Recommandations

La Commission :
 Considérant que l'article 18, alinéa 1er, tiret 4, de la loi du 10 juillet 1965, modifiée par la loi no 85-1470 du 31 décembre 1985, dispose que :
 ... le syndic est chargé...
 – de soumettre au vote de l'assemblée générale, lors de la première désignation et au moins tous les trois ans, la décision d'ouvrir ou non un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat sur lequel seront versées toutes les sommes ou valeurs reçues par ce dernier. Cette décision est prise à la majorité mentionnée à l'article 25 de la présente loi. Le syndic dispose d'un délai de six mois pour exécuter la décision de l'assemblée générale lorsqu'elle a pour effet de modifier les modalités de dépôt des fonds du syndicat. Faute par le syndic de faire délibérer l'assemblée sur l'ouverture ou non d'un compte séparé dans les conditions ci-dessus définies, son mandat est nul de plein droit : toutefois, les actes qu'il aurait passés avec les tiers de bonne foi demeurent valables ;
 
Considérant que l'article 11-5o du décret du 17 mars 1967 impose la notification au plus tard en même temps que l'ordre du jour d'un projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée à statuer notamment sur la question visée à l'article 18, tiret 4, de l'alinéa 1er...

Considérant que l'article 29, alinéa 2, du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret no 76-768 du 9 juin 1986, dispose que :
 la décision d'ouvrir un compte séparé dans les conditions de majorité prévues à l'article 25 de la loi du 25 juillet 1965 ;
 
Considérant que l'article 38 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret no 73-748 du 26 juillet 1973 dispose que :
 Dans le cas où l'immeuble est administré par un syndic qui n'est pas soumis aux dispositions de la loi no 70-9 du 2 janvier 1970 et des textes pris pour son application, toutes sommes ou valeurs reçues au nom et pour le compte du syndicat doivent être versées sans délai à un compte bancaire ou postal ouvert au nom du syndicat. Le règlement de copropriété ou une décision de l'assemblée générale peut, le cas échéant, dans les conditions et sous réserve des garanties qu'il détermine, fixer le montant maximum des fonds que le syndic peut être autorisé à ne pas verser à ce compte.

Rappelle :
 – que, dans la situation envisagée par l'article 38 du décret du 17 mars 1967 précité, par exemple lorsque les fonctions de syndic sont assumées par un copropriétaire, les fonds détenus pour le compte du syndicat étant nécessairement déposés sur un compte séparé ouvert au nom du syndicat, il n'y a pas lieu, dans ce cas, de soumettre à l'assemblée générale la question de l'ouverture ou de la non-ouverture d'un compte séparé ;
 – qu'à l'exception de la situation ci-dessus envisagée, l'assemblée générale doit être appelée à délibérer sur le compte séparé lors de la première désignation d'un syndic et, ensuite, au moins tous les trois ans, qu'il y ait, ou non, changement de syndic. Selon la jurisprudence de la Cour de cassation (Cass. 3e civ., 15 déc. 1993 : Bull. civ. III, no 172, p. 114), cette obligation s'impose alors même qu'un compte séparé serait déjà ouvert au nom du syndicat ;
 – que si l'assemblée générale vote pour l'ouverture d'un compte séparé, le syndic doit procéder, dans le délai de six mois imparti par la loi, à l'ouverture de ce compte au nom du syndicat auprès de la banque ou du centre des chèques postaux désigné, le cas échéant, par l'assemblée.
 Appelle l'attention sur ce que les termes de la loi excluent, pour la décision d'ouverture ou de non-ouverture du compte séparé, la possibilité, à défaut de décision prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires, de convoquer une nouvelle assemblée à l'effet de statuer dans les conditions de majorité prévues à l'article 24.

Recommande au syndic
1° Pour l'information des copropriétaires :
 – lors de la convocation à l'assemblée générale, de présenter, de manière distincte, la question relative au compte séparé, afin qu'elle fasse l'objet d'un vote spécifique ;
 – d'exposer, à l'assemblée générale, les avantages et les inconvénients éventuels du compte séparé au nom du syndicat, d'une part, et du compte professionnel du syndic, d'autre part, pour la bonne gestion de la copropriété, la tenue des comptes, la garantie financière des fonds détenus pour autrui, etc. ;
 – de ne pas présenter, si le compte professionnel du syndic comporte des sous-comptes ou des rubriques par mandant, un de ces sous-comptes ou une de ces rubriques comme étant un compte séparé ouvert au nom du syndicat. Le sous-compte ou la rubrique par mandant n'est, en effet, qu'une modalité du compte professionnel du syndic ;
 – d'informer les copropriétaires qu'en cas de vote pour l'ouverture d'un compte séparé, le syndicat, en qualité de titulaire de ce compte, a le droit de désigner la banque ou le centre de chèques postaux auprès duquel le compte sera ouvert.
2° Pour le libellé de la question et du projet de résolution :
 Constatant la pratique de certains syndics consistant, par exemple, à lier la question de leur renouvellement de celle de l'ouverture ou non du compte ou encore à utiliser des formules ambiguës, qui sont à proscrire, telles que :
 – « confirmation du mode de gestion en application de la loi no 85-1470 du 31 décembre 1985 dite loi Bonnemaison (compte bancaire unique) » ;
 ou
 – « renouvellement des modalités financières de gestion, notamment celle de ne pas ouvrir de compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat, et ce pour une durée de trois ans » ;
 ou encore
 « confirmation de la décision relative au maintien de la gestion financière de la copropriété avec comptabilité séparée du syndicat sur le compte unique du syndic avec refus de l'ouverture d'un compte bancaire ou postal séparé conformément à l'article 1er, alinéa 2, de la loi no 85-1470 du 31 décembre 1985 ».
 Étant rappelé :
 – que la question relative à l'ouverture ou non d'un compte séparé doit être inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée lors de la désignation du premier syndic, lors du changement de syndic et, en tout cas, tous les trois ans ;
 – qu'un projet de résolution doit être joint à la convocation pour l'assemblée au cours de laquelle il sera délibéré sur le compte séparé.

