Complément indispensable du syndic qu’il a pour mission d’assister et de contrôler dans une logique de bonne gestion de la copropriété, le conseil syndical possède de nombreux droits et devoirs. Le point sur son rôle, ses missions et ses responsabilités.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 668 de mai 2021
Les conditions pour être élu membre du conseil syndical
Élus à la majorité absolue en assemblée générale, après avoir fait acte de candidature, les membres du conseil syndical peuvent être au choix :
- propriétaires occupants ou bailleurs dans la copropriété en question ;
- mariés ou partenaires de pacs d’un copropriétaire ;
- tuteur ou curateur d’un copropriétaire ;
- usufruitiers ;
- acquéreurs à terme.
⇓ À noter : à la suite de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 s’appliquant depuis le 1er juin 2020, les ascendants ou descendants d’un copropriétaire peuvent également être élus en tant que membres du conseil syndical.
A contrario, le syndic, ses préposés, leurs conjoints, leurs partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs concubins, leurs ascendants ou descendants, leurs parents en ligne collatérale jusqu’au deuxième degré, même s’ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme, ne peuvent être membres du conseil syndical. Ces prohibitions ne sont cependant pas applicables aux syndicats gérés par des syndics non professionnels.
La durée du mandat des conseillers syndicaux est généralement d’un an, avec renouvellement lors de chaque assemblée générale, mais il est possible de les élire pour une période pouvant aller jusqu’à trois ans. Les membres du conseil syndical désignent, ensuite, le président du conseil syndical.
Faute de candidat ou si la majorité requise n’est pas atteinte lors de l’assemblée générale – ce qui arrive en ce moment bien plus fréquemment que d’habitude avec la multiplication des votes par correspondance – le syndic, voire un simple copropriétaire, peut saisir le tribunal judiciaire afin qu’un juge procède lui-même à la désignation des membres du conseil syndical.
Comme dans une société coopérative, les décisions sont votées selon le principe un homme ou une femme, une voix, et non pas en fonction des tantièmes de chacun.
S’agissant d’une fonction bénévole, au bénéfice de l’ensemble de la copropriété, les membres du conseil syndical, y compris le président, ne peuvent être rémunérés. Ils peuvent toutefois prétendre au remboursement de certains frais liés à l’exercice de leur mandat (transports, copies ou envois de documents par exemple) sur présentation de justificatifs.
Révocation et démission au sein du conseil syndical : ce qu’il faut savoir
Le mandat du conseil syndical prend automatiquement fin à son terme, déterminé lors du vote initial en assemblée générale. Avec une durée maximale par mandat de trois ans, donc.
Toutefois, avant l’issue de ce mandat, les copropriétaires peuvent tout à fait révoquer un membre du conseil syndical à la majorité absolue. En outre, tout membre du conseil syndical peut choisir de mettre un terme à son propre mandat, selon les formes et délais déterminés par celui-ci.
Attention, toutefois : dès lors qu’un quart des sièges est vacant, et quelle que soit la cause de cette vacance, le conseil syndical n’existe plus de droit et doit donc être réélu à la majorité absolue.
Pas de responsabilité engagée pour le conseil syndical : oui mais…
Eu égard, justement, au statut bénévole de la fonction de conseiller syndical et du fait qu’il l’exerce très majoritairement dans l’intérêt collectif de la copropriété, la responsabilité de l’un d’entre eux peut difficilement être engagée dans le cadre de son mandat. Ainsi, quand bien même il aurait pris des «décisions malheureuses» ou qu’il aurait mal contrôlé les comptes, le conseiller syndical bénéficie d’une quasi-immunité, dès lors qu’il a agi dans le cadre de sa fonction. À savoir, assister le syndic, contrôler sa gestion et conseiller le syndicat sur des questions de tous ordres, comme l’a rappelé le ministère de la Justice dans une réponse au sénateur Yves Détraigne, le 27 août 2020.
Gare, toutefois : un membre du conseil syndical qui outrepasserait ses fonctions peut très bien se voir condamné à titre personnel. Ainsi, un conseiller syndical a-t-il été condamné en 2007, par la cour d’appel de Poitiers, au paiement de 3 800 euros de dommages et intérêts pour avoir tenu des propos diffamatoires à l’encontre du gardien de sa résidence (CA Poitiers, 3e ch. civ., 17 janv. 2007, n° 06/01197). Tandis qu’un autre, par ailleurs président de conseil syndical, a été condamné en 2015 à verser in solidum avec son syndic 4 000 euros de dommages et intérêts pour avoir poursuivi un «intérêt strictement personnel» (CA Nancy, 17 nov. 2015, n° 15/02361).
