La dématérialisation des envois
Équivalente du point de vue juridique à une lettre recommandée papier classique, la lettre recommandée électronique (LRE) certifiée eIDAS, implique une vérification par le tiers achemineur pour être en conformité avec la loi ALUR. Elle permet ainsi aux syndics de copropriété de dématérialiser tout ou partie de leurs envois.
L’envoi de courrier numérique peut ainsi se faire pour :
- des convocations aux assemblées générales de copropriétaires ;
- des procès-verbaux d’assemblée ;
- des appels de charges ;
- des échanges avec des professionnels prestataires dans le cadre d’appels d’offre, de mise en concurrence, de suivi de travaux, de facturation ou bien de relance.
Attention ! Le syndic doit, au préalable, recueillir le consentement de chaque copropriétaire ;
- soit au cours d’une assemblée générale, ce qui implique que tous les copropriétaires soient présents lors de celle-ci afin d’éviter d’engager le sujet lors de plusieurs assemblées ;
- soit via un accord directement envoyé par chaque copropriétaire en lettre recommandée avec accusé de réception au format papier ou électronique.
À noter : certains prestataires, tels AR24, facilitent le recueil de consentement des copropriétaires en permettant à ces derniers d’envoyer de façon gratuite une lettre recommandée électronique simple.
Dans tous les cas, le syndic doit mentionner dans le registre des procès-verbaux de la copropriété chacune des autorisations qu’il reçoit.