Recommande au syndic
 – de libeller la question à inscrire à l'ordre du jour de manière à faire apparaître le droit, pour les copropriétaires, d'opter pour l'ouverture ou la non-ouverture du compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat.

a) Lors de la désignation du premier syndic, ou, dans les autres situations, si un compte séparé n'a pas été ouvert au nom du syndicat :
 – de joindre à la convocation de l'assemblée générale comportant la question relative à l'ouverture ou la non-ouverture du compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat, dans le souci d'éviter l'équivoque qui résulte de la formule alternative « pour ou contre » et d'indiquer clairement le résultat du vote, un projet de résolution rédigé en ces termes :
 l'assemblée générale, invitée à se prononcer sur la question d'ouvrir ou non un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat, décide d'ouvrir le compte.
 – de porter au procès-verbal de l'assemblée, conformément à l'article 17, alinéa 2, du décret du 17 mars 1967, le texte de la délibération, rédigé en ces termes :
 décision d'ouvrir le compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat (avec indication facultative du centre de chèques postaux ou de la banque).
 résultat du vote : pour...
 contre...
 abstention...
 (si le nombre de voix « pour » représente la majorité des voix de tous les copropriétaires, la décision d'ouvrir un compte séparé sera adoptée et le syndic devra l'exécuter ; si cette majorité n'est atteinte, le compte séparé ne sera pas ouvert).

b) Si le compte séparé est déjà ouvert :
 – de joindre à la convocation de l'assemblée générale comportant la question relative à l'ouverture ou la non-ouverture du compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat un projet de résolution rédigé en ces termes :
 l'assemblée générale, invitée à se prononcer sur la question d'ouvrir ou non un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat, décide de maintenir le compte séparé ouvert auprès... (indication du centre de chèques postaux ou de la banque).
 – de porter au procès-verbal de l'assemblée le texte de la délibération rédigé en ces termes :
 décision de maintenir le compte séparé ouvert auprès... (indication du centre de chèques postaux ou de la banque).
 résultat du vote : pour...
 contre...
 abstention...
 (si le nombre de voix « pour » représente la majorité des voix de tous les copropriétaires, la décision de maintenir le compte séparé sera adoptée : si cette majorité n'est pas atteinte, le syndic devra procéder à la fermeture du compte séparé dans le délai de six mois imparti par la loi).

Vu l'article 20 de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis :
Vu les articles 5 et 5-1 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 pris pour son application, modifié par le décret du 17 février 1995 :
 

Considérant que l'article 5 du décret du 17 mars 1967 modifié dispose :
 « Le syndic adresse, avant l'établissement de l'un des actes visés au précédent article, au notaire chargé de recevoir l'acte, à la demande de ce dernier ou à celle du copropriétaire partie à l'acte, un état daté qui, en vue de l'information des parties et, le cas échéant, des créanciers inscrits, indique d'une manière même approximative, pour le lot considéré, et sous réserve de l'apurement des comptes :
 a) les sommes qui correspondent à la quote-part du copropriétaire intéressé :
 – dans les charges dont le montant n'est pas encore liquidé ou devenu exigible à l'encontre du syndicat ;
 – dans les charges qui résulteront d'une décision antérieurement prise par l'assemblée générale mais non encore exécutée ;
 b) éventuellement, le solde des versements effectués par le propriétaire intéressé à titre d'avances ou de provisions, à quelque titre que ce soit, ainsi que les décisions de l'assemblée générale d'où résultent ces avances et provisions ;
 c) s'il y a lieu, le montant des sommes restant dues à un titre quelconque au syndicat et leur justification ;
 d) le montant des charges afférentes au lot considéré, pour le dernier exercice approuvé et le dernier budget prévisionnel voté ».
 

Considérant que l'article 5-1 du décret du 17 mars 1967 modifié dispose :
 « Pour l'application des dispositions de l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée, il n'est tenu compte que des créances du syndicat effectivement liquides et exigibles à la date de la mutation.
 L'opposition éventuellement formée par le syndic doit énoncer d'une manière précise :
 1° le montant et les causes des créances du syndicat afférentes aux charges et travaux mentionnés aux articles 10 et 30 de la loi du 10 juillet 1965 de l'année courante et des deux dernières années échues ;
 2° le montant et les causes des créances du syndicat afférentes aux charges et travaux mentionnés aux articles 10 et 30 de la loi du 10 juillet 1965 des deux années antérieures aux deux dernières années échues ;
 3° le montant et les causes des créances de toute nature du syndicat garanties par une hypothèque légale et non comprises dans les créances privilégiées, visées aux 1° et 2° ci-dessus ;
 4° le montant et les causes des créances de toute nature du syndicat non comprises dans les créances visées aux 1o, 2o et 3o ci-dessus ;
 Si le lot fait l'objet d'une vente sur licitation ou sur saisie immobilière, l'avis de mutation prévu par l'article 20 de la loi précitée du 10 juillet 1965 est donné au syndic, selon le cas soit par le notaire soit par l'avocat du demandeur ou du créancier poursuivant ; si le lot fait l'objet d'une expropriation pour cause d'utilité publique ou de l'exercice d'un droit de préemption publique, l'avis de mutation est donné au syndic, selon le cas, soit par le notaire ou par l'expropriant soit par le titulaire du droit de préemption ; si l'acte est reçu en la forme administrative, l'avis de mutation est donné au syndic par l'autorité qui authentifie la convention ».

