Contraintes légales, transmission d’archives hasardeuses en cas de changement de syndic, nécessité de retrouver rapidement des documents... Plus que jamais, l’archivage reste une problématique forte pour les copropriétés.
Et si la solution c’était le numérique ?
Paul TURENNE
Des durées de conservation variables
Les archives des copropriétés peuvent vite devenir un véritable casse–tête pour les syndics qui sont tenus d’assurer leur conservation pendant des durées variables. Ainsi, ce délai est de dix ans pour les documents comptables et les pièces justificatives (article 16 du code de commerce), cinq ans pour les livres de paie, et de un à trois ans pour les documents relatifs aux charges sociales. Aux stocks de documents qui augmentent - a fortiori si le syndic gère un nombre élevé de lots - s’ajoute la nécessité de devoir retrouver rapidement les pièces. Certains syndics font donc de plus en plus appel à des sociétés d’archivage au nom des syndicats de copropriétaires. Si la recommandation n°20 de la commission de la copropriété fait état de l’importance d’une gestion rigoureuse et n’exclut pas de faire appel à un prestataire extérieur, l’Association des Responsables de Copropriété (ARC) s’en inquiète. Elle craint notamment que les syndics ne se défaussent ainsi de leurs responsabilités de gestion et de conservation des archives, en faisant établir des contrats au nom des syndicats de copropriétaires. Les solutions de numérisation des archives permettent toutefois de répondre grandement à ces inquiétudes (Cf. interview de M. Zaouche ci-après)
La transmission des archives
Lors de tout changement de syndic, la transmission des archives complètes de l’ancien au nouveau syndic est obligatoire.
La situation de trésorerie et l’ensemble des documents et archives du syndicat doivent être transmis sous un mois, à compter de la cessation de ses fonctions. Pour l’état des comptes des copropriétaires et celui du syndicat, le délai est porté à trois mois (article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965)
En cas de perte, de destruction ou de non-transmission des pièces, le syndicat peut mettre en jeu la responsabilité du syndic en vue d’obtenir une indemnisation. Et la charge de la preuve repose bien sur le syndic sortant, comme l’a récemment confirmé la cour d’appel de Paris en estimant qu’un professionnel “ne peut se retrancher derrière l’affirmation selon laquelle [il] ne détient plus les documents sans donner d’explications convaincantes”.
Un accès aux archives plus ou moins limité
Le conseil syndical peut consulter et recevoir des copies de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété. (article 21 de la loi du 10 juillet 1965). Les copropriétaires non membres du conseil syndical ont un droit d’accès plus limité. Outre la consultation des copies des procès-verbaux et de leurs annexes, de la liste des copropriétaires ou bien encore du carnet d’entretien, ils peuvent également prendre connaissance des pièces justificatives des charges, comme les factures ou les contrats passés avec les prestataires. Attention, dans ce dernier cas, la date de consultation doit avoir été fixée lors de l’AG précédente et se situer entre la date de convocation et la prochaine AG.
5 questions à Yvan Zaouche, gérant de la société d’archivage Pro Archives
Pourquoi faire appel à une entreprise spécialisée dans l’archivage ?
La recommandation n°20 de la Commission Relative à la Copropriété précise que si le volume des archives dormantes est trop important il est recommandé au syndic, après avis du conseil syndical, de faire appel à une entreprise spécialisée dans l’archivage. En cas de changement d’un syndic, ce dernier est tenu de communiquer toutes les archives relatives à la copropriété. Aujourd’hui, fautes de ressources logistiques et techniques, certains syndics ne satisfont pas cette obligation. Conséquence : le nombre de condamnations pour non restitution des documents archivés est en hausse.
En faisant appel à un spécialiste de l’archivage, le syndic et le syndicat n’ont plus à se soucier des contraintes de place, de délai, de transmission et de classement. Nous récupérons tous les documents supérieurs à n+2.