Mais c’est une décision très récente du tribunal judiciaire de Nanterre (TJ de Nanterre, 1er févr. 2021, n° 17/06746) après un conflit au sein d’un immeuble de Boulogne-Billancourt, qui va, à n’en pas douter, faire date… En l’occurrence, les juges ont très lourdement condamné la présidente d’un conseil syndical qui avait contribué à faire démolir, par voie de justice, une véranda installée sur la terrasse de ses voisins au dernier étage ; ceci dans l’intention manifeste de leur nuire, puisqu’elle savait que cet équipement avait, plusieurs années auparavant, été autorisé par la copropriété, et non été construit en toute illégalité comme elle l’affirmait. Or, le syndic – faute d’avoir contrôlé les dires de cette présidente, présente dans l’immeuble depuis ses débuts en 1972 – avait initié une procédure de démolition ; et ce, alors que la simple consultation du procès-verbal de l’époque aurait pourtant permis de déterminer que la construction de cette véranda avait été autorisée par l’assemblée générale… notamment avec le vote favorable de la présidente du conseil syndical en question !
Les juges ont ainsi estimé que «la démarche fautive de la présidente du conseil syndical consistant à demander au syndic d’inscrire une résolution à l’ordre du jour de l’assemblée générale du 1er décembre 2013, portant habilitation de ce dernier à agir en justice pour remettre en cause un droit acquis de ces derniers, ne s’inscri[vait] pas dans la mission habituelle d’un membre du conseil syndical, mais apparaî[ssait] par sa gravité, détachable de sa mission habituelle, engageant pleinement sa responsabilité».
Ils ont ainsi condamné in solidum la présidente du conseil syndical et le syndic de cet immeuble à verser 158 000 euros au couple de copropriétaires lésés. Soit 145 000 euros en réparation de la perte de valeur du bien immobilier, 8 000 euros pour le préjudice moral et 5 000 euros pour les frais de justice et les dépens. Une somme importante qui s’explique par le fait que les fautes cumulées du syndic et de la présidente du conseil syndical ont entraîné une perte de valeur d’un bien immobilier situé dans une commune de l’Ouest parisien où le prix du m² s’avère élevé.
⇓ À retenir : la responsabilité civile des conseillers syndicaux sera rarement retenue, sauf si les juges estiment qu’ils ont agi de mauvaise foi, en connaissance de cause et avec l’intention de nuire, ou bien qu’ils ont outrepassé leur fonction en commettant une faute grave, telle une collusion frauduleuse avec le syndic.
Extranet : davantage de droits pour les membres du conseil syndical
Pour rappel, depuis le 1er juillet 2020, les syndics doivent mettre à disposition une liste minimale de documents sur un espace internet sécurisé divisé en trois parties (décret n° 2019-502 du 23 mai 2019) :
• la première accessible à tous les membres du syndicat ;
• la deuxième à chaque copropriétaire avec les informations relatives à son lot ;
• et la troisième réservée aux membres du conseil syndical.
Le syndic doit ainsi obligatoirement ouvrir un accès spécifique à tous les membres du conseil syndical ; y compris, dans le cas d’un ascendant ou descendant de copropriétaires qui y serait élu, un accès indépendant de celui dont bénéficient ses enfants ou parents.
⇓ À noter : le décret du 2 juillet 2020 prévoit ainsi que sont ainsi ajoutés à la liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble mis à la disposition des copropriétaires sur l’extranet, les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales «annuelles ayant été appelées à connaître des comptes». Avec, comme auparavant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.
Syndics : gare aux pénalités en cas de non-transmission de pièces au conseil syndical !
Autre mesure renforçant les pouvoirs du conseil syndical dans le décret n° 2019-503 du 23 mai 2019 : la fixation d’un montant minimal de pénalités applicables au syndic en cas d’absence de communication des pièces par ce dernier au conseil syndical.
Ainsi, au cas où le conseil syndical demanderait au syndic des pièces ou documents se rapportant à sa gestion et, de manière générale, à l’administration de la copropriété, ce dernier se doit de répondre dans un délai maximum d’un mois. Faute de quoi le syndic peut se voir condamné de plein droit à verser à la copropriété une pénalité. L’article 2 du décret du 7 octobre 2020 fixe celle-ci à 15 euros minimum par jour de retard, imputés sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic.
Délégation de pouvoirs au conseil syndical : un grand pouvoir et de grandes responsabilités !
Faciliter et accélérer les prises de décision en copropriété en vue de réaliser les travaux nécessaires, tout en donnant plus de pouvoir aux copropriétaires : tels sont les objectifs de taille qu’ont poursuivi les pouvoirs publics avec l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019, en application depuis le 1er juin 2020.
