Le vote électronique en assemblée générale
Quatre étapes clés pour un vote électronique réussi lors d’une AG
1/ Programmation de l’AG sur le système informatique du prestataire
Le syndic doit naturellement transmettre la liste des copropriétaires présents, le détail des tantièmes, les clés de répartitions, la liste des décisions à voter, ainsi que les lieu, date et contraintes techniques de l’AG.
2/ Émargement numérique avec signature
Les copropriétaires sont pris en charge par ordre d’arrivée, avec un émargement à l’entrée de la salle en cas d’emploi de terminaux longue portée. Pour de grosses copropriétés, il convient de multiplier les postes d’émargement pour éviter l’attente.
3/ Gestion technique lors du vote des résolutions
Un responsable technique suivant les consignes du président et du secrétaire de séance, gère l’avancée de l’assemblée générale durant toute la durée de la réunion. L’ouverture et la fermeture du vote sont ainsi réalisées par le président de séance.
Une vidéo-projection permet d’afficher en temps réel :
- le “quorum” pendant toute la durée de l’émargement,
- chaque résolution pendant les débats,
- les copropriétaires qui ne se sont pas exprimés pendant les votes,
- les résultats à l’issue de chaque vote, en pourcentage et selon les tantièmes, sous forme de graphique avec la mention des voix “pour”, “contre” mais aussi le taux d’abstention.
Toute modification ou précision sur les résolutions peut être apportée en direct au cours de la séance.
4/ Impression et remise des documents en fin d’AG
Dès la clôture de la dernière résolution, le responsable technique imprime le procès-verbal (PV) automatisé et la feuille de présence contenant la liste des présents et représentés ainsi que leurs signatures collectées durant l’émargement. Le PV automatisé va lister chaque décision et le résultat du vote, en mentionnant les noms des copropriétaires qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix ainsi que les réserves formulées par les copropriétaires opposants. Le tout aux formats Excel et PDF.
Côté avantages, le vote électronique permet notamment d’accélérer le démarrage des AG, de minimiser le nombre d’erreurs humaines lors du contrôle des votes, mais aussi de se libérer de la tâche du dépouillement pouvant être fastidieuse et chronophage.
Côté inconvénient, le vote électronique offre un peu moins de souplesse, car l’ordre du jour rédigé ne peut pas forcément être modifié selon les solutions choisies (boîtiers électroniques en particulier). Il convient donc de bien préparer l’AG en amont pour éviter les impairs.