A partir du stock, nous procédons à l’inventaire et au tri de tous les dossiers par copropriété.
Ces derniers sont conservés dans des centres spécialisés les plus proches possibles des cabinets clients. Une fois la demande passée, la consultation peut se faire sous moins de 24 heures.
Le syndic ne se décharge-t-il pas de sa responsabilité légale de tenue, de gestion et de conservation des archives ?
Absolument pas ! L’allégation selon laquelle le syndic se dédouane de sa responsabilité en confiant les archives des syndicats de copropriétaires à une entreprise spécialisée dans l’archivage est erronée.
Nous sommes bien sur responsables des archives qui nous ont été confiées en notre qualité de “gardien de la chose”.
Nous offrons donc toutes les assurances multirisques couvrant les sites de conservation des archives (Dégâts des eaux, incendie, foudre, vandalisme, intrusion, etc.) ainsi que celles relatives à notre responsabilité civile professionnelle (perte ou destruction d’archives par imprudence, négligence, etc.). Il s’agit là de garanties supplémentaires qui sont offertes aux syndicats de copropriétaires. D’une manière générale, le syndic reste seul responsable de sa gestion.
Encore récemment, des arrêts de la Cour de cassation ont condamné des syndics suite à la non production d’archives.
En quoi la numérisation des archives est-elle un plus ?
La solution numérique, outre la conservation des archives en sites sécurisés, permet également la consultation et la gestion en ligne de tout dossier ou document d’un syndicat. En cas de besoin, le document original est toujours livrable sous 24 heures. Nous offrons la possibilité via le web, de gérer, consulter, imprimer toutes les pièces des dossiers qui nous ont été confiées pour archivage.
Il est également possible de permettre aux membres des conseils syndicaux voire à tous les copropriétaires de consulter les archives de leur syndicat en ligne depuis chez eux.
Une démarche qui œuvre pour gagner en transparence et en efficacité.
Quels types de documents faudrait-il donc prioritairement numériser ?
Bien entendu, tous les documents peuvent être numérisés. Cependant, nous recommandons à nos clients de ne numériser dans un premier temps que les archives vivantes soit celles qui ont moins de 3 ans. En clair, tous les documents pour lesquels il y a vraiment un fort taux de consultation. Numériser des archives qui ont 8 ou 9 ans ne présente qu’un intérêt relatif pour des raisons compréhensibles de coût. De plus, nous pouvons toujours rapatrier les archives les plus anciennes en 24 heures.
En revanche, pour celles qui sont très récentes, la numérisation est une alternative tout à fait intéressante, en termes de rapidité et de sécurité. Il y a une garantie sur l’intégrité des archives des syndicats et donc sur leur exhaustivité. Les copropriétaires peuvent ainsi connaître précisément le contenu d’un dossier et feuilleter les archives en se connectant sur notre site de consultation, grâce à un identifiant et à un mot de passe. De plus, la conservation est double, car même si les archives papier venaient à être altérées, il en resterait une trace numérique.
Quels sont les coûts de telles solutions d’archivage ?
Pour la gestion physique des archives, cela revient à 3,50 € H.T. par lot et par an et à environ 5 € H.T. en moyenne par lot et par an pour la gestion physique et numérique des archives.
Il s’agit, bien sûr, de lots principaux, que ce soit des commerces ou des logements et nous ne tenons pas compte des lots secondaires, tels que caves, garages ou celliers. Un immeuble de 20 lots paiera ainsi 70 € H.T. annuels environ, tout inclus. L’une de nos caractéristiques est que nos prestations sont intégralement forfaitisées, sans aucune facturation complémentaire et ce quelles que soient la taille et la situation géographique des copropriétés. Nous ne pouvons qu’encourager les syndicats à ne pas se désintéresser totalement du stockage des archives car le problème ne sera pas réglé pour autant. Les archives ne sont jamais importantes... sauf le jour où l’on en a besoin.