Considérant qu'afin de faciliter, lors de la mutation à titre onéreux d'un lot, les relations entre le notaire, éventuellement l'avocat du demandeur ou du créancier poursuivant d'une part, et le syndic d'autre part, la pratique a élaboré des formulaires concernant les informations prescrites par les textes ;

Considérant que l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965 ayant été modifié par la loi du 21 juillet 1994 relative à l'habitat, et que les articles du décret du 17 mars 1967 ayant été également modifiés, il est apparu utile à la Commission, à titre indicatif et non normatif, de proposer en annexe de la présente recommandation deux modèles relatifs respectivement à l'état daté prévu par l'article 5 du décret (annexe 1) et au certificat délivré en application de l'article 20 de la loi (annexe 2).

Que préalablement, la Commission précise :

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I. Concernant l'état daté prévu à l'article 5 du décret du 17 mars 1967 modifié

• Que le notaire chargé de recevoir tout acte conventionnel réalisant ou constatant le transfert de propriété à titre onéreux d'un lot ou d'une fraction de lot, ou la constitution sur ces derniers d'un droit réel, doit demander au syndic, préalablement à l'établissement de cet acte, l'état daté prévu par l'article 5 du décret ;
• Que l'état daté, établi par le syndic et adressé par ce dernier au notaire, est destiné à l'information des parties, et, le cas échéant, des créanciers inscrits ;
• Que l'état daté indique, d'une manière même approximative, et sous réserve de l'apurement des comptes, les sommes mentionnées aux a), b), c) et d) de l'article 5, portant sur le lot faisant l'objet d'un transfert ou de la constitution d'un droit réel ;
• Que les sommes visées au a) de l'article 5 sont celles, correspondant à la quote-part du copropriétaire cédant, qui pourront être demandées à l'acquéreur, si elles deviennent exigibles après le transfert de propriété ou de la constitution du droit réel :
 – dans les charges dont le montant n'est pas encore liquidé ou devenu exigible à l'encontre du syndicat (par ex., consommation d'eau froide, condamnation du syndicat par une décision de justice non définitive) ;
• Que les sommes visées au b) de l'article 5 correspondent à des versements effectués par le copropriétaire cédant à titre d'avance ou de provision sans que la charge définitive du versement lui incombe, et dont en conséquence le syndicat des copropriétaires pourrait être débiteur à son égard (par ex., solde de l'avance de trésorerie permanente, provision spéciale de l'article 18 de la loi du 10 juill. 1965 mod.) ;
• Que les sommes visées au c) de l'article 5 sont celles qui pourraient rester dues par le copropriétaire cédant, pour le lot considéré, au syndicat des copropriétaires à un titre quelconque (par ex., charges impayées avec mention de la date de l'appel de fonds) ;
• Que l'information prévue par le d) de l'article 5 sur le montant des charges afférentes au lot considéré, pour le dernier exercice approuvé et le dernier budget prévisionnel voté, a pour objet de porter ces indications à la connaissance de l'acquéreur éventuel pour lui permettre de vérifier, en cas d'acquisition, qu'il sera en mesure de faire face aux obligations juridiques et financières attachées à sa qualité de copropriétaire.

 

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II. Concernant le certificat de l'article 20 de la loi du 10 Juillet 1965 modifiée

• Que le certificat prévu à l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée est établi, le cas échéant, par le syndic et remis au vendeur ou adressé au notaire chargé de recevoir l'acte de mutation à titre onéreux ;
• Que le syndic n'a à délivrer le certificat prévu à l'article 20 précité que dans la mesure où le vendeur est libre de toute obligation à l'égard du syndicat ;
• Que, sous réserve de l'interprétation des tribunaux, les termes « libre de toute obligation » paraissent devoir s'entendre comme s'appliquant à l'ensemble des lots dont le vendeur est propriétaire, et non pas seulement au lot concerné par la mutation du moins en vue de l'opposition au versement des fonds ;
• Que conformément aux dispositions de l'article 5-1 du décret du 17 mars 1967 modifié, il ne doit être tenu compte, pour l'établissement du certificat, que des créances effectivement liquides et exigibles à la date de la mutation, étant précisé que :
 – d'une part, constituent des créances liquides et exigibles les appels de fonds votés par l'assemblée générale avant la cession, fût-ce pour le financement de travaux non encore exécutés ;
 – d'autre part, que les sommes correspondant au coût de travaux payés par le cédant par annuités, en application de l'article 33 de la loi du 10 juillet 1965, deviennent immédiatement exigibles lors de la mutation entre vifs du lot de l'intéressé.

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ANNEXE

I. État daté relatif au lot faisant l'objet de la mutation à titre onéreux en vue de l'information des parties et des créanciers inscrits

II. Certificat du syndic

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I. État daté relatif au lot faisant l'objet de la mutation à titre onéreux en vue de l'information des parties et des créanciers inscrits

A) Sommes correspondant à la quote-part du copropriétaire cédant pour le lot considéré :
 – dans les charges dont le montant n'est pas encore liquidé ou devenu exigible ;
 – dans les charges qui résulteront d'une décision antérieurement prise par l'assemblée générale mais non encore exécutée.

B) Solde des versements effectués par le copropriétaire cédant à titre d'avance ou provision pour le lot considéré.

C) Sommes restant dues au syndicat pour le lot considéré.

D) À titre indicatif, montant des charges afférentes au lot considéré pour :
 – le dernier exercice approuvé,
 – le dernier budget prévisionnel voté.

