La lettre recommandée électronique (LRE)
La LRE en trois étapes
a) L’expéditeur s’identifie avec un haut degré de confiance, grâce à un des moyens d’identification suivants :
• certificats d’identification numérique de type RGS (clés de sécurité ou tout autre certificat reconnus) ;
• identifiants papier : QR code générant des codes à usage unique de façon illimitée, ou clé OTP (longue chaîne de caractères alphanumériques à insérer dans un générateur de codes à usage unique, pour en générer de façon illimité).
b) La LRE est recueillie par le prestataire de confiance qui la certifie doublement avant de la notifier par courriel au destinataire.
c) Pour accéder à sa lettre, le destinataire s’identifie :
• soit par webcam avec un ordinateur ou un smartphone équipé de caméra en montrant sa pièce d’identité en cours de validité ;
• soit via une clé d’authentification ou le certificat RGS pour les professionnels en disposant.
Textes de référence :
Décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis (loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 pour l’accès au logement et un urbanisme rénové).
Les avantages de la LRE
Les avantages via une plateforme pour les professionnels de l’immobilier sont multiples :
• traitement global des envois, de l’assemblage des documents jusqu’au dépôt postal et à l’archivage ;
• notification en ligne en cas de non-respect des délais ;
• notification au destinataire le jour-même pour un envoi tout numérique ;
• possibilité de bénéficier du tarif d’affranchissement en courrier industriel dès le premier pli, avec prix unique, quels que soient le poids et le nombre de pages (entre 2 et 3 euros HT par envoi selon les prestataires) ;
• interface avec facturation par comptes séparés pour chaque copropriété ;
• intégration à tous les applicatifs métiers du marché ;
• traçabilité en temps réel, via des tableaux de bord personnalisés, pour s’assurer en temps réel que les copropriétaires ont bien reçu les correspondances ;
• accès en ligne aux preuves de dépôt, d’acceptation et de téléchargement des recommandés (horodatage permettant un cachet numérique officiel et légalement opposable) ;
• archivage électronique sécurisé de l’ensemble des courriers recommandés électroniques et papier pendant trois ans au minimum.
