peuvent bien évidemment pas déroger à la loi du 10 juillet 1965.
«La société évolue, et l’usage des consommateurs change ; nous devons nous adapter. Nos clients utilisent de plus en plus le digital» annonce Olivier Hameau, directeur marketing de Sergic. Quatrième acteur de la gestion immobilière en France, Sergic, dont le siège est dans le département du Nord, a imaginé une offre alternative au syndic classique pour répondre aux nécessités de ses clients de plus en plus connectés et à leurs besoins de bénéficier de services plus simples et plus collaboratifs. Lancée à Lyon cet été, l’application Viva Syndic (disponible sur iPhone et Android) a pour but de «recréer du lien et d’animer tous les habitants (locataires et copropriétaires) pour un “bien vivre ensemble” dans l’immeuble». C’est une solution simple, souple, instantanée et moins onéreuse que le syndic classique. «Nous sommes environ 15 à 20 % moins chers que les services classiques. L’application permet de piloter l’immeuble, de consulter le règlement de copropriété ou les consommations énergétiques – voire de les optimiser et de baisser ainsi les coûts de l’immeuble –, de voir les travaux en cours, de signaler un problème… Tous les habitants se sentent alors acteurs de leur lieu de vie. Pour le moment, les retours sont positifs». Ils peuvent ainsi, par exemple, signaler que le ménage n’a pas été fait, qu’une vitre a été cassée… En prenant une photo et en la téléchargeant sur l’application ; chaque habitant pourra ainsi prendre connaissance en temps réel du problème. Le contact humain, primordial, n’est pas laissé de côté. «Un “Viva Référent” est disponible sur place, à Lyon. D’ailleurs, nos clients peuvent tenir leurs assemblées générales dans les locaux de notre agence locale» affirme Olivier Hameau.

«Les gens ne se parlent plus»

Syndic Experts a également lancé son application. «Elle permet à nos copropriétaires de voir l’état de leurs copropriétés, du compte courant au règlement de copropriété, et de faire remonter des dysfonctionnements visibles par toute la communauté. Il y a un “mur des voisins” qui permet aux voisins de discuter entre eux en mode privé ou public. Cette application satisfait les copropriétaires qui demandent toujours plus de transparence», précise le concepteur de l’application.
Le risque ? L’augmentation des conflits de voisinage. «Il vaut mieux aller voir directement son voisin du dessus qui écoute de la musique bien trop fort que de l’afficher sur internet ; ça risque de dégénérer» constate un membre de conseil syndical d’une copropriété. «Ce qui tue nos métiers, c’est que les gens ne se parlent plus» conclut Renaud Franchet.
Pour Rachid Laaraj, «le service de syndic en ligne répond à un besoin de petites copropriétés ne souhaitant pas sauter le pas du syndic bénévole tout en limitant les frais de gestion. Les syndics professionnels ont plutôt tendance à se désengager des petites copropriétés, marché que ciblent justement les syndics en ligne (8 lots en moyenne), les deux offres peuvent donc tout à fait cohabiter sans se concurrence ».


Les profils recherchés


«La profession de syndic ayant mauvaise presse, on assiste à une vraie crise des vocations entraînant une forte tension des recrutements ; il est donc difficile pour un syndic de recruter de bons collaborateurs. Les gestionnaires et comptables expérimentés sont à l’évidence les profils les plus recherchés» déclare Rachid Laaraj. La profession de syndic s’ouvre à différents profils, mais il reste préférable d’avoir au moins un diplôme de niveau bac+2.
Les profils recherchés sont variés : juristes (master pro droit de l’immobilier) et/ou personnes issues du cursus immobilier (BTS professions immobilières). Des écoles spécialisées proposent aussi des formations pour devenir syndic : l’Institut d’études économiques et juridiques appliquées à la construction et à l’habitation (ICH), l’Institut national supérieur de l’immobilier (INSIM), l’École supérieure des professions immobilières (ESPI)… (Source Onisep).


Entretien avec Renaud Franchet, administrateur de biens à Lyon


Pouvez-vous nous présenter en quelques mots la Régie Franchet ?

«C’est une régie familiale qui a plus de 100 ans d’existence. Nous proposons de la gestion locative et du syndic de copropriété. Nous gérons 1 700 appartements en gestion locative et 163 adresses (soit environ 3 900 lots) en copropriété. Nous vendons de la disponibilité et de la réactivité ; c’est notre crédo. Nous sommes une petite structure composée de 14 professionnels, dirigée par trois associés qui gèrent en direct, chacun, leur parc d’immeubles. Nous sommes en permanence sur le terrain, et en relation avec les copropriétaires, nos clients.»

Financièrement, quelle est la partie qui rapporte le plus ?
«Incontestablement la gestion locative. Aujourd’hui, le syndic représente 45 % de notre chiffre d’affaires mais 75% de nos ressources. La gestion locative est bien moins énergivore et par conséquent bien plus rentable».

Que pensez-vous de la tendance à l’Ubérisation au sein de la copropriété ?
«Quand on voit la complexité qu’engendre la copropriété, le “full web” sans interlocuteur physique au niveau du syndic, je n’y crois pas. Au niveau de la gestion locative, le système peut séduire les jeunes générations. Nous sommes en pleine réflexion sur l’Ubérisation de nos métiers. On sent que ça arrive ; on réfléchit aux futures étapes».

La loi ALUR a-t-elle changé votre façon de travailler ?
«Oui. Elle a complexifié certaines choses et en a amélioré d’autres. Elle a notamment remis nos honoraires au centre des débats en assemblée, cela nous a obligé à mieux expliquer notre prestation pour justifier nos tarifications. Nous avons augmenté nos honoraires de 15 à 20 %, non pas pour le plaisir mais parce que la loi a imposé de nouvelles obligations, comme les comptes bancaires séparés, entre autres. Nous en avons 163, c’est donc de la gestion en plus et du personnel en plus. La loi ALUR nous a obligé à nous réinventer et à optimiser nos process, ce qui est très positif pour le métier».