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II. Certificat du syndic

délivré en application des dispositions de l'article 20 modifié de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965
 Art. 20. – Lors de la mutation à titre onéreux d'un lot, et si le vendeur n'a pas présenté au notaire un certificat du syndic ayant moins d'un mois de date, attestant qu'il est libre de toute obligation à l'égard du syndicat, avis de la mutation doit être donné par le notaire au syndic de l'immeuble, par lettre recommandée avec avis de réception. Avant l'expiration d'un délai de quinze jours à compter de la réception de cet avis, le syndic peut former au domicile élu, par acte extrajudiciaire, opposition au versement des fonds dans la limite ci-après pour obtenir le paiement des sommes restant dues par l'ancien propriétaire. Cette opposition contient élection de domicile dans le ressort du tribunal de grande instance de la situation de l'immeuble et, à peine de nullité, énonce le montant et les causes de la créance. Les effets de l'opposition sont limités au montant ainsi énoncé.
 « Tout paiement ou transfert amiable ou judiciaire du prix opéré en violation des dispositions de l'alinéa précédent est inopposable au syndic ayant régulièrement fait opposition.
 L'opposition régulière vaut au profit du syndicat mise en œuvre du privilège mentionné à l'article 19-1 ».
 Le syndic soussigné, atteste que le copropriétaire ci-après nommé, pour les lots lui appartenant, est libre, à ce jour, de toute obligation à l'égard du syndicat.
 Si la mutation n'intervient pas dans un délai d'un mois de la date du présent certificat, avis de celle-ci devra être donné par lettre recommandée avec avis de réception, conformément à l'article 20 de la loi précitée du 10 juillet 1965 afin de permettre au syndic de former éventuellement opposition.

(JCP N 1994, prat. 2689)
 
La présente recommandation concerne la vente par adjudication, l'expropriation pour cause d'utilité publique ou l'exercice d'un droit de préemption public portant sur un ou plusieurs lots d'un immeuble en copropriété ou sur des parties communes dudit immeuble.
 
Vu les articles 20 et 16-1 de la loi du 10 juillet 1965.
 Art. 20. – Lors de la mutation à titre onéreux d'un lot, et si le vendeur n'a pas présenté au notaire un certificat du syndic ayant moins d'un mois de date, attestant qu'il est libre de toute obligation à l'égard du syndicat, avis de la mutation doit être donné au syndic de l'immeuble, par lettre recommandée avec avis de réception, à la diligence de l'acquéreur. Avant l'expiration d'un délai de huit jours à compter de la réception de cet avis, le syndic peut former, au domicile élu, par acte extrajudiciaire, opposition au versement des fonds pour obtenir le paiement des sommes restant dues par l'ancien propriétaire. Cette opposition, à peine de nullité, énoncera le montant et les causes de la créance et contiendra élection de domicile dans le ressort du tribunal de grande instance de la situation de l'immeuble. Aucun paiement ou transfert amiable ou judiciaire de tout ou partie du prix ne sera opposable au syndic ayant fait opposition dans ledit délai.
 Art. 16-1  (L. no 79-2, 2 janv. 1979). – Les sommes représentant le prix des parties communes cédées se divisent de plein droit entre les copropriétaires dans les lots desquels figuraient ces parties communes et proportionnellement à la quotité de ces parties afférente à chaque lot.
 La part du prix revenant à chaque copropriétaire lui est remise directement par le syndic et ce, nonobstant l'existence de toute sûreté grevant son lot.
 Les présentes dispositions ne dérogent pas à celles de l'article L. 12-3 du Code de l'expropriation pour cause d'utilité publique.
 Vu les articles 5 et 6 du décret du 17 mars 1967.
 Art. 5. – Pour l'application des dispositions de l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965, il n'est tenu compte que des créances du syndicat effectivement liquides et exigibles à la date de la mutation.
 Indépendamment de l'application des dispositions dudit article 20, le syndic adresse, avant l'établissement de l'un des actes visés au précédent article, au notaire chargé de recevoir l'acte, à la demande de ce dernier ou à celle du copropriétaire qui cède son droit, un état daté qui, en vue de l'information des parties, indique, d'une manière même approximative et sous réserve de l'apurement des comptes :

 a) Les sommes qui correspondent à la quote-part du cédant :
 – dans les charges dont le montant n'est pas encore liquidé ou devenu exigible à l'encontre du syndicat ;
 – dans les charges qui résulteront d'une décision antérieurement prise par l'assemblée générale mais non encore exécutée.

 b) Éventuellement, le solde des versements effectués par le cédant à titre d'avance ou de provision.
 Art. 6. – Tout transfert de propriété d'un lot ou d'une fraction de lot, toute constitution sur ces derniers d'un droit d'usufruit, de nue-propriété, d'usage ou d'habitation, tout transfert de l'un de ces droits est notifié, sans délai, au syndic soit par les parties, soit par le notaire qui établit l'acte, soit par l'avoué qui a obtenu la décision judiciaire, acte ou décision qui, suivant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution.
 Cette notification comporte la désignation du lot ou de la fraction de lot intéressé ainsi que l'indication des nom, prénoms, domicile réel ou élu de l'acquéreur ou du titulaire de droit et, le cas échéant, du mandataire commun prévu à l'article 23 (al. 2) de la loi du 10 juillet 1965.

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I. VENTE PAR ADJUDICATION

La Commission rappelle
 – que les dispositions des articles 20 de la loi du 10 juillet 1965 et 6 du décret du 17 mars 1967, ci-dessus reproduits, sont applicables à une vente par adjudication d'un lot de copropriété qu'il s'agisse d'une vente devant le tribunal sur licitation ou sur saisie immobilière ou encore d'une adjudication devant notaire.
 
