Les contrats d’exploitation et de maintenance
Signés entre le gestionnaire de l’immeuble et une entreprise qualifiée, les contrats englobent quatre grands types de prestations, combinables entre elles (P1+P2 a minima) :
• Gestion de l’énergie (P1) dans lequel un professionnel fournit le combustible ou l’énergie ;
• Entretien courant (P2) où le professionnel se charge des tâches courantes de conduite et de maintenance ;
• Renouvellement et gros entretien (P3), également appelé «garantie totale», qui comprend la prise en charge des grosses réparations ;
• Financement et travaux par l’exploitant (P4), le remboursement de ce financement faisant l’objet d’un terme spécifique de facturation.
La durée, les matériels concernés, le type de tâches effectuées, la périodicité des visites et les délais d’intervention doivent impérativement y être mentionnés.
De manière générale, mieux vaut privilégier les contrats de résultat qui engagent la responsabilité directe de l’exploitant sur des enjeux de disponibilité technique et économique. En effet, en cas d’inexécution de l’obligation, l’exploitant, souhaitant se soustraire à sa responsabilité, devrait apporter la preuve d’une cause étrangère ne lui étant pas imputable.
A noter que l’exécution de ces contrats est limitée à seize ans s’ils comportent un poste P3, huit ans s’ils comportent une clause de paiement des combustibles forfaitaire et indépendante des conditions climatiques, et cinq ans, dans les autres cas.
De l’intérêt de soigner les PV de prise en charge pour éviter les mauvaises surprises
Attention à bien soigner les procès-verbaux de prise en charge lors de la signature du contrat d’exploitation ! Ainsi, ce dernier doit-il fixer précisément l’état des matériels et équipements à l’entrée dans les lieux. En cas de non-conformité ne permettant pas de garantir les engagements contractuels, il convient de le préciser et de lister les travaux de remise en état que la copropriété doit financer.
Le PV doit, en outre, reconnaître la prise en charge des installations, le devoir de conseil et les préconisations préalables de l’exploitant. Ceci avant la signature du contrat, mais aussi pendant son exécution.
Les évolutions réglementaires postérieures à la signature étant à la charge de la copropriété, il faut également s’assurer de la bonne conformité de l’installation en matière de sécurité et de réglementation, ainsi que des conditions de chiffrages.
Objectif : éviter de mauvaises surprises en cas de remises à niveau survenant en cours de contrat.
Enfin, mieux vaut prévoir des photos de l’installation, à même de donner des indications quant à l’âge et la vétusté du matériel au titre des engagements P2. Sans oublier une programmation prévisionnelle sur la durée du contrat pour les gros renouvellements (P3).
Quid des clauses à vérifier ?
C’est bien connu, le diable se niche dans les détails, et la présence (ou l’absence) de certaines clauses peuvent avoir un impact important pour les finances de la copropriété.
Il est ainsi vivement conseillé de veiller à la présence d’une clause imposant à l’exploitant la remise annuelle d’un rapport d’exploitation comportant notamment le solde de chaque compte (en particulier le bilan P1 et le renouvellement et gros entretien P3). Ceci afin que la copropriété puisse conserver une visibilité sur l’ensemble des actions menées.
A vérifier également, et à faire ajouter le cas échéant, une clause de pénalités en cas de manquement aux engagements pris par l’exploitant (délais d’intervention, de la coupure de chauffage pendant un certain nombre d’heures etc.)
En ce qui concerne le P3, il est conseillé de demander l’ajout d’une clause d’évolutivité prévoyant que l’exploitant ne privilégie pas automatiquement un remplacement par du matériel à l’identique. La copropriété pourra ainsi, le cas échéant, négocier et bénéficier de nouvelles technologies, voire moduler la puissance, dans une logique d’optimisation du fonctionnement et d’économies d’énergies.
Des contrôles aussi pendant le contrat
Prévoir c’est bien, vérifier c’est mieux… La copropriété aura ainsi tout intérêt à contrôler régulièrement les températures ambiantes délivrées (19° C) ou, bien encore, la bonne application du ralenti de nuit pour éviter une surconsommation.
Elle pourra également faire appel à un professionnel indépendant, notamment avant l’échéance du contrat, afin qu’il vérifie la bonne tenue des engagements contractuels de l’exploitant et qu’il fournisse d’éventuelles pistes d’amélioration.
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