03. Recommandation n°3 relative à l'identification et à l'information des copropriétaires

par Commission relative à la copropriété
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Vu les articles 6, 32 et 65 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d'administration publique pour l'application de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis ;

Considérant que, dans la pratique, ne sont pas toujours donnés au syndic les moyens de tenir à jour la liste prévue à l'article 32 susvisé dans des conditions d'exactitude satisfaisante ;
• qu'en effet, l'actualisation d'une telle liste n'intervient normalement que dans les cas de mutation ou de création d'un droit réel puisque, dans de telles hypothèses, les parties, le notaire, l'avoué ou l'avocat sont tenus d'en aviser le syndic par l'application de l'article 6 du décret susvisé ;
• que ces prescriptions ne sont pas toujours respectées, aucune obligation d'information ne pesant sur quiconque en cas notamment de changement de domicile, de décès ou d'incapacité du copropriétaire ou d'élection de domicile ;
• que ces lacunes pourraient être comblées si chacune des personnes concernées avait conscience que le respect d'un minimum de formalités est susceptible d'améliorer la gestion de la copropriété et d'éviter des procédures inutiles ou vouées à l'irrecevabilité.

En conséquence,
La Commission recommande :

 – aux syndics de s'efforcer de tenir à jour la liste des copropriétaires et des titulaires de droits sur les lots, conformément à l'article 32 du décret du 17 mars 1967, étant précisé que les copropriétaires peuvent prendre connaissance de cette liste dans le bureau du syndic ;
 – aux notaires, avocats ou avoués, selon le cas, de faire remplir par les intéressés une fiche de renseignements précisant le nouveau domicile à l'occasion de chaque mutation ou de chaque constitution de droits sur un lot et de la transmettre au syndic ;
 – aux notaires, avocats ou avoués, selon le cas, d'inviter les propriétaires indivis à désigner un mandataire commun ;
 – aux notaires chargés d'une succession ou à l'administration des domaines en cas de succession vacante d'aviser dès que possible le syndic en lui fournissant les précisions nécessaires relatives à la date et au lieu du décès, et à l'identité des ayants droit ;
 – aux notaires et aux avocats de notifier au syndic toute mutation résultant d'une vente publique dès la publication de l'adjudication ;
 – aux tuteurs ou aux curateurs d'un majeur protégé, à l'administrateur légal ou au tuteur d'un mineur de notifier au syndic la décision les désignant et les décisions ultérieures modifiant la situation de l'intéressé ;
 – aux copropriétaires de répondre aux demandes de renseignements émanant du syndic de leur immeuble pour l'établissement ou la mise à jour de la liste des copropriétaires et, en cas de mutation d'un lot, de transmettre à l'acquéreur les informations relatives à l'organisation de la copropriété de l'immeuble, notamment le règlement de copropriété et les convocations aux assemblées qu'il aurait pu recevoir avant la mutation, pour une date qui lui serait postérieure ;
 – aux syndics, de rappeler aux copropriétaires, en cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot, la nécessité d'être représentés par un mandataire commun qui sera, à défaut d'accord, désigné par le président du tribunal de grande instance à la requête de l'un d'entre eux ou du syndic ;
 – aux notaires et aux parties, que tant que la notification prévue à l'article 6 n'a pas été faite, le transfert de propriété du lot est inopposable au syndicat ;
 – aux copropriétaires qu'ils doivent notifier au syndic, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, leur domicile réel ou élu soit en France métropolitaine, si l'immeuble y est situé, soit dans le département d'outre-mer ou le territoire d'outre-mer de la situation de l'immeuble.

02. Recommandation n°2 relative à l'établissement et à la redaction de l'ordre du jour de l'assemblée générale [N° 333]

par Commission relative à la copropriété
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a. – Établissement de l'ordre du jour

b. – Questions à l'initiative des copropriétaires

c. – Libellé des questions


a. – Établissement de l'ordre du jour

Vu les articles 18 et 18-1 de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis et les articles 9 et 10 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d'administration publique pour l'application de ladite loi.
Sur le contenu
Constate : que parfois l'ordre du jour des assemblées générales n'est pas établi en concertation avec le conseil syndical ;

Rappelle :
 – que, sous réserve, des articles 8, 47 et 50 du décret du 17 mars 1967 précité, le syndic établit la convocation de l'assemblée générale qui contient l'ordre du jour ;
 – que la possibilité donnée à tout copropriétaire ou au conseil syndical de demander l'inscription d'une ou plusieurs questions à l'ordre du jour dans les six jours de la réception de la convocation tel que le prévoyait l'ancien article 10 est supprimé ;
 – que les copropriétaires peuvent désormais, dans les conditions de l'article 10 du décret du 17 mars 1967 dans sa nouvelle rédaction, demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour de l'assemblée générale ;
 – qu'il est obligatoire de porter à l'ordre du jour, d'une part, toutes les questions nécessitant une décision ou une autorisation de l'assemblée générale, telles que celles mentionnées au paragraphe I de l'article 11 du décret et, d'autre part, celles qui sont à l'initiative du syndic, à celle du conseil syndical ou de tout copropriétaire en ayant notifié la demande ;
 – que l'absence d'une autorisation de l'assemblée générale donnée au syndic pour accomplir certains actes ou procédures, au nom du syndicat, est de nature à en entraîner la nullité.
 Que l'article 9, alinéa 1er du décret du 17 mars 1967, exige impérativement la mention des modalités de consultation des pièces justificatives des charges, ainsi qu'il est prévu à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Recommande :
 au syndic, ainsi qu'il est dit dans la recommandation no 13, pour un bon fonctionnement du syndicat :
 – d'associer le conseil syndical à l'établissement de l'ordre du jour de l'assemblée générale et de veiller à ce que les questions notifiées dans les conditions de l'article 10 soient prises en compte.
 – que les questions soumises au vote de l'assemblée générale soient classées par ordre d'importance décroissante.


b. – Questions à l'initiative des copropriétaires

Constate : qu'il est quelquefois proposé à l'assemblée générale des copropriétaires de fixer une date avant laquelle doivent être notifiées au syndic toutes les questions dont il est demandé qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale et ce, parfois plusieurs mois avant la tenue de cette assemblée.
 

Rappelle :
 – que l'article 10 susvisé précise que la demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour peut intervenir à tout moment au cours de l'année ;
 – que ce texte n'impose aux copropriétaires aucune période ou aucune date limite pour notifier par lettre recommandée avec avis de réception au syndic, une demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour ;
 – que néanmoins, la notification de la question à inscrire à l'ordre du jour doit intervenir suffisamment tôt pour que le syndic puisse l'inscrire ;
 – que le syndic n'est pas le juge de l'opportunité de l'inscription quand bien même les documents nécessaires à une décision valide n'auraient pas été joints à la demande d'inscription.