En conséquence, la Commission recommande à l'avocat du créancier poursuivant ou au notaire :
 – de demander au syndic, préalablement à la vente, l'état daté prévu par l'article 5 du décret, ceci afin d'assurer la meilleure information possible des acquéreurs, à défaut de pouvoir recourir, dans la plupart des cas, au certificat de l'article 20 de la loi ;
 – de faire figurer dans le cahier des charges de la vente le domicile élu où sera reçue une éventuelle opposition ; le choix de ce domicile n'est pas réglementé. Il se portera de préférence sur le cabinet de l'avocat ou l'étude du notaire chargé de recevoir les fonds ;
 – après la vente, de notifier sans délai au syndic le jugement ou le procès-verbal d'adjudication qui constitue l'acte translatif de propriété.
 Cette notification rappellera l'élection de domicile, le délai de huitaine pour faire opposition et l'obligation, le cas échéant, pour le syndic d'y procéder par acte extrajudiciaire.
 Pour ce qui concerne le contenu de l'opposition, les créances dont le syndic peut faire état, la pratique de la clause dite « de solidarité » et l'opportunité d'inscrire au plus tôt l'hypothèque légale du syndicat, il est renvoyé à la recommandation no 9 ;
 – enfin, d'aviser le détenteur effectif des fonds, par exemple le bâtonnier, s'il a été constitué séquestre et le juge si une procédure d'ordre est ouverte.
 Par ailleurs, il a déjà été rappelé dans la recommandation no 9 que la créance du syndicat pour un arriéré de charges n'a qu'un caractère chirographaire et que l'opposition formée par le syndic n'emporte pas que de privilège au profit du syndicat.
 Dans le cas d'une vente sur saisie immobilière l'opposition du syndic n'aura nécessairement qu'un objet limité à la partie du prix disponible après que les créanciers inscrits auront été désintéressés. La jurisprudence en déduit que le défaut de notification de l'adjudication au syndic n'ouvrirait droit à une indemnisation du syndicat que s'il était établi que le prix excédait les créances privilégiées et que le syndicat avait une chance d'être effectivement payé.

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II. EXPROPRIATION POUR CAUSE D'UTILITÉ PUBLIQUE

 La Commission constate
 que bien que cette situation soit peu fréquente, une procédure d'expropriation pour cause d'utilité publique peut concerner un ou plusieurs lots dans un immeuble placé sous le statut de la copropriété, ou bien certains lots en même temps que des parties communes, ou encore des parties communes seulement. Moins rare sera l'hypothèse qu'une procédure touchant la totalité de l'immeuble en copropriété :
 – que ni le Code de l'expropriation ni la loi du 10 juillet 1965 n'envisagent ces éventualités ;
 – qu'en vertu de l'article L. 12-1 du Code de l'expropriation le transfert de propriété est opéré par voie d'accord amiable ou par une ordonnance rendue par le juge de l'expropriation et qu'il résulte des articles R. 11-28 et R. 12-4 du même code que l'ordonnance désigne chaque immeuble ou fraction d'immeuble exproprié, en précisant l'identité de chaque propriétaire, au vue des renseignements figurant au cadastre à la date de l'ordonnance.
 
En conséquence, la Commission considère, sous réserve de l'appréciation des tribunaux :
 – que l'expropriation est poursuivie et prononcée à l'encontre de chacun des copropriétaires concernés, tant pour la partie privative de son lot que pour la quote-part y afférente des parties communes, telles que déterminée dans l'état descriptif de division ;
 – que l'expropriation n'est poursuivie et prononcée à l'encontre du syndicat des copropriétaires que lorsqu'elle porte exclusivement sur une partie commune, à charge par le syndic de répartir l'indemnité entre les copropriétaires selon les dispositions de l'article 16-1 ci-dessus.

La Commission recommande à l'autorité expropriante lorsque l'expropriation porte sur un ou plusieurs lots :
 – en cas d'accord amiable, faisant l'objet d'un acte authentique ou d'un acte administratif, de faire application des dispositions de l'article 20 ;
 – en cas d'ordonnance d'expropriation, de notifier au syndic l'avis de mutation prévu par ce texte, pour lui permettre, dans le cas où le copropriétaire exproprié serait débiteur à l'égard du syndicat, de faire opposition entre les mains de l'expropriant qui procédera alors à la consignation de l'indemnité conformément aux dispositions de l'article R. 13-65 du Code de l'expropriation.

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III. EXERCICE D'UN DROIT DE PRÉEMPTION PUBLIQUE

La Commission rappelle
 – que dans l'hypothèse de l'exercice par l'autorité publique, du droit de préemption qui lui est reconnu par la loi, le transfert de propriété s'opère différemment suivant qu'il existe ou non accord sur le prix.

1) En cas d'accord sur le prix, le transfert de propriété s'opère :
 – soit à la date de la notification de la décision du titulaire du droit de préemption d'acquérir aux prix et conditions de la déclaration d'intention d'aliéner ;
 – soit à la date de la notification de l'acceptation par le propriétaire de la contre-proposition du titulaire du droit de préemption ;
 – soit à la date de l'accord amiable.

2) En cas de désaccord sur le prix le transfert de propriété s'opère lorsque les deux conditions suivantes sont réunies :
 – une décision juridictionnelle est passée en force de chose jugée : jugement notifié non frappé d'appel dans le délai ou arrêt de la cour d'appel ;
 – aucune des deux parties n'a exercé le droit de repentir prévu par l'article L. 213-7 du Code de l'urbanisme.

3) En cas de délaissement (décision d'acquérir prise par le titulaire du droit de préemption à la demande du propriétaire dans les périmètres de zones d'aménagement différé ou de droit de préemption urbain) le transfert de propriété s'opère à la date de la notification de la décision d'acquérir par le titulaire du droit de préemption, alors même que les parties seraient en désaccord sur le prix. Dans ce dernier cas et dans la mesure, en effet, où le délaissement est irréversible, il est considéré qu'il y a accord sur la chose et sur un prix déterminable.

En conséquence, la Commission recommande aux titulaires d'un droit de préemption :
 – de notifier sans délai au syndic l'avis de mutation prévu par l'article 20 à l'une des dates correspondantes aux hypothèses susvisées.

La Commission
Considérant que l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dispose :
Indépendamment des pouvoirs qui lui sont conférés par d'autres dispositions de la présente loi ou par une délibération spéciale de l'assemblée générale, le syndic est chargé... :
 – d'administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci ».
 
Considérant que l'article 18-2, alinéa 1er, de la loi du 10 juillet 1965 dispose :
 « En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat ».

Considérant que l'article 33 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret no 86-768 du 9 juin dispose notamment :
 « Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat ».

Considérant qu'il est de l'intérêt d'une bonne administration de l'immeuble que soient remis au syndic par le maître de l'ouvrage les documents nécessaires à celle-ci, et que, par la suite, les plans d'origine soient actualisés.
 Que la remise au syndicat des documents techniques relatifs à l'immeuble peut améliorer, notamment en cas d'urgence, la mise en œuvre et l'exécution des travaux rendus nécessaires.

