Participer aux assemblées générales à distance
Jusqu’à présent, les copropriétaires désireux de voter lors d’une assemblée générale devaient soit s’y rendre physiquement, soit transmettre une procuration. Depuis la loi ELAN, ils peuvent le faire par visioconférence, audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique. Objectif recherché par le législateur ? Endiguer la hausse de l’absentéisme aux assemblées générales de copropriété.
Voter par correspondance est donc possible sous réserve que chaque participant puisse être bien identifié. Les solutions techniques doivent ainsi a minima transmettre leur voix et permettre une retransmission continue et simultanée des délibérations.
Les moyens et supports techniques permettant ce vote à distance devront au préalable avoir été choisis en AG sur la base de devis élaborés à l’initiative du syndic ou du conseil syndical. Sachant que le coût sera intégralement supporté par le syndicat des copropriétaires.
Pour autant, cette solution peut s’avérer particulièrement intéressante, notamment dans le cas de très grandes copropriétés rendant complexes la tenue d’AG. Mais aussi lorsque ces dernières comptent de nombreux propriétaires n’y résidant pas à l’année, avec une résidence principale pouvant être éloignée.
Concrètement, les copropriétaires souhaitant prendre part à l’AG à distance doivent en informer le syndic trois jours au plus tard avant sa tenue. Un vote par correspondance via un formulaire est également possible.
L’ordonnance ELAN prévoit qu’un arrêté doit intervenir afin de déterminer le contenu de ce formulaire.
En outre, la loi prévoit que le syndic tient une feuille de présence pouvant comporter plusieurs feuillets. Dans le cas où le copropriétaire (ou l’associé) est représenté, la feuille de présence mentionne les nom et domicile du mandataire désigné et précise, le cas échéant, si ce dernier participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique. Le tout avec la mention du nombre de voix dont dispose chacun.
A noter : la feuille de présence, pouvant être tenue sous forme électronique, ne devra pas être émargée par les participants à distance. Cependant, le président de séance désigné en début d’AG devra la certifier exacte.
Par ailleurs, si des copropriétaires distants n’ont pas pu faire connaître leur vote du fait d’incidents techniques, ces derniers devront impérativement être rapportés dans le procès-verbal sur un registre spécialement ouvert à cet effet.
Afin d’éviter tout blocage le jour J, il conviendra d’ailleurs de réfléchir, avant la mise en place effective de la solution de tenue d’AG à distance, à la façon de traiter les incidents techniques qui empêcheraient un copropriétaire de participer au vote des résolutions ; et ce afin d’éviter toute action en contestation.
Pour rappel, la loi ELAN a élargi le seuil des délégations du droit de vote de 5 à 10 %. En clair, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 10 % des voix du syndicat.
Enfin, chacun des époux propriétaires communs ou indivis d’un lot peut recevoir personnellement des délégations de vote.
La loi ELAN a également complété les interdictions de délégations du droit de vote, en particulier pour encadrer les interdictions liées au syndic.
Ainsi, ne peuvent ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, ni présider l’assemblée générale :
• Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, son concubin ;
• Les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou de son concubin ;
• Les préposés du syndic, leur conjoint, le partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité, leur concubin ;
• Les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin.
Textes de référence :
Décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 portant diverses mesures relatives au fonctionnement des copropriétés et à l’accès des huissiers de justice aux parties communes d’immeubles, pris en application de l’article 211 de la loi n°2018-1021 du 23 novembre 2018 (loi ELAN). Ce dernier est devenu l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965.