Recommande :
 au syndic :
 – de ne pas proposer au vote une date limite d'envoi des questions à inscrire à l'ordre du jour ;
 – de retenir toutes les questions ayant été notifiées depuis la dernière assemblée générale pour les inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée ;
 – d'appeler l'attention du demandeur lorsque la question ne peut prospérer pour quelques motifs que ce soit ;
 – de différer l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée suivante seulement à partir du moment où la demande lui parvient alors que les convocations ont été établies et sont prêtes à être envoyées.


c. – Libellé des questions

Vu les articles 9, 10, 11, 13, 17 alinéas 2 et 21 du décret du 17 mars 1967 ;

Constate :
 – que les convocations ne contiennent pas toujours ni toutes les questions ayant un caractère obligatoire, ni tous les documents et projets de résolution devant être annexés;
 – que la distinction entre l'intitulé de la question et le projet de résolution, s'il est obligatoire, n'est pas toujours perçue ;
 – que la formulation imprécise de l'intitulé de la question et de la question elle-même laisse planer un doute sur leur finalité, simple information des copropriétaires ou projet de résolution pour décision de l'assemblée générale ;
 – que la rubrique « questions diverses » est utilisée abusivement ;

Rappelle :
 au syndic :
 – qu'une décision doit comprendre deux éléments une résolution relative à une question inscrite à l'ordre du jour et un vote sur cette question ;
 – qu'il convient, en conséquence, d'être particulièrement attentif à l'intitulé des questions et à celle des projets de résolution ;
 – que les projets de résolution, même lorsqu'ils ne sont pas obligatoires, sont néanmoins utiles à la clarté des débats et à la rédaction du procès-verbal de l'assemblée générale ;

Recommande aux rédacteurs des convocations :
 – de respecter la distinction à opérer entre l'intitulé de la question portée à l'ordre du jour et les projets de résolution obligatoires ou utiles ;
 – de libeller les questions de manière aussi précise que possible en évitant les formules vagues ou équivoques telles « problèmes des parties communes », « sécurité de l'immeuble », « travaux de couverture » ou « autorisation d'engager une procédure », qui constituent l'intitulé d'une question et non le projet de résolution ;
 – de ne porter à l'ordre du jour que les questions nécessitant un vote de l'assemblée générale devant constituer une décision ;
 – de prévoir, pour toutes les questions nécessitant un vote de l'assemblée générale, un projet de résolution, même s'il n'est pas imposé par l'article 11, afin de circonscrire et de clarifier la discussion et faciliter la rédaction du procès-verbal ;
 – d'éviter, autant que faire se peut, de rédiger les projets de résolution sous la forme négative, de façon à faciliter une décision dénuée de toute ambiguïté ;
 – d'annexer les différents documents imposés par le décret de 1967, en distinguant, d'une part, ceux nécessaires à la validité de la décision, et, d'autre part, ceux donnés à titre d'information ;
 – de séparer les questions soumises à la délibération de l'assemblée générale de manière à assurer la clarté des votes ;
 – de ne pas porter à l'ordre du jour des « questions diverses » qui ne peuvent donner lieu à une décision de l'assemblée générale ; que toutefois rien ne s'oppose à ce que des « questions » non inscrites à l'ordre du jour fassent l'objet d'échanges de vues, notamment dans la perspective de leur inscription à l'ordre du jour d'une prochaine assemblée générale ou pour obtenir un avis sur les questions relevant des seuls pouvoirs du syndic ;
 – de rappeler que les « questions diverses » qui seraient abordées lors de l'assemblée générale ne peuvent constituer que des informations ou des demandes de devis en vue d'être soumis à une prochaine assemblée, ou des études d'une question particulière mais ne peuvent en aucun cas donner lieu à un vote décisoire ; que, toutefois, si cette étude nécessitait d'engager des dépenses, celle-ci doit être inscrite à l'ordre du jour avec fixation d'une somme maximale ; que lorsqu'il est envisagé une délégation de pouvoir pour prendre une décision visée à l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965, il y a lieu qu'elle soit portée à l'ordre du jour avec un projet de résolution, le vote de cette délégation se faisant à la majorité de l'article 25 et le cas échéant de l'article 25-1.

22bis. Recommandation 22 bis relative au compte bancaire ou postal séparé du syndicat des copropriétaires

par Commission relative à la copropriété
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 Vu l'article 29-1 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 modifié portant règlement d'administration publique pour l'application de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;
 Vu la recommandation no 22 relative à l'ouverture d'un compte bancaire ou postal séparé du 6 novembre 2001 que la présente recommandation complète ainsi qu'il suit :

 V. – Sur la durée de la dispense
 Considérant qu'il résulte de l'article 18 susvisé que le syndic a l'obligation, dans les trois mois suivant sa désignation, d'ouvrir un compte bancaire ou postal au nom du syndicat sous peine de nullité de plein droit de son mandant à l'expiration de ce délai ;
 Considérant que l'assemblée générale peut décider à la majorité de l'article 25 de la loi, et le cas échéant de l'article 25-1, de dispenser le syndic de cette obligation à la condition qu'il soit soumis à la loi du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce ou à une réglementation professionnelle organisant le maniement des fonds ;
 Considérant que l'article 29-1 du décret du 17 mars 1967 susvisé, modifié par le décret du 27 mai 2004, précise que la décision qui dispense le syndic de l'ouverture d'un compte bancaire ou postal séparé, fixe la durée de validité de la dispense, que celle-ci est renouvelable mais qu'elle prend fin de plein droit en cas de nomination d'un nouveau syndic ;
 Considérant que la durée se définit comme un espace de temps ;
 Considérant que le texte ne lie pas la durée de la dispense à la durée du mandat de syndic et que, dès lors, la première peut excéder la seconde ; qu'il appartient à l'assemblée générale de décider du principe et de la durée de la dispense ; que néanmoins une durée indéterminée équivaudrait à une absence de durée. Que cette solution contreviendrait directement au texte en vigueur qui prévoit le renouvellement de la dispense, ce qui implique une limitation dans le temps, autre que celle qui pourrait résulter soit d'une nouvelle désignation du syndic, soit d'un changement de syndic ;
 Considérant qu'une dispense accordée pour un certain nombre de mandats de syndic ne correspondrait pas à une durée puisque chaque assemblée désignant le syndic peut librement fixer le temps de sa mission dans la limite de trois ans ;
 Que par ailleurs si la durée de la dispense peut excéder celle du mandat de syndic, il convient d'appeler l'attention sur le risque inhérent à la solution qui consiste à ne pas faire coïncider les deux dates.
 Considérant qu'en raison de la nullité de plein droit attachée à l'absence d'une dispense régulière en cours de validité, il convient aux assemblées générales de décider de la durée avec précision ;
 Considérant que si la dispense prenait fin en cours de mandat, il serait nécessaire que l'assemblée générale statue de nouveau en temps voulu ;
 Recommande en conséquence,
 – de fixer la durée de la dispense prévue par l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 à une durée déterminée et certaine en mois ou en année, qui peut être celle du mandat de syndic, en précisant la date de prise d'effet ;
 – de faire coïncider, dans la mesure du possible, sa durée avec celle du mandat de syndic.