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I. LORS DE LA MISE EN COPROPRIÉTÉ D'UN IMMEUBLE NEUF OU RÉNOVÉ

Recommande au maître de l'ouvrage ou au vendeur de remettre au premier syndic :
 – le règlement de copropriété ;
 – l'état descriptif de division ;
 – la liste des copropriétaires et des réservataires ;
 – une copie de l'arrêté de permis de construire ;
 – une attestation de la réalité de la réception des travaux avec l'indication de la date ;
 – le contrat d'assurance dommages-ouvrages ;
 – le contrat d'assurances multirisques ;
 – la liste des intervenants techniques mentionnant la nature des travaux qu'ils ont réalisés et la référence de leur police d'assurance ;
 – les contrats concernant l'exploitation de l'immeuble sur le plan technique (chauffage urbain, câble...) et contrats d'entretien ;
 – le plan de récolement des réseaux.

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II. LORS DE TRAVAUX POSTÉRIEURS

Recommande au syndic :
 – lorsque les travaux ont une incidence sur le gros œuvre ou les réseaux de l'immeuble, de se faire remettre par le maître d'œuvre de ces travaux (architecte, ingénieur, technicien) le plan ou schéma des ouvrages effectivement réalisés, ainsi qu'une notice précisant la nature des matériaux et les procédés techniques utilisés ;
 – lorsque les travaux modifient une installation existante, de veiller à ce que les plans et schémas antérieurs soient actualisés ;
 – s'il y a lieu, de se faire remettre le contrat d'assurance dommages-ouvrages y afférent.

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III. EN CAS DE CHANGEMENT DE SYNDIC

Recommande au syndic dont le mandat n'est pas renouvelé :
 – de transmettre sans retard à son successeur, outre les documents visés à l'article 18-2, l'ensemble des documents contractuels ou techniques relatifs à l'immeuble.

NB : Cette recommandation ne concerne ni les divisions ou réunions de lots, ni l'incidence des divers droits de préemption.
 

La Commission
Considérant que les articles 19 et 20 de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis disposent que :
• Art. 19. – Les créances de toute nature du syndicat à l'encontre de chaque copropriétaire sont, qu'il s'agisse de provision ou de paiement définitif, garanties par une hypothèque légale sur son lot. L'hypothèque peut être inscrite soit après mise en demeure restée infructueuse d'avoir à payer une dette devenue exigible, soit dès que le copropriétaire invoque les dispositions de l'article 33 de la présente loi.
• Le syndic a qualité pour faire inscrire cette hypothèque au profit du syndicat : il peut valablement en consentir la mainlevée et requérir la radiation, en cas d'extinction de la dette, sans intervention de l'assemblée générale.
• Le copropriétaire défaillant peut, même en cas d'instance au principal, sous condition d'une offre de paiement suffisante ou d'une garantie équivalente, demander mainlevée totale ou partielle au président du tribunal de grande instance statuant comme en matière de référé.
• Aucune inscription ou inscription complémentaire ne peut être requise pour des créances exigibles depuis plus de cinq ans.
• Les créances visées à l'alinéa 1er bénéficient, en outre, du privilège prévu par l'article 2102, 1o du Code civil en faveur du bailleur. Ce privilège porte sur tout ce qui garnit les lieux, sauf si ces derniers font l'objet d'une location non meublée.
• Dans ce dernier cas, il est reporté sur les loyers dus par le locataire.
• Art. 20. – Lors de la mutation à titre onéreux d'un lot, et si le vendeur n'a pas présenté au notaire un certificat du syndic ayant moins d'un mois de date, attestant qu'il est libre de toute obligation à l'égard du syndicat, avis de la mutation doit être donné au syndic de l'immeuble, par lettre recommandée avec avis de réception, à la diligence de l'acquéreur. Avant l'expiration d'un délai de huit jours à compter de la réception de cet avis, le syndic peut former, au domicile élu, par acte extrajudiciaire, opposition au versement des fonds pour obtenir le paiement des sommes restant dues par l'ancien propriétaire. Cette opposition, à peine de nullité, énoncera le montant et les causes de la créance et contiendra élection de domicile dans le ressort du tribunal de grande instance de la situation de l'immeuble. Aucun paiement ou transfert amiable ou judiciaire de tout ou partie du prix ne sera opposable au syndic ayant fait opposition dans ledit délai.
 

Vu les articles 4, 5, 6 et 57 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de cette loi, ainsi rédigés :
• Art. 4. – Tout acte conventionnel réalisant ou constatant le transfert de propriété d'un lot ou d'une fraction de lot, ou la constitution sur ces derniers d'un droit réel, doit mentionner expressément que l'acquéreur ou le titulaire du droit a eu préalablement connaissance, s'ils ont été publiés dans les conditions prévues par l'article 13 de la loi du 10 juillet 1965, du règlement de copropriété ainsi que des actes qui l'ont modifié.
• Il en est de même en ce qui concerne l'état descriptif de division et des actes qui l'ont modifié, lorsqu'ils existent et ont été publiés.
• Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et les actes qui les ont modifiés, même s'ils n'ont pas été publiés au fichier immobilier, s'imposent à l'acquéreur ou au titulaire du droit s'il est expressément constaté aux actes visés au présent article qu'il en a eu préalablement connaissance et qu'il a adhéré aux obligations qui en résultent.
• Art. 5. – Pour l'application des dispositions de l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965, il n'est tenu compte que des créances du syndicat effectivement liquides et exigibles à la date de la mutation.
• Indépendamment de l'application des dispositions dudit article 20, le syndic adresse, avant l'établissement de l'un des actes visés au précédent article, au notaire chargé de recevoir l'acte, à la demande de ce dernier ou à celle du copropriétaire qui cède son droit, un état daté qui, en vue de l'information des parties, indique, d'une manière même approximative et sous réserve de l'apurement des comptes :
 

a) Les sommes qui correspondent à la quote-part du cédant ;
Dans les charges dont le montant n'est pas encore liquidé ou devenu exigible à l'encontre du syndicat ;
Dans les charges qui résulteront d'une décision antérieurement prise par l'assemblée générale mais non encore exécutée.

