Contraintes légales, transmission d’archives hasardeuses en cas de changement de syndic, nécessité de retrouver rapidement des documents... Plus que jamais, l’archivage reste une problématique forte pour les copropriétés.
Et si la solution c’était le numérique ?
Paul TURENNE
Des durées de conservation variables
Les archives des copropriétés peuvent vite devenir un véritable casse–tête pour les syndics qui sont tenus d’assurer leur conservation pendant des durées variables. Ainsi, ce délai est de dix ans pour les documents comptables et les pièces justificatives (article 16 du code de commerce), cinq ans pour les livres de paie, et de un à trois ans pour les documents relatifs aux charges sociales. Aux stocks de documents qui augmentent - a fortiori si le syndic gère un nombre élevé de lots - s’ajoute la nécessité de devoir retrouver rapidement les pièces. Certains syndics font donc de plus en plus appel à des sociétés d’archivage au nom des syndicats de copropriétaires. Si la recommandation n°20 de la commission de la copropriété fait état de l’importance d’une gestion rigoureuse et n’exclut pas de faire appel à un prestataire extérieur, l’Association des Responsables de Copropriété (ARC) s’en inquiète. Elle craint notamment que les syndics ne se défaussent ainsi de leurs responsabilités de gestion et de conservation des archives, en faisant établir des contrats au nom des syndicats de copropriétaires. Les solutions de numérisation des archives permettent toutefois de répondre grandement à ces inquiétudes (Cf. interview de M. Zaouche ci-après)
La transmission des archives
Lors de tout changement de syndic, la transmission des archives complètes de l’ancien au nouveau syndic est obligatoire.
La situation de trésorerie et l’ensemble des documents et archives du syndicat doivent être transmis sous un mois, à compter de la cessation de ses fonctions. Pour l’état des comptes des copropriétaires et celui du syndicat, le délai est porté à trois mois (article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965)
En cas de perte, de destruction ou de non-transmission des pièces, le syndicat peut mettre en jeu la responsabilité du syndic en vue d’obtenir une indemnisation. Et la charge de la preuve repose bien sur le syndic sortant, comme l’a récemment confirmé la cour d’appel de Paris en estimant qu’un professionnel “ne peut se retrancher derrière l’affirmation selon laquelle [il] ne détient plus les documents sans donner d’explications convaincantes”.
Un accès aux archives plus ou moins limité
Le conseil syndical peut consulter et recevoir des copies de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété. (article 21 de la loi du 10 juillet 1965). Les copropriétaires non membres du conseil syndical ont un droit d’accès plus limité. Outre la consultation des copies des procès-verbaux et de leurs annexes, de la liste des copropriétaires ou bien encore du carnet d’entretien, ils peuvent également prendre connaissance des pièces justificatives des charges, comme les factures ou les contrats passés avec les prestataires. Attention, dans ce dernier cas, la date de consultation doit avoir été fixée lors de l’AG précédente et se situer entre la date de convocation et la prochaine AG.
- Précédent
- Suivant >>
