La paie des employés est un des domaines les plus complexes de la gestion d’une copropriété et c’est aussi un sujet sensible pouvant entraîner des litiges, au point que beaucoup de syndics sous-traitent cette tâche à un cabinet comptable spécialisé. Mais cette solution n’est pas forcément à la portée de tous les syndics, en particulier des syndics bénévoles.
Un logiciel de paie généraliste permet de produire les documents réglementaires (bulletins de paie, attestations, registres, DSN) mais demande à être correctement configuré et mis à jour, en fonction des évolutions légales. Un module de paie spécialisé, intégré à un logiciel de gestion et de comptabilité de copropriété, a l'avantage d'être pré-configuré et mis à jour plus ou moins automatiquement.
Une alternative est le service TESE (Titre emploi service entreprise, ou l'équivalent Chèque emploi associatif pour les ASL), logiciel de paie généraliste simplifié mis à disposition gratuitement par l'URSSAF sur internet. Il permet via une simple déclaration mensuelle de générer l'édition du bulletin de paie, la déclaration des cotisations et leur transmission via DSN aux organismes concernés (URSSAF, retraite complémentaire, santé/prévoyance) et le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu, et de les centraliser en un seul prélèvement mensuel. De plus, l'adhésion à ce service dispense de la DPAE (embauche) et de la DADS (déclaration annuelle). Mais là aussi, une attention particulière doit être portée à la configuration et à sa mise à jour en fonction des évolutions réglementaires. Le TESE est une option intéressante dans le cas d'un module de paie spécialisé n'intégrant pas la DSN.
Dans tous les cas, le syndic, et le conseil syndical qui contrôle sa gestion, doivent maîtriser les règles de rémunération des employés et être vigilants sur leur application, en particulier dans le paramétrage du logiciel de paie et/ou du TESE. L'objet de cet article est de présenter à ces différents acteurs, une synthèse des informations réglementaires requises pour exercer ce contrôle.
Préambule
Rappelons en préambule que les employés d'un syndicat des copropriétaires (ou d'une ASL) sont soumis à la Convention collective nationale (CCN) des gardiens, concierges et employés d'immeuble (IDCC n° 1043), sauf s'ils dépendent d'une autre CCN (ce qui est très rare). L'article 18 de la CCN définit deux catégories de salariés :
- catégorie A : régime de droit commun, défini dans un cadre horaire (151,67 heures mensuelles représentant un temps complet)
- catégorie B : régime dérogatoire défini par les articles L. 7211-1 et suivants du Code du travail, excluant toute référence à un horaire de travail, leur taux d'emploi étant déterminé par l'application du barème d'évaluation des tâches en unités de valeur (UV) constituant l'annexe I de la CCN. Ces salariés sont obligatoirement logés par l'employeur.
Pour tout contrat de travail, est établie une classification du poste selon 6 critères (cf. art. 21 de la CCN), qui permet d'obtenir un coefficient hiérarchique “coef” utilisé dans le calcul du salaire minimum conventionnel. Tous les contrats de travail ont dû être mis à jour par avenant au plus tard le 1er juin 2017 pour prendre en compte cette nouvelle classification des postes [Lire Gardiens, concierges : la nouvelle classification, avenant n° 86 du 12 février 2015, IRC, n° 621, sept. 2016.
La CCN est mise à jour régulièrement par des avenants, en particulier sur la grille de salaires. Le dernier avenant "salaires" n° 95 est entré en vigueur le 1er janvier 2019. A noter : certains avenants départementaux (06, 44, 69) peuvent avoir une influence sur la rémunération.
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