08. Recommandation n°8 : Relative aux appels de fonds que le syndic peut exiger des copropriétaires

par Commission relative à la copropriété
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Le 7 Janvier 2008,
LA COMMISSION,

Vu les articles 14-1, 14-2, 18 de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, 35, 35-1, 35-2, 36, 37 et 45-1 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 pris pour son application ;

Considérant que l'article 14-1 de la loi de 1965 précise :
« Pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, le syndicat des copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel. L'assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent. Les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté. Toutefois, l'assemblée générale peut fixer des modalités différentes. La provision est exigible le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale ».

Considérant que l'article 14-2 de ladite loi précise :
« Ne sont pas comprises dans le budget prévisionnel les dépenses pour travaux dont la liste sera fixée par décret en Conseil d'État.
 Les sommes afférentes à ces dépenses sont exigibles selon les modalités votées par l'assemblée générale ».

Considérant que l'article 35 du décret du 17 mars 1967 dispose :
« Le syndic peut exiger le versement :
 1° De l'avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété, laquelle ne peut excéder 1/6es du montant du budget prévisionnel ;
 2° Des provisions du budget prévisionnel prévues aux alinéas 2 et 3 de l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 ;
 3° Des provisions pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel prévues à l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 et énoncées à l'article 44 du présent décret ;
 4° Des avances correspondant à l'échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté par l'assemblée générale ;
 5° Des avances constituées par les provisions spéciales prévues au sixième alinéa de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 ».

Considérant que l'article 35-1 du même décret précise :
« L'assemblée générale décide, s'il y a lieu, du placement des fonds recueillis et de l'affectation des intérêts produits par ce placement ».

Considérant que l'article 35-2 du même décret précise :
« Pour l'exécution du budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d'exigibilité déterminée par la loi, un avis indiquant le montant de la provision exigible.
Pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d'exigibilité déterminée par la décision d'assemblée générale, un avis indiquant le montant de la somme exigible et l'objet de la dépense ».

Considérant que l'article 36 du même décret précise :
« Sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, les sommes dues au titre de l'article 35 portent intérêt au profit du syndicat. Cet intérêt, fixé au taux légal en matière civile, est dû à compter de la mise en demeure adressée par le syndic au copropriétaire défaillant ».
 
Considérant que l'article 37 du même décret précise :
« Lorsqu'on cas d'urgence le syndic fait procéder, de sa propre initiative, à l'exécution de travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble, il en informe les copropriétaires et convoque immédiatement une assemblée générale.
Par dérogation aux dispositions de l'article 35 ci-dessus, il peut, dans ce cas, en vue de l'ouverture du chantier et de son premier approvisionnement, demander, sans délibération préalable de l'assemblée générale mais après avoir pris l'avis du conseil syndical, s'il en existe un, le versement d'une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux ».

Considérant que l'article 45-1 du même décret précise :
« Les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part. L'approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale ne constitue pas une approbation du compte individuel de chacun des copropriétaires. Au sens et pour l'application des règles comptables du syndicat :
sont nommées provisions sur charges les sommes versées ou à verser en attente du solde définitif qui résultera de l'approbation des comptes du syndicat ;
sont nommés avances les fonds destinés, par le règlement de copropriété ou une décision de l'assemblée générale, à constituer des réserves, ou qui représentent un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d'entre eux. Les avances sont remboursables ».


I. Règles générales

La Commission rappelle :
• que le syndic, représentant légal du syndicat, est chargé de l'exécution des décisions de l'assemblée générale et d'acquitter, au nom de ce dernier, toutes les dépenses nécessaires à l'administration et à l'entretien de l'immeuble ;
• qu'au sens et pour l'application de l'annexe 3 du décret du 14 mars 2005, l'année N doit s'entendre comme étant l'année dont les comptes sont proposés à l'approbation de l'assemblée générale ; celle-ci se tient au cours de l'année N + l et vote dans les six mois de la clôture de l'exercice de l'année N le budget prévisionnel de l'année N + 2;
• que la trésorerie du syndicat est assurée par les versements effectués au syndic, ès qualités, par les copropriétaires ; qu'à cet effet l'article 35 du décret de 1967 prévoit cinq types de versements, et que les articles 37, alinéa 2, et 45-1 en instaurent chacun un autre ;
• que cette liste prévue par les textes est limitative ;
• que les provisions sont, comme le précise l'article 45-1, les sommes versées ou à verser en attente du solde définitif qui résultera de l'approbation des comptes du syndicat;
• que les avances sont, conformément au même article, des fonds destinés par le règlement de copropriété ou une décision de l'assemblée générale, à constituer des réserves ou qui représentent un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d'entre eux et que ces avances sont remboursables ;
• que, en ce qui concerne les sommes dues, le règlement de copropriété peut dispenser les copropriétaires de payer un intérêt mais que, l'article 36 étant d'ordre public, le règlement ne pourrait fixer un taux différent du taux légal, supérieur ou inférieur ;
• que la mise en demeure fait courir les intérêts de retard ;
• que l'assemblée générale décide, s'il y a lieu, à la majorité de l'article 24 de la loi, du placement des fonds recueillis et de l'affectation des intérêts produits par ce placement;

La Commission recommande aux syndics :
• de ne procéder qu'aux types d'appels de fonds prévus par les articles 35, 37 et 45-1 du décret et selon les modalités, détaillées infra, prévues par ces textes ;
• de ne procéder à aucune avance de fonds pour le compte du syndicat des copropriétaires.