b) Éventuellement, le solde des versements effectués par le cédant à titre d'avance ou de provision.
• Art. 6. – Tout transfert de propriété d'un lot ou d'une fraction de lot, toute constitution sur ces derniers d'un droit d'usufruit de nue-propriété, d'usage ou d'habitation, tout transfert de l'un de ces droits est notifié, sans délai, au syndic soit par les parties, soit par le notaire qui établit l'acte, soit par l'avoué qui a obtenu la décision judiciaire, acte ou décision qui, suivant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution.
• Cette notification comporte la désignation du lot ou de la fraction de lot intéressé ainsi que l'indication des noms, prénoms, domicile réel ou élu de l'acquéreur ou du titulaire de droit et, le cas échéant, du mandataire commun prévu à l'article 23 (al. 2) de la loi du 10 juillet 1965.
• Art. 57  (Mod., D. 31 juill. 1992). – Lorsque le syndic s'est opposé, dans les conditions prévues à l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965, au paiement du prix de vente d'un lot, d'une fraction de lot, pour une créance inférieure au montant de ce prix, les effets de l'opposition ainsi formée peuvent être limités, par décision du juge de l'exécution, au montant des sommes restant dues au syndicat par l'ancien propriétaire ; les règles de procédure prévues au chapitre II du décret du 31 juillet 1992 instituant de nouvelles règles relatives aux procédures civiles d'exécution pour l'application de la loi du 9 juillet 1991 portant réforme des procédures civiles d'exécution sont applicables.

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I. OPPOSABILITÉ À L'ACQUÉREUR DU RÈGLEMENT DE COPROPRIÉTÉ ET DE L'ÉTAT DESCRIPTIF DE DIVISION

La Commission rappelle
aux notaires l'obligation qui leur est faite par l'article 4 ci-dessus de donner connaissance aux acquéreurs d'un lot ou d'une fraction de lot, du règlement de copropriété, de l'état descriptif de division, et des actes qui auraient pu les modifier, afin que ces différents actes soient opposables à l'acquéreur, même s'ils n'ont pas été publiés au fichier immobilier.

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II. OPPOSABILITÉ AU SYNDICAT DE LA VENTE
 

La Commission rappelle
que les formalités de publicité foncière sont sans portée dans les rapports de l'acquéreur d'un lot d'un immeuble en copropriété avec le syndicat des copropriétaires.
À l'égard de ce dernier, le nouveau propriétaire du lot n'est substitué à l'ancien qu'à compter de la notification faite au syndic, en application de l'article 6 du décret. Jusqu'à l'accomplissement de cette formalité, le vendeur est donc tenu au paiement des charges, il est valablement convoqué à l'assemblée générale et a qualité pour en contester les décisions.

 La Commission recommande, en conséquence
au notaire qui dresse l'acte constatant la vente, ou à l'avocat qui obtiendrait une décision judiciaire opérant un transfert de propriété, de procéder sans délai à cette notification au syndic par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

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III. PAIEMENT DES CHARGES RESTANT ÉVENTUELLEMENT DUES PAR LE VENDEUR

La Commission rappelle
 – que si le copropriétaire vendeur reste débiteur de charges de copropriété, le syndicat a la possibilité d'en obtenir le paiement sur le prix de la vente. À cet effet, avant de se dessaisir des fonds, le notaire doit se mettre en rapport avec le syndic :
 – soit préalablement à la vente, en sollicitant, par lettre simple, le certificat prévu par l'article 20 ci-dessus. Si le syndic atteste que le vendeur est libre de toute obligation à l'égard du syndicat, les fonds provenant de la vente peuvent, jusqu'à l'expiration d'un délai d'un mois à compter de la date du certificat, être remis au vendeur,
 – soit postérieurement, en notifiant la vente au syndic par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Le syndic dispose alors d'un délai de huit jours pour, s'il y a lieu, faire opposition sur le prix de vente.
 Elle constate que, dans la pratique, cette dernière notification est souvent confondue avec l'avis de mutation prévu par l'article 6 du décret, une seule lettre recommandée étant adressée au syndic.

La Commission recommande, en conséquence
 – au vendeur, de requérir du syndic le certificat prévu par l'article 20 après avoir soldé son compte dans ses livres. Si le compte ne peut pas être immédiatement apuré, par exemple si des travaux votés par l'assemblée générale n'ont pas encore été exécutés, ou sont en cours d'exécution, le syndic et le vendeur peuvent convenir du paiement d'une provision jusqu'à ce que les factures permettent un arrêté de compte définitif ;
 – au notaire, d'informer à temps les parties des avantages de cette manière de procéder qui permet, préalablement à la conclusion de la vente, d'assurer l'information complète de l'acquéreur (V. paragraphe V ci-dessous) ; elle dispensera le syndic de procéder dans le bref délai de huit jours qui lui est imparti à une opposition qui aurait pour effet de bloquer la totalité du prix de vente.
 À défaut du certificat délivré par le syndic :
 

La Commission recommande
 – au notaire, de procéder sans délai, à la notification prévue par l'article 20 ci-dessus, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception à l'exclusion d'autre procédé tel qu'une lettre simple ou une lettre remise contre émargement, en indiquant le domicile élu auquel une opposition pourrait être faite. Ce domicile ne peut être situé que dans le ressort du tribunal de grande instance de la situation de l'immeuble ;
 – au syndic, lorsque le syndicat a une créance à faire valoir, de procéder à l'opposition, dans le délai de huit jours, par voie d'acte extrajudiciaire à l'exclusion de tout autre procédé, au domicile élu mentionné dans la notification.
 Les créances dont il convient de tenir compte sont celles qui sont liquides et exigibles, c'est-à-dire, les comptes des charges de copropriété ayant fait l'objet d'une approbation par l'assemblée générale, les provisions sur l'exercice en cours, régulièrement appelées par le syndic pour l'exécution du budget prévisionnel et les provisions spéciales pour travaux votés par l'assemblée générale, même si elles s'appliquent à des travaux non encore exécutés.
 L'opposition énoncera avec précision les causes des différentes créances, en indiquant notamment les exercices auxquels elles se rapportent et les dates auxquelles l'assemblée générale s'est prononcée.

