Être vigilant sur les archives
C’est le syndic qui détient les archives de la copropriété, à savoir le règlement de copropriété, l’état descriptif de division, la liste des copropriétaires, les documents comptables, les registres de P.-V. d’assemblées générales… Il a pour obligation de les conserver le temps de son mandat et de les remettre, si les copropriétaires décident de changer de syndic, au nouveau syndic. Depuis de nombreuses années, les archives posaient certaines questions : les syndics, en raison de textes peu clairs et bien trop généraux, les externalisaient et facturaient cette externalisation aux copropriétaires, ce qui entraînait des désaccords avec ces derniers, qui refusaient (bien évidemment) la surfacturation. La loi ALUR (et le décret du 26 mars 2015) clarifie(nt) enfin la question des archives de copropriété. Elles sont placées sous la responsabilité du syndic, qu’il s’agisse d’archives courantes ou dormantes. Elles font partie de ses tâches de gestion courante, le syndic ne pouvant alors imposer une facturation supplémentaire.
Cependant, il peut toujours décider d’externaliser la gestion, mais c’est aux copropriétaires de l’accepter, ou non, lors d’un vote en assemblée générale, à la majorité de l’article 25. Si l’externalisation est votée, elle leur sera facturée, et la responsabilité des archives incombera alors à la société d’archivage, et non plus au syndic. Les copropriétaires optant pour l’externalisation devront impérativement faire appel à un prestataire de confiance qui respecte les normes AFNOR NF Z 42-013 sur l’archivage électronique et NF Z 40-350 sur l’archivage papier, lesquelles indiquent les spécificités à respecter pour garantir la conservation et l’intégrité des documents stockés, tout en réduisant au maximum l’ensemble des risques (inondations, perte, feu…).
Il appartient donc désormais aux syndics de convaincre les copropriétaires d’externaliser la gestion des archives. Leurs arguments ? Moins de perte en cas de changement de syndic, plus de sécurité, accès facilité… Pas sûr que cela suffise à convaincre les copropriétaires, surtout qu’à terme, la dématérialisation devrait clore une fois pour toute la question de l’archivage des archives et de leur sécurité. Les copropriétaires peuvent toujours accepter une externalisation, en négociant une baisse des honoraires du syndic.