II. Règles propres à chaque type d'appel de fonds

1. Provisions du budget provisionnel

2. Provisions hors budget prévisionnel

3. Provisions relatives à des travaux urgents (D. 1967, art. 37)

4. Avances constituant la réserve prévue au règlement de copropriété

5 . Avances correspondant à l'échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté par l'assemblée générale

6. Avances constituées par les provisions spéciales prévues au sixième alinéa de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965

7. Appels de fonds nécessités par la carence de certains copropriétaires


1. Provisions du budget provisionnel

 

La Commission rappelle :
• que conformément à l'article 26 du décret du 17 mars 1967, le conseil syndical contrôle l'élaboration du budget provisionnel dont il suit l'exécution avec son vote par l'assemblée générale ;
• que les provisions du budget provisionnel ne peuvent concerner que les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble ;
• que les travaux de maintenance sont ainsi définis à l'article 45 du décret :
« Les travaux de maintenance sont les travaux d'entretien courant, exécutés en vue de maintenir l'état de l'immeuble ou de prévenir la défaillance d'un élément d'équipement commun ; ils comprennent les menues réparations.
Sont assimilés à des travaux de maintenance les travaux de remplacement d'éléments d'équipement communs, tels que ceux de la chaudière ou de l'ascenseur, lorsque le prix de ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d'entretien y afférent.
Sont aussi assimilées à des travaux de maintenance les vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d'équipement communs »
;
• que ces provisions sont en principe appelées en quatre fractions égales, exigibles le premier jour de chaque trimestre ;
• que l'assemblée générale peut décider de modalités d'appel différentes, sans toutefois remettre en cause le principe de l'exigibilité de l'appel au premier jour de la période de référence ; que, dès lors, des fractions inégales et une périodicité non trimestrielle mais, par exemple mensuelle, peut être choisie ;
• que toutefois, si le budget provisionnel n'a pas pu être voté avant le commencement de l'exercice (qui le concerne), le syndic peut, préalablement autorisé par l'assemblée générale des copropriétaires, appeler successivement deux provisions trimestrielles, chacune égale au quart du budget prévisionnel voté pour l'exercice antérieur. La procédure prévue à l'article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne s'applique pas à cette situation ;
• que le syndic doit adresser à chaque copropriétaire par lettre simple, préalablement à la date d'exigibilité déterminée par la loi et en rappelant cette date, un avis indiquant le montant de la somme exigible ;
• qu'à défaut de paiement d'une provision à sa date d'exigibilité, si la mise en demeure faite au copropriétaire défaillant n'est pas suivie d'effet dans un délai de 30 jours à compter du lendemain du jour de la première présentation, à son domicile, de la lettre recommandée, les autres provisions non encore échues de l'année deviennent immédiatement exigibles ;

La Commission recommande aux syndics :
• de soumettre à l'ordre du jour de l'assemblée générale la décision de choisir des modalités d'appels de fonds relatives à la période concernée et à leur quantum sans modifier la date d'exigibilité au premier jour de la période choisie différentes de celles prévues à l'article 14-1 de la loi, s'ils estiment celles-ci opportunes ;
• d'exiger des copropriétaires, aux échéances fixées, les versements nécessaires à l'exécution du budget prévisionnel, en respectant la procédure prévue à l'article 35-2, alinéa 1er, du décret ;
• d'envoyer avec diligence, en cas de non-paiement, la mise en demeure prévue par l'article 19-2 de la loi ;
• de saisir sans délai le président du tribunal de grande instance statuant comme en matière de référé, en cas de mise en demeure infructueuse à l'expiration d'un délai de trente jours, conformément à l'article 19-2 de la loi.


2. Provisions hors budget prévisionnel

 

La Commission rappelle :
• que les provisions hors budget ne peuvent concerner que les travaux ou opérations exceptionnelles mentionnés à l'article 44 du décret de 1967, soit celles afférentes :
 1° Aux travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, autres que ceux de maintenance ;
 2° Aux travaux portant sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance ;
 3° Aux travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux, l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;
 4° Aux études techniques, telles que les diagnostics et consultations ;
 5° Et, d'une manière générale, aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l'immeuble ;
• que la date d'appel et le montant de chacune de ces provisions doivent être fixés, lors de chaque engagement de dépense, par l'assemblée générale ;
• que, préalablement à chaque date d'exigibilité fixée par l'assemblée générale, le syndic doit adresser à chaque copropriétaire, un avis indiquant le montant de la somme exigible et l'objet de la dépense, conformément à l'article 35-2 du décret ;
• que ces provisions ne bénéficient pas de la procédure prévue à l'article 19-2 de la loi.

La Commission recommande aux syndics :
•d'établir et de faire voter, par l'assemblée générale, lors de la décision d'engager une dépense hors budget, un échéancier précis des provisions envisagées tenant compte de la date de la signature du marché, de son exécution et de son achèvement ;
•d'effectuer l'appel des fonds en respectant la procédure prévue à l'article 35-2 du décret.


3. Provisions relatives à des travaux urgents (D. 1967, art. 37)

 

La Commission rappelle :
• que les provisions relatives aux travaux urgents n'obéissent pas aux règles applicables aux provisions du budget prévisionnel ou hors budget prévisionnel ;
• que les travaux urgents doivent être interprétés restrictivement et ne comprennent que ceux qui sont immédiatement indispensables pour faire cesser une atteinte à l'immeuble ou à sa destination ou pour prévenir une telle atteinte si celle-ci est imminente et d'une façon générale de pourvoir à la sauvegarde de l'immeuble ;
• que le syndic peut, dans cette hypothèse, après avoir pris l'avis du conseil syndical si celui-ci existe, appeler une provision égale au tiers du devis des travaux commandés, en vue de l'ouverture du chantier et de son premier approvisionnement.

La Commission recommande aux syndics :
• de n'appeler la provision d'un tiers prévue à l'article 37, alinéa 2, du décret qu'en cas de travaux véritablement urgents et qu'après avoir sollicité l'avis du Conseil syndical ;
• de convoquer immédiatement l'assemblée générale, conformément à la procédure prévue aux articles 9 al 2 et 37 al 2 du décret, afin d'éviter selon la jurisprudence de conserver la dépense à leur charge ;


4. Avances constituant la réserve prévue au règlement de copropriété

 

La Commission rappelle :

• que cette avance (à savoir la réserve prévue au règlement de copropriété) remplace l'avance de trésorerie permanente prévue par l'ancienne réglementation ;
• que, comme par le passé, et malgré les termes de l'article 35-1o du décret, elle peut être instituée par l'assemblée générale à la majorité de l'article 26 de la loi s'agissant d'une dérogation au règlement de copropriété ;
• que son montant ne peut, en toute hypothèse, excéder 1/6es du budget prévisionnel.

La Commission recommande aux syndics et aux rédacteurs des règlements de copropriété :
• de fixer le montant de la réserve en pourcentage du budget prévisionnel en respectant la limite de 1/6 imposée par la loi (Nota ARC : il s'agit bien d'un plafond, la somme décidée par l'assemblée générale pouvant être en deçà).


5 . Avances correspondant à l'échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté par l'assemblée générale

 

La Commission rappelle :
• qu'il est souhaitable que l'assemblée générale établisse un plan pluriannuel de travaux ;
• que ce plan pluriannuel doit nécessairement comprendre un échéancier ;
• que pour le financement des travaux compris dans le plan pluriannuel de travaux, le syndic ne peut recourir qu'à des avances, à moins qu'il n'y soit d'ores et déjà satisfait par des provisions hors budget prévisionnel ou par des emprunts.


