Où sont recensées les informations capitales d’un bâtiment ? Qui en est responsable ? Doit-on obligatoirement immatriculer une construction ? Le point sur la «carte d’identité» de l’immeuble en copropriété. ©DR
Immatriculer la copropriété
La loi ALUR complète le Code de la construction et de l’habitation et impose désormais l’immatriculation des copropriétés des immeubles à destination totale ou partielle d’habitation. Dans ses articles L. 711-1 et suivants, le Code précité précise que le syndic a l’obligation de déclarer certaines informations concernant à la fois le syndicat et l’immeuble, au registre d’immatriculation des copropriétés : il s’agit du nom du syndic, le cas échéant ; nom, adresse et date de création du syndicat ; nombre et nature des lots composant la copropriété ; existence d’un arrêté ou d’une injonction administrative dans le cas d’un immeuble insalubre ; existence d’un mandat ad hoc ou d’une administration provisoire de la copropriété ; données du carnet d’entretien ; données du diagnostic technique global, s’il y en a un. La loi ALUR n° 2014-366 du 24 mars 2014 indique les délais à respecter dans son article 53 : avant le 31 décembre 2016 pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots ; avant le 31 décembre 2017 pour ceux comportant plus de 50 lots ; avant le 31 décembre 2018 pour les autres. Après le 31 décembre 2016, les syndicats de copropriétaires des immeubles neufs ou mis en copropriété seront immatriculés par le notaire dès publication du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division au fichier immobilier et au livre foncier, quel que soit le nombre de lots que comporte la copropriété.
L’article L. 711-5 du Code de la construction et de l’habitation dispose que «lorsque le syndic n’a pas procédé à l’immatriculation du syndicat de copropriétaires ou lorsqu’il n’a pas transmis à l’établissement public chargé de la tenue du registre les informations prévues à l’article L. 711-2, l’établissement public, un copropriétaire ou toute personne qui y a un intérêt peut mettre en demeure, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, le syndic d’y procéder». Si le syndic n’immatricule pas la copropriété dans le mois suivant la mise en demeure, il peut se voir appliquer une astreinte de 20 € par lot et par semaine de retard. Son montant ne pourra être facturé par le syndic aux copropriétaires, sauf si le syndic n’est pas rémunéré pour l’exercice de son mandat. L’absence d’immatriculation ou d’actualisation des données déclarées empêche le syndicat des copropriétaires de bénéficier de subventions de l’État, de ses établissements publics, des collectivités territoriales, de leurs groupements ou de leurs établissements publics.
Les modalités de gestion de l’immatriculation des syndicats de copropriétaires au sein du registre national, prévue par la loi ALUR, seront précisées par décret.
Être vigilant sur les archives
C’est le syndic qui détient les archives de la copropriété, à savoir le règlement de copropriété, l’état descriptif de division, la liste des copropriétaires, les documents comptables, les registres de P.-V. d’assemblées générales… Il a pour obligation de les conserver le temps de son mandat et de les remettre, si les copropriétaires décident de changer de syndic, au nouveau syndic. Depuis de nombreuses années, les archives posaient certaines questions : les syndics, en raison de textes peu clairs et bien trop généraux, les externalisaient et facturaient cette externalisation aux copropriétaires, ce qui entraînait des désaccords avec ces derniers, qui refusaient (bien évidemment) la surfacturation. La loi ALUR (et le décret du 26 mars 2015) clarifie(nt) enfin la question des archives de copropriété. Elles sont placées sous la responsabilité du syndic, qu’il s’agisse d’archives courantes ou dormantes. Elles font partie de ses tâches de gestion courante, le syndic ne pouvant alors imposer une facturation supplémentaire.
Cependant, il peut toujours décider d’externaliser la gestion, mais c’est aux copropriétaires de l’accepter, ou non, lors d’un vote en assemblée générale, à la majorité de l’article 25. Si l’externalisation est votée, elle leur sera facturée, et la responsabilité des archives incombera alors à la société d’archivage, et non plus au syndic. Les copropriétaires optant pour l’externalisation devront impérativement faire appel à un prestataire de confiance qui respecte les normes AFNOR NF Z 42-013 sur l’archivage électronique et NF Z 40-350 sur l’archivage papier, lesquelles indiquent les spécificités à respecter pour garantir la conservation et l’intégrité des documents stockés, tout en réduisant au maximum l’ensemble des risques (inondations, perte, feu…).
Il appartient donc désormais aux syndics de convaincre les copropriétaires d’externaliser la gestion des archives. Leurs arguments ? Moins de perte en cas de changement de syndic, plus de sécurité, accès facilité… Pas sûr que cela suffise à convaincre les copropriétaires, surtout qu’à terme, la dématérialisation devrait clore une fois pour toute la question de l’archivage des archives et de leur sécurité. Les copropriétaires peuvent toujours accepter une externalisation, en négociant une baisse des honoraires du syndic.
Se doter d’un carnet numérique de suivi et d’entretien
Ce document, imposé par la loi ALUR, est un véritable «carnet de santé» de l’immeuble. Etabli, détenu et mis à jour par le syndic de copropriété, il renseigne le copropriétaire sur les travaux entrepris dans la copropriété. Il communique toutes les informations ayant trait à l’utilisation, l’entretien et l’amélioration du logement et des parties communes d’une copropriété. Le carnet d’entretien doit obligatoirement mentionner l’adresse de l’immeuble, l’identité du syndic en exercice, les références des contrats d’assurance souscrits par le syndicat des copropriétaires (ainsi que leurs dates d’échéance). Le cas échéant, il doit mentionner l’année de réalisation des gros travaux (remplacement d’ascenseur, ravalement de façade…), l’identité des entreprises ayant réalisé ces travaux, la référence des éventuels contrats d’assurance dommages-ouvrage dont la garantie est en cours, les références des contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs (ainsi que leurs dates d’échéance), l’échéancier du programme pluriannuel de travaux éventuellement décidé en assemblée générale. Enfin, il doit préciser les informations complémentaires que les copropriétaires décident d’y faire figurer lors d’un vote en assemblée générale à la majorité simple (article 24).
Seuls les biens à usage total ou partiel d’habitation, soumis ou non au statut de la copropriété, sont concernés par ce nouveau document. Ce dernier est obligatoire pour toute construction neuve dont le permis de construire sera déposé à compter du 1er janvier 2017, ainsi que pour tous les logements faisant l’objet d’une mutation à partir du 1er janvier 2025. Ce carnet devra comprendre le dossier de diagnostic technique (DDT) en cas de vente et de location, lequel vise à informer le futur propriétaire ou locataire sur certains aspects du logement. Lorsque ce logement est soumis au statut de la copropriété, le carnet devra être remis avec des documents dont le diagnostic technique global (DTG). En revanche, les bailleurs sociaux tels que les sociétés d’économie mixte, les organismes d’habitation à loyer modéré et les organismes bénéficiant de l’agrément relatif à la maîtrise d’ouvrage, ne sont pas systématiquement soumis à cette nouvelle législation.
Si la copropriété est composée de plusieurs bâtiments, un seul carnet d’entretien suffira, mais le syndic devra créer un chapitre par bâtiment.
Pour aller plus loin ...
- Archives de la copropriété : les règles pour externaliser, IRC, n°607
- De l'importance pour les copropriétés de bien archiver, IRC, n° 546