Celle-ci élargit, entre autres mesures, la délégation de pouvoirs donnée au conseil syndical. Les copropriétaires peuvent ainsi déléguer au conseil syndical le droit de prendre seul de nombreuses décisions relevant de la majorité simple (art. 24), dans les limites d’un budget voté en assemblée générale. Sachant que cette délégation peut s’appliquer «pour tout ou partie des décisions soumises à la majorité simple» [Cf. "La délégation conventionnelle au profit du conseil syndical" dans notre revue n° 667].
⇓ À noter : le budget alloué au conseil syndical est inclus dans le budget prévisionnel. L’article 2 du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005, relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires, a été modifié afin de préciser que le montant alloué au conseil syndical pour mettre en œuvre sa délégation conventionnelle de pouvoirs, est inclu dans le budget prévisionnel. Sauf, lorsqu’il porte sur des dépenses non comprises dans ce budget.
Ce pouvoir élargi, consenti pour deux ans maximum, ne s’étend toutefois pas au vote du budget prévisionnel ni à l’approbation des comptes, ni même aux adaptations du règlement de copropriété rendues nécessaires par les modifications législatives et réglementaires.
Trois conditions cumulatives doivent, en outre, s’appliquer pour que cette délégation soit effective :
• son vote en assemblée générale à la majorité des voix de tous les copropriétaires ;
• un conseil syndical constitué d’au moins trois membres ;
• la souscription, par chacun d’eux, d’une assurance responsabilité civile.
Parmi les exemples de décisions relevant de la majorité à l’article 24 qui peuvent être déléguées, on peut citer :
• les travaux visant à entretenir la copropriété ainsi qu’à préserver la santé et la sécurité physique des occupants (réfection de la toiture, des façades ou de la peinture des parties communes, remplacement de canalisations, réparation d’une installation de chauffage collectif ou de l’ascenseur…) ;
• les travaux d’accessibilité à destination des personnes handicapées ou à mobilité réduite ;
• les passations de contrats de maintenance pour des équipements collectifs ;
• les installations de bornes de recharge pour véhicules électriques et hybrides rechargeables sur des emplacements de stationnement d’accès sécurisé à usage privatif ;
• ou bien encore les autorisations données à un ou plusieurs copropriétaires d’effectuer à leurs frais des travaux permettant le stationnement sécurisé des vélos dans les parties communes.
On l’aura compris, l’esprit de cette réforme n’est pas que la copropriété signe un chèque en blanc au conseil syndical. Le vote doit donc être détaillé précisément avec une liste de résolutions indiquant, pour chaque décision susceptible de faire l’objet d’une délégation, le montant maximum alloué. Mais aussi, les éventuels surplus incombant à chaque copropriétaire si, d’aventure, ce montant s’avérait supérieur au budget habituel.
En outre, toutes les décisions prises en la matière par le conseil syndical doivent être consignées dans un procès-verbal transmis au syndic, afin de conserver une traçabilité. Ce dernier devra ensuite, lors de l’assemblée annuelle, rendre compte à l’ensemble des copropriétaires de la gestion de sa délégation. Une transparence qui vise aussi, si besoin était, à rappeler au conseil syndical la responsabilité accrue qui est la sienne et l’engagement que cela implique.
Le contrôle des parties communes à jouissance privative ne relève pas des prérogatives du conseil syndical
Organe de contrôle et d’assistance du syndic, le conseil syndical ne dispose, par définition, d’aucun pouvoir propre et ne peut donc pas se substituer au gestionnaire de l’immeuble. Ainsi, quand bien même une décision d’assemblée générale aurait autorisé – à tort – le conseil syndical à contrôler la bonne tenue de parties communes à jouissance privative, ne dispose-t-il pas de cette prérogative.
Le garde des Sceaux a d’ailleurs confirmé cet état de fait dans la réponse qu’il a faite à la question écrite n° 17126 du sénateur Yves Détraigne, en date du 2 juillet 2020 : «l’assemblée générale ne peut, à une quelconque majorité, autoriser le conseil syndical à pénétrer dans une partie commune à jouissance privative, afin de vérifier que l’entretien courant de cette partie est correctement assuré par son titulaire». Tout en précisant également que «l’assistance du syndic dans le cadre d’une visite ou d’une intervention à l’intérieur d’une partie commune à jouissance privative n’entrant pas dans les missions légales du conseil syndical, elle ne peut davantage être prévue dans le règlement de copropriété». Il s’agira ainsi de recueillir l’accord préalable du propriétaire de la partie commune à usage privatif, en bonne intelligence.