6. Avances constituées par les provisions spéciales prévues au sixième alinéa de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965

 

La Commission rappelle :
• que le syndic est chargé de soumettre, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des avances en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun ;
• que ces avances ne peuvent porter que sur des travaux susceptibles d'être nécessaires dans les trois ans à venir et non encore décidés par l'assemblée générale ;
• que la décision relative à l'éventuelle création de ces avances relève de la majorité de l'article 25.


7. Appels de fonds nécessités par la carence de certains copropriétaires

 

La Commission rappelle :
• que le syndicat peut demander des avances aux copropriétaires pour faire face à un manque justifié de trésorerie temporaire ;
• que les sommes estimées définitivement perdues par l'assemblée générale et qui constituent des créances irrécouvrables sont considérées comme des charges par l'article 4 du décret du 14 mars 2005 et sont supportées, au moins temporairement, par les autres copropriétaires ;
• que ces avances sont préalablement décidées par l'assemblée générale statuant à la majorité de l'article 24 de la loi. Cette recommandation annule et remplace la précédente recommandation numéro huit (V. JCP N 1992, prat. 2337).

01. Recommandation 1 relative aux convocations des assemblées générales

par Commission relative à la copropriété
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Recommandation n° 1 du 19 mars 2008 relative aux convocations des assemblées générales

 

La Commission,

Vu la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis modifiée ;

Vu le décret n° 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d’administration publique pour l’application de la loi n° 65-557 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis modifié notamment par le décret du 1er mars 2007

À lire

26. Recommandation 26 relative au mandataire ad hoc des articles 29-1-A et 29-1-B de la loi du 10 juillet 1965

par Commission relative à la copropriété
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Recommandation n° 26 relative au mandataire ad'hoc des articles 29-1-A et 29-1-B de la loi du 10 juillet 1965 (15 juillet 2010)

À lire

13bis. Recommandation 13 bis relative aux conseils syndicaux particuliers

par Commission relative à la copropriété
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La présente recommandation fait suite à la recommandation n° 13 relative au conseil syndical et s’attache plus particulièrement aux cas particuliers que constituent les dispositions spécifiques prévues pour les syndicats secondaires, la procédure d’alerte, les «copropriétés en difficulté», les unions de syndicats, les résidences-services et les syndicats coopératifs.

À lire

13. Recommandation 13 relative au conseil syndical

par Commission relative à la copropriété
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Cette recommandation de la Commission relative à la copropriété du Ministère de la justice a trait aux règles générales du conseil syndical ; elle précise la composition du conseil syndical, décrit ses missions, puis ses règles de fonctionnement. Elle annule la précédente recommandation n°13.

Parmi les organes essentiels du syndicat des copropriétaires, le conseil syndical, qui est obligatoire, sauf exceptions, joue un rôle particulièrement important de liaison entre le syndic et la collectivité des copropriétaires, et constitue «le meilleur moyen» de maintenir un climat de confiance réciproque (rapport M.Bonnemaison, Doc-Ass.Nat.n°2960, p.16).

Il ressort en effet de l’alinéa 1er de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, qu’il existe un conseil syndical dans tous les syndicats des copropriétaires. Toutefois, l’assemblée générale peut décider à la majorité de l’article 26 de ne pas constituer de conseil syndical ; cette faculté n’est pas conférée au syndicat de forme coopérative (article 17-1) ni au syndicat de « résidences services » (article 41-2). Il reçoit donc deux missions principales qui se complètent : assister le syndic et contrôler sa gestion dans l’intérêt collectif.

Il convient de ne pas sous estimer le rôle du conseil syndical et il importe que le syndic mette toujours à sa disposition les moyens et informations dont il a besoin ou qu’il demande. Il n’appartient pas au conseil syndical d’outrepasser les missions qui lui sont confiées par les dispositions légales et réglementaires actuellement en vigueur.

Cette recommandation précise la composition du conseil syndical (I), décrit ses missions (II), puis ses règles de fonctionnement (III).

Les dispositions spécifiques à certains cas particuliers (un ou plusieurs syndicats secondaires, procédure d’alerte, copropriétés en difficulté, unions de syndicat, résidences services et syndicats de forme coopérative) font l’objet d’une recommandation n° 13 bis.


I – LA CONSTITUTION DU CONSEIL SYNDICAL

Considérant

- que l’article 25 c) de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que la désignation ou la révocation des membres du conseil syndical a lieu à la majorité de l’article 25, et le cas échéant, de l’article 25-1 ;

- que l’article 21 de la même loi du 10 juillet 1965 dispose que : «Les membres du conseil syndical sont désignés par l’assemblée générale parmi les copropriétaires, les associés dans le cas prévu par le premier alinéa de l’article 23 de la présente loi, les accédants ou les acquéreurs à terme, leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux ou leurs usufruitiers. Lorsqu’une personne morale est nommée en qualité de membre du conseil syndical, elle peut s’y faire représenter, à défaut de son représentant légal ou statutaire, par un fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet.

Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, ses ascendants ou descendants, ses préposés, même s’ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme, ne peuvent être membres du conseil syndical. Les dispositions du présent alinéa ne sont pas applicables aux syndicats coopératifs» ;

- que, selon le même article : «Sauf dans le cas des syndicats coopératifs, l’assemblée générale peut décider par une délibération spéciale, à la majorité prévue par l’article 26, de ne pas instituer de conseil syndical. La décision contraire est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires ».

- que, toujours selon le même article : «À défaut de désignation par l’assemblée générale à la majorité requise, et sous réserve des dispositions de l’alinéa précédent, le juge, saisi par un ou plusieurs copropriétaires ou par le syndic, peut, avec l’acceptation des intéressés, désigner les membres du conseil syndical ; il peut également constater l’impossibilité d’instituer un conseil syndical» ;

- que d’après l’alinéa 7 de l’article 21 de la loi : «Le conseil syndical élit son président parmi ses membres», ce qui implique que ce n’est pas l’assemblée générale qui élit le président du conseil syndical ;

- que selon la première phrase de l’article 41-2 de la loi : «Le syndicat des copropriétaires de «résidence-services», mis en place dans les conditions prévues à l’article 41-1, ne peut déroger à l’obligation d’instituer un conseil syndical.»

- que d’après l’alinéa 1er de l’article 22 du décret du 17 mars 1967 : «A moins que le règlement de copropriété n’ait fixé les règles relatives à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical, ces règles sont fixées ou modifiées par l’assemblée générale à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965.»

- que d’après l’alinéa 3 de l’article 22 du décret: «le mandat des membres du conseil syndical ne peut excéder trois années renouvelables.»

