1. Première option : une nouvelle convocation de l’assemblée générale qui se tiendra à l’issue des mesures de confinement
Il s’agit ici de convoquer à nouveau l’assemblée générale dans les termes et conditions prévus par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application pour une date postérieure à la cessation des mesures de confinement.
Or si la « fin » des mesures de confinement est pour l’heure fixée au 11 mai (décret du 23 mars 2020), il est de tout de même peu vraisemblable que les regroupements de personnes soient de nouveau purement et simplement autorisés dans la foulée. Il conviendra donc d’être très prudent lors de la fixation de la date et du lieu de l’assemblée générale dans la nouvelle convocation.
Cette première hypothèse ne pose donc pas d’autres difficultés particulières que d’être prudent dans la détermination du moment où l’assemblée générale devra à nouveau être convoquée pour se tenir en présentiel
Reste toutefois la problématique financière des “frais” liés à la première convocation (frais postaux, frais de copies, location de salle, etc.), d’autant qu’ils devront à nouveau être engagés pour une seconde convocation de la même assemblée générale (la seconde convocation concerne bien dans tous les cas la même assemblée générale et non une assemblée supplémentaire).
A. La répartition des coûts de la première convocation infructueuse.
Le principe demeure, sauf convention contraire, qu’en cas de force majeure, c’est le débiteur qui supporte les risques (res perit débitori), c’est-à-dire les coûts. Si l’on considère (v. infra) que l’épidémie de COVID-19 constitue un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil, les frais reposeront, selon les termes du contrat de syndic, sur celui qui en était effectivement le débiteur.
Il convient donc de déterminer qui était le débiteur des frais, ce qui peut amener à distinguer plusieurs hypothèses.
Première hypothèse : il s’agissait de la convocation de l’assemblée générale annuelle ou d’une assemblée générale supplémentaire comprise dans le forfait.
Si l’on s’en tient au contrat type de syndic, il faut distinguer les frais d’affranchissement des frais de copies.
S’agissant des premiers, les frais d'affranchissement, l’article 7.1.5 du contrat type prévoit que “L'envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d'affranchissement ou d'acheminement engagés”. Le syndicat en est le débiteur et supportera donc les frais d’affranchissement d’un nouvel envoi de convocations.
Remarque : il en sera de même pour tous les frais exposés hors forfait.
S’agissant des seconds, les frais de copies, ils relèvent du forfait s’agissant de l’assemblée générale annuelle et seront donc supportés par le syndic, étant précisé que l’assemblée générale qui sera à nouveau convoquée est bien l’assemblée générale annuelle et non une assemblée générale supplémentaire non inclue dans le forfait.
Seconde hypothèse : il s’agissait de la convocation d’une assemblée supplémentaire non comprise dans le forfait.
Les frais postaux et les frais de copies sont à la charge du syndicat qui en est le débiteur en vertu du contrat de syndic.
B. Quels frais pour la seconde convocation ?
Reste que, dans tous les cas, l’on peut s’interroger sur l’obligation d’envoyer à nouveau à chaque copropriétaire l’ensemble des documents déjà envoyés lors de la première convocation infructueuse.
Cette interrogation est d’autant plus légitime que l’article 11 du décret de 1967 prévoit que ces documents sont “notifiés au plus tard en même temps que l’ordre du jour”.
En conséquence, dans cette situation l’on pourrait tirer argument que les documents visés par l’article 11 du décret ont bien été notifiés aux copropriétaires avant la nouvelle notification de l’ordre du jour. En effet, ils ont, par hypothèse, été joints à la première convocation infructueuse.
Il s’agirait donc dans les termes de l’article 9 du décret de n’envoyer aux copropriétaires que la seconde convocation contenant “l'indication des (nouveaux) lieu, date et heure de la réunion, ainsi que l'ordre du jour qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée”. Cette convocation ferait référence aux documents d’ores et déjà notifiés au moment de la première convocation infructueuse.
Par exemple, s’agissant de la nouvelle convocation d’une assemblée générale annuelle, tant les frais d’affranchissement (à la charge du syndicat selon le contrat type) que les frais de copie (compris dans le forfait du syndic) demeureraient mesurés.
Cependant, cette solution risque de heurter le principe de l’autonomie des assemblées générales, qui impose de notifier à nouveau les documents annexes visés par l’article 11, et cela même lorsque la première assemblée n’a pu se réunir valablement (Cour de cassation, Chambre civile 3, 2 Octobre 2001 - n° 00-10.247 cassant CA Paris, Chambre 23 section B, 12 nov. 1998).
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Conclusions du GRECCO sur la première option S’il est choisi de convoquer à nouveau une assemblée générale à l’issue de la période de confinement, il conviendra donc de notifier à nouveau les documents annexes visés par l’article 11 à l’ensemble des copropriétaires. Cette première solution assure la sécurité juridique de la convocation et de la tenue de l’assemblée générale postérieurement à la période de confinement, mais elle a un coût qui sera supporté selon les cas (assemblée comprise dans le forfait ou non) par le syndicat et/ou par le syndic. |