- que selon l’article 25 du décret : «Un ou plusieurs membres suppléants peuvent être désignés, dans les mêmes conditions que les membres titulaires. En cas de cessation définitive des fonctions du membre titulaire, ils siègent au conseil syndical, à mesure des vacances, dans l’ordre de leur élection s’il y en a plusieurs, et jusqu’à la date d’expiration du mandat du membre titulaire qu’ils remplacent.

Dans tous les cas, le conseil syndical n’est plus régulièrement constitué si plus d’un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit» ;


La Commission recommande :

1°- Aux rédacteurs des règlements de copropriété :

- de prévoir, lors de l’établissement des règlements de copropriété, les clauses fixant les règles relatives au conseil syndical (composition, organisation et fonctionnement) en tenant compte de la spécificité du syndicat (par exemple : existence ou non d’un syndicat secondaire, nombre de lots, diversité de l’usage des lots …) ; spécialement de veiller à ce que le conseil syndical soit composé d’un nombre impair de membres (non inférieur à trois) pour permettre de dégager une majorité ;

2°- Au syndic, pour les syndicats existants, et notamment en cas de silence ou d’insuffisance du règlement de copropriété :

- de soumettre, dans ces cas, à l’assemblée générale, statuant à la majorité de l’article 24 de la loi, et non plus seulement à celle qui nomme les membres du conseil syndical, et après avis de ce conseil, s’il existe, les règles relatives à la composition, à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical dans les conditions de l’article 22 du décret du 17 mars 1967 modifié; à défaut par le syndic, une demande accompagnée du projet de résolution peut être formée par le conseil syndical ou par tout copropriétaire, conformément aux dispositions de l’article 10 du décret du 17 mars 1967 ;

- d’inclure la question de la désignation des membres du conseil syndical dans l’ordre du jour de l’assemblée générale devant procéder à cette désignation, sans que le projet de résolution indique nécessairement le nom des candidats ; si le conseil syndical n’est plus régulièrement constitué, de convoquer une assemblée générale en fonction de l’éloignement de l’assemblée générale annuelle afin d’éviter que le syndicat soit trop longtemps dépourvu de conseil valablement constitué ;

- de recommander à l’assemblée générale d’élire un ou des conseillers remplaçants pour la durée du mandat restant à courir du ou des conseillers qu’ils remplacent, étant observé que le fait que le conseil syndical ne soit plus valablement constitué n’a pas pour effet d’entacher la validité des mandats confiés aux autres membres titulaires du conseil syndical ;

3°- Aux copropriétaires :

- de veiller à ce que la décision de ne pas instituer de conseil syndical soit exceptionnelle, eu égard à son rôle essentiel ;

- de tenir compte, dans la mesure du possible, des compétences techniques des copropriétaires (ingénieur, comptable, juriste, professionnels du bâtiment…) ;

- de prévoir, autant que possible, dans la composition du conseil syndical : la représentation des différents intérêts qui peuvent exister parmi les copropriétaires (par exemple, copropriétaires bailleurs et copropriétaires occupants, usage d’habitation, professionnel ou commercial, et en l’absence de syndicat secondaire, pluralité de bâtiments…) ;

- de fixer la durée des fonctions des membres du conseil syndical en précisant la date de prise d’effet et la date d’expiration du mandat, rappel fait que cette durée ne peut excéder trois ans renouvelables ; - de prévoir que, lors de la désignation des membres titulaires, soient aussi désignés des membres suppléants pour éviter que le conseil ne soit plus constitué valablement si plus d’un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit, étant observé que les membres suppléants remplacent les membres titulaires en cas de cessation de leurs fonctions pour la durée du mandat de chacun de ceux-ci restant à courir et dans l’ordre de leur élection ;

4° - A la personne qui préside l’assemblée générale des copropriétaires :

- d’accepter les candidatures aux fonctions de membre du conseil syndical, déclarées même au cours de l’assemblée générale et même lorsque le projet de résolution comporte le nom de candidats, au moment où est abordée la rubrique de désignation des membres du conseil syndical ;

- de veiller, en cas de droits concurrents sur un lot, à ce qu’il n’y ait qu’un seul candidat pour ce lot ;

- de vérifier l’éligibilité des candidats au regard de l’article 21 de la loi ;

- de refuser qu’il soit procédé à un vote «groupé» en cas d’opposition expresse d’un copropriétaire ou si le nombre de candidats dépasse le nombre de sièges à pourvoir ;


II – LA MISSION DU CONSEIL SYNDICAL

II - A - La mission de contrôle et d'assistance

II - B - Les délégations de pouvoir données au conseil syndical

II - C - La mission dans la tenue des assemblées générales


II - A -  La mission de contrôle et d’assistance

Considérant

- que l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que : «Dans tout syndicat des copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. En outre, il donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. L’assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l’article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété. Il reçoit, en outre sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat.»

- que d’après l’article 26 du décret : «Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution. Il peut recevoir d’autres missions ou délégations de l’assemblée générale dans les conditions prévues à l’article 25 a de la loi du 10 juillet 1965 et à l’article 21 du présent décret. Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Lorsqu’une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu’il en a été désigné un, ou, à défaut, à chacun de ses membres. Lorsque la communication est demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres L’ordre du jour de l’assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical.»

- que l’article 27 du décret du 17 mars 1967 dispose que : «…Le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité. Les dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic.»

- que d’après l’article 37 du décret : «Lorsqu’en cas d’urgence le syndic fait procéder, de sa propre initiative, à l’exécution des travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, il en informe les copropriétaires et convoque immédiatement l’assemblée générale. Par dérogation aux dispositions de l’article 35 cidessus, il peut, dans ce cas, en vue de l’ouverture du chantier et de son premier approvisionnement, demander, sans délibération préalable de l’assemblée générale mais après avoir pris l’avis du conseil syndical, s’il en existe un, le versement d’une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux. Il ne peut demander de nouvelles provisions pour le paiement des travaux qu’en vertu d’une décision de l’assemblée générale qu’il doit convoquer immédiatement et selon les modalités prévues par le deuxième alinéa de l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965.»


La Commission rappelle que :

La mission du conseil syndical porte notamment sur le contrôle de l’élaboration du budget prévisionnel, de l’exécution de ce budget, de la comptabilité du syndicat en s’assurant de l’application des règles comptables spécifiques, de la conclusion et de l’exécution des contrats et marchés. Le conseil syndical est obligatoirement consulté sur la conclusion des contrats et marchés lorsque leur coût dépasse un montant fixé par l’assemblée générale, et dès que le syndic souhaite faire réaliser des travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble (article 37 du décret). La mission d’assistance porte par exemple sur les projets de contrats ou de marchés qu’il est envisagé de soumettre à la décision de l’assemblée générale, alors même que la consultation du conseil syndical n’est pas obligatoire à l’égard de ces contrats. Cette mission peut consister à entendre le maître d’oeuvre et/ou les entrepreneurs, ou d’une manière plus générale, tout contractant éventuel, ou à comparer les devis et contrats (descriptifs, estimatifs …). Le conseil syndical peut recevoir d’autres missions de l’assemblée générale. Il peut se saisir lui-même de toute question concernant le syndicat des copropriétaires et l’administration de l’immeuble. Il peut se faire assister d’un technicien ou prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Le conseil syndical doit rendre compte à l’assemblée générale de l’exécution de ses missions.


La Commission recommande :

1° - Au syndic :

- d’adresser à tout nouveau copropriétaire une note d’information sur l’organisation du syndicat, notamment sur le rôle du conseil syndical consistant à faciliter la gestion de l’immeuble et à servir de trait d’union entre le syndic et les copropriétaires ;

- de faciliter l’accomplissement de sa mission par le conseil syndical, de ne pas faire obstacle à sa mission de contrôle et de demander son assistance lorsqu’il l’estime nécessaire ou opportun ;

- de notifier, au plus tard en même temps que l’ordre du jour de l’assemblée générale, l’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire ; - de prévoir dans le budget du syndicat une ligne «dépenses du conseil syndical» qui sera soumise au vote de l’assemblée générale en même temps que l’ensemble du budget ;

2° - Au conseil syndical :

- de faire connaître ses avis sur les questions relevant de sa mission. Quand l’avis du conseil syndical est obligatoire, celui-ci doit être pris par écrit. Tous autres avis doivent être, si possible, consignés dans un registre ouvert à cet effet ;

- d’établir le compte-rendu de l’exécution de sa mission qu’il est souhaitable de transmettre au syndic en vue de la notification prévue au 3°) du II de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 ;

- de chiffrer et justifier des dépenses budgétaires annuelles nécessaires à son fonctionnement, à l’accomplissement de sa mission de contrôle et d’assistance, dans les limites de la ligne budgétaire votée ;


II - B - Les délégations de pouvoir données au conseil syndical

Considérant

- que l’article 25 a) de la loi du 10 juillet 1965 dispose que : «Ne sont adoptées qu’à la majorité des voix de tous les copropriétaires les décisions concernant :

a) Toute délégation du pouvoir de rendre l’une des décisions visées à l’article 24 ;» que l’article 21 du décret du 17 mars 1967 dispose que : «Une délégation de pouvoir donnée, en application de l’article 25 a de la loi du 10 juillet 1965, par l’assemblée générale au syndic, au conseil syndical ou à toute autre personne ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément déterminé. Cette délégation peut autoriser son bénéficiaire à décider de dépenses dont elle détermine l’objet et fixe le montant maximum. Elle ne peut, en aucun cas, priver l’assemblée générale de son pouvoir de contrôle sur l’administration de l’immeuble et la gestion du syndic. Le délégataire rend compte à l’assemblée de l’exécution de la délégation.»


La Commission recommande :

1° - Au syndic : - d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale, lorsque cela s’avère nécessaire et après concertation avec le conseil syndical, un projet de résolution relatif à une délégation de pouvoir au conseil syndical ou à un membre de celui-ci, ne portant délégation que pour un acte ou une décision expressément déterminée, visée à l’article 24 de la loi ;

2° - Au conseil syndical :

- de refuser la délégation de pouvoir comportant un mandat général ;

- de se conformer au contenu précis de la délégation et de rendre compte à l’assemblée générale de l’exécution de cette délégation, un rapport écrit mis à disposition des copropriétaires pouvant être établi ;


II - C - La mission dans la tenue des assemblées générales

Considérant :

- que selon l’article 10 du décret, «A tout moment un ou plusieurs copropriétaires ou le conseil syndical peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale.»

- que l’article 11 du décret dispose que : « Sont notifiés au plus tard en même temps que l’ordre du jour (…) pour l’information des copropriétaires (…)  3° L’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire en application du deuxième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. 4° Le compte-rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical prévu au deuxième alinéa de l’article 22 du présent décret et le bilan établi par le conseil syndical en application du second alinéa de l’article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965.»

- que l’article 22 du décret dispose que : «Le conseil syndical rend compte à l’assemblée générale, chaque année de l’exécution de sa mission.»

- que d’après l’article 26 du décret : «Le conseil syndical contrôle... l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution... L’ordre du jour de l’assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical.»


La Commission recommande au syndic et au conseil syndical :

1° - Avant la tenue de l’assemblée générale :

- que le syndic n’omette pas d’établir l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical ;

- que le conseil syndical soit associé à l’élaboration du budget prévisionnel pour qu’il puisse exercer son contrôle et donner son avis ;

- que le conseil syndical veille à ce que l’ordre du jour prenne en compte les questions notifiées par les copropriétaires ou par le conseil syndical ;

- que soient joints à l’ordre du jour les avis écrits du conseil syndical pour tous les contrats ou marchés dont le coût dépasse le montant voté par l’assemblée générale en application du 2ème alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, ainsi que le compte-rendu d’exécution de sa mission ;

2° - Au cours de l’assemblée générale :

- que soit présenté le compte-rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical, donnant notamment toute information sur la comptabilité du syndicat, les conditions de conclusion et d’exécution des marchés et de tous autres contrats, ainsi que sur l’activité du conseil syndical.


III – LE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL SYNDICAL

III - A - Le fonctionnement

III - B - La responsabilité du conseil syndical

III - C - Les archives


III - A - Le fonctionnement

Considérant

- que selon l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 : «En cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat. Dans l’hypothèse où l’ancien syndic a fait le choix de confier tout ou partie des archives du syndicat des copropriétaires à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic. Dans le délai de deux mois suivant l’expiration du délai mentionné ci-dessus, l’ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat. Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant comme en matière de référé, d’ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas du présent article ainsi que le versement des intérêts dus à compter du jour de la mise en demeure, sans préjudice de dommages et intérêts.»;

- que l’article 21 de la même loi dispose que : «le conseil syndical élit son président parmi ses membres.» ;

- que d’après l’article 8 du décret 17 mars 1967 : « La convocation de l’assemblée générale est de droit lorsqu’elle est demandée au syndic soit par le conseil syndical, s’il en existe un, soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un nombre inférieur de voix. La demande, qui est notifiée au syndic, précise les questions dont l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée est demandée. Dans les cas prévus au précédent alinéa, l’assemblée générale des copropriétaires est valablement convoquée par le président du conseil syndical, s’il en existe un, après la mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours.»;

- que l’article 26 du même décret dispose que : «Lorsqu’une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu’il en a été désigné un, ou, à défaut, à chacun de ses membres. Lorsque la communication est demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres.» ;

- que selon l’article 27 du décret : «Les fonctions de président et de membre du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération. Le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité. Les dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic.»


La Commission rappelle que :

Les textes ne prévoient que la disposition selon laquelle «le conseil syndical élit son président parmi ses membres», les autres règles du fonctionnement étant définies par le règlement de copropriété ou les décisions de l’assemblée générale. Les pouvoirs propres du président consistent : -en la possibilité de convoquer une assemblée générale en cas de refus du syndic, dans les conditions prévues à l’article 8 alinéa 2 du décret et d’engager une action tendant à la remise de fonds et archives détenus par l’ancien syndic, en application de l’article 18-2 de la loi, sous réserve des pouvoirs conférés dans les cas particuliers visés dans la recommandation 13 bis ; -en la réception, es qualités, de toute communication écrite faite au conseil syndical ; Les frais nécessités par le fonctionnement du conseil syndical constituent des dépenses d’administration, et sont donc fixés dans les mêmes conditions ;


La Commission recommande :

1° Aux membres du conseil syndical

- d’élire un président, ce qui relève de la compétence exclusive du conseil ;

- de désigner son président dès sa première réunion, le conseil syndical étant convoqué à cet effet par son doyen d’âge ;

si le règlement de copropriété ne le prévoit pas, de désigner le président du conseil à la majorité des membres de ce conseil et, faute de majorité absolue, à la majorité relative ; d’élaborer un règlement du fonctionnement du conseil syndical, si le règlement de copropriété n’en contient pas

- de tenir un registre des avis du conseil syndical ;

- de prévoir, dans le budget prévisionnel soumis au vote de l’assemblée générale, une ligne «dépenses du conseil syndical» affectée au fonctionnement de ce conseil notamment pour permettre, le cas échéant, la rémunération de tout personne de son choix ;

- d’assurer la permanence de l’information donnée aux copropriétaires sur l’activité et les avis du conseil syndical ;

- d’assurer effectivement l’exécution des missions d’assistance et de contrôle, qui lui sont dévolues à l’exclusion des pouvoirs de décision, qui sont de la compétence de l’assemblée générale et du syndic, sous réserve d’une délégation de pouvoir ;

- d’utiliser la possibilité de recevoir des missions ou délégations de l’assemblée générale votées à la majorité de l’article 25, étant rappelé que la délégation de pouvoir ne peut lui être donnée que pour les seules décisions relevant de la majorité relative (article 24) et qu’elle est assortie d’un formalisme imposant la notification, au plus tard en même temps que l’ordre du jour de l’assemblée générale, d’un «projet de résolution» ;

- d’utiliser, comme indiqué ci-dessus, la possibilité de se faire assister par toute personne de son choix, en fixant avec elle les conditions de paiement des honoraires, frais et débours, sauf si elles sont déjà déterminées dans le règlement de copropriété, éventuellement modifié ou complété par décision de l’assemblée générale ;

2° - Au président du conseil syndical :

- dès sa désignation, d’en aviser le syndic ;

- de s’assurer que son nom figure sur le registre des mandats que doit tenir le syndic professionnel afin d’être prévenu par l’organisme garant en cas de cessation de la garantie financière couvrant les activités de ce syndic ;

- de transmettre à chacun des membres du conseil syndical la teneur de la communication écrite qu’il a reçue es qualités, notamment dans le cas de l’article 29-1A ;


III - B - La responsabilité du conseil syndical

La Commission rappelle que :

Le conseil syndical n’étant pas doté de la personnalité civile, sa responsabilité ne peut pas être engagée. En revanche, chacun de ses membres pourrait voir sa responsabilité personnelle pour faute engagée, étant néanmoins précisé que le caractère gratuit du mandat et le rôle essentiellement consultatif des conseillers syndicaux ne rend pas fréquente la mise en jeu de sa responsabilité et, en tout état de cause, est de nature à atténuer cette responsabilité. En conséquence la Commission recommande :

- que la responsabilité de chacun des membres du conseil syndical soit couverte par une assurance souscrite aux frais du syndicat ;


III - C - Les archives

Considérant :

- que l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que : «En cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat. Dans l’hypothèse où l’ancien syndic a fait le choix de confier tout ou partie des archives du syndicat des copropriétaires à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic. Dans le délai de deux mois suivant l’expiration du délai mentionné ci-dessus, l’ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat. Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant en référé, d’ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas du présent article ainsi que le versement des intérêts dus à compter du jour de la mise en demeure, sans préjudice de tous dommages et intérêts.»;

- que selon l’article 33 du décret du 17 mars 1967 : «Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant, les diagnostics techniques. Il délivre, en les certifiant, des copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que des copies des annexes de ces procès-verbaux. Il remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie du carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant, des diagnostics techniques mentionnés au premier alinéa du présent article. La conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic.» ;

- que d’après l’article 33-1 du décret du 17 mars 1967 : «En cas de changement de syndic, la transmission des documents et archives du syndicat doit être accompagnée d’un bordereau récapitulatif de ces pièces. Copie de ce bordereau est remise au conseil syndical.» ;

- que l’article 33-2 dispose : «L’obligation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne se substitue pas à l’obligation faite à l’ancien syndic de transférer les documents et archives du syndicat au nouveau syndic, telle que prévue à la première phrase du même alinéa.»


La Commission rappelle que :

Le président du conseil syndical a la faculté d’engager la procédure visée à l’article18-2 de la loi du 10 juillet 1965 en cas d’absence de transmission ou de la transmission incomplète des archives de l’ancien syndic, notamment lorsqu’elle est motivée par l’existence d’un contrat d’archivage liant l’ancien syndic avec un prestataire extérieur.


La Commission recommande :

1° - Au nouveau syndic :

- d’adresser au conseil syndical, sans délai, copie du bordereau de transmission des archives ;

- de formuler des réserves, sous sa responsabilité, dans la mesure où les documents et archives transmis ne correspondent pas au bordereau remis.

2° - Au président du conseil syndical :

- d’informer, si nécessaire, le nouveau syndic que certaines archives du syndicat n’ont pas fait l’objet de transmission par l’ancien syndic ;

- s’il envisage d’engager une action tendant à la remise des fonds et archives détenus par l’ancien syndic, de le faire en concertation avec le nouveau syndic ou l’administrateur provisoire éventuellement désigné ;

- d’engager lui-même la procédure prévue à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 dès lors que, à la suite d’ une mise en demeure restée infructueuse, le nouveau syndic n’a pas lui-même engagé cette procédure.

05. Recommandation 5 relative à la division d'immeubles et au respect des règles dela publicité foncière pour les états descriptifs de division

par Commission relative à la copropriété
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RECOMMANDATION RELATIVE A LA DIVISION DES IMMEUBLES ET AU RESPECT DES REGLES DE LA PUBLICITE FONCIERE POUR LES ETATS DESCRIPTIFS DE DIVISION

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