La Commission rappelle
 – que la clause qui figure parfois dans le règlement de copropriété, stipulant pour le paiement des charges une solidarité entre le vendeur d'un lot et son acquéreur est nulle. Au demeurant, il serait sans effet de reproduire cette clause dans le cahier des charges d'une adjudication ou de vouloir l'y introduire par un « dire » ;
 – que l'opposition a pour effet de rendre indisponible la totalité du prix de vente entre les mains du notaire ;
 – que la créance du syndicat pour un arriéré de charges n'a qu'un caractère chirographaire et que l'opposition formée par le syndic ne confère pas de privilège au syndicat. Seule l'inscription de l'hypothèque légale du syndicat peut à son rang procurer un tel résultat.
 La Commission recommande en conséquence :
 – au syndic, de ne pas se fonder sur la clause dite « de solidarité » figurant éventuellement dans le règlement de copropriété ;
 – au vendeur ou au syndic, à défaut de paiement amiable, de saisir sans retard le juge de l'exécution pour qu'il soit statué sur les mérites de l'opposition, seul moyen d'obtenir le transfert des fonds.
 Pour éviter que la totalité du prix de vente soit immobilisée, le vendeur peut demander au juge de l'exécution le cantonnement de l'opposition (art. 57, D. 17 mars 1967, mod. D. 31 juill. 1992).

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IV. ASSISTANCE À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

La Commission rappelle
 Que la notification faite au syndic en application de l'article 6 du décret détermine qui, du vendeur ou de l'acheteur, a, le jour de l'assemblée générale, la qualité de copropriétaire lui donnant vocation à y assister ; que si cette notification intervient dans le délai de quinzaine avant la date fixée par l'assemblée générale, cette dernière est valablement convoquée, l'acquéreur ayant alors seul qualité pour y assister au vu de la convocation adressée à son auteur.

La Commission recommande, en conséquence
 – au syndic qui, ayant convoqué une assemblée générale, reçoit la notification d'une mutation plus de quinze jours avant, d'adresser une nouvelle convocation à l'acquéreur ;
 – au syndic, dans tous les cas, de notifier le procès-verbal de l'assemblée générale à la personne qui, à sa connaissance, à la date de l'assemblée, avait la qualité de copropriétaire. C'est en effet ce copropriétaire qui aurait qualité pour contester une décision de l'assemblée générale ;
 – au syndic, dans tous les cas, de notifier le procès-verbal de l'assemblée générale à la personne qui, à sa connaissance, à la date de l'assemblée, avait la qualité de copropriétaire. C'est en effet ce copropriétaire qui aurait qualité pour contester une décision de l'assemblée générale ;
 S'il n'a pas encore été procédé à la notification, la vente n'étant pas définitivement réalisée, le vendeur a la faculté de donner à l'acquéreur un pouvoir pour le représenter à l'assemblée générale.

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V. INFORMATION COMPLÉMENTAIRE DU VENDEUR ET DE L'ACQUÉREUR

La Commission recommande
 – au notaire qui sollicite le certificat prévu à l'article 20 de la loi, de demander au syndic l'état daté prévu par l'article 5 du décret qui, en vue de l'information des parties, indiquera d'une manière même approximative et sous réserve de l'apurement des comptes, la situation comptable du vendeur à l'égard de la copropriété, en faisant mention notamment des provisions déjà versées par le vendeur et de l'existence d'une avance de trésorerie permanente ;
 – au syndic, lorsqu'un projet de vente est ainsi porté à sa connaissance, de communiquer aux parties et au notaire chargé de la rédaction de l'acte toutes informations utiles sur le fonctionnement de la copropriété, l'état d'entretien de l'immeuble, les questions importantes débattues au cours des dernières assemblées générales, les litiges en cours, les aménagements et travaux envisagés par les copropriétaires ;
 – au notaire, de provoquer un accord des parties sur des difficultés prévisibles, telles que les conséquences d'un litige ou des décisions non encore exécutées de l'assemblée générale et d'en faire mention dans l'acte de vente qui peut aussi régler le sort de l'avance de trésorerie permanente. Toutefois ces stipulations valables dans les relations entre vendeur et acquéreur ne seraient pas opposables au syndicat ;
 – au notaire, d'indiquer les nom et adresse du syndic à l'acquéreur d'un lot dans un immeuble en propriété, en l'invitant à se mettre immédiatement en rapport avec ce dernier, tant pour se faire connaître, que pour lui fournir les renseignements nécessaires à la mise à jour du fichier des copropriétaires.

(Application du décret no 91-999, 30 sept. 1991)

La Commission,
 Vu l'article 3 du décret du 14 mars 2005 qui dispose que les charges constatées pour les opérations courantes mentionnées à l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 comprennent les sommes, versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat ;
 Vu l'article 8 alinéa 6 du décret du 14 mars 2005 qui dispose que les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges ;
 Vu l'article 10 de l'arrêté du 14 mars 2005, classe 4 alinéa 10, qui prévoit que le compte 450 « Copropriétaire individualisé » ou, s'il a été créé, le sous-compte 450-1 « Copropriétaire-budget prévisionnel » est débité du montant des provisions appelées par le crédit du compte 701 « Provisions sur opérations courantes » ; que lors des règlements, il est crédité par le débit du compte de trésorerie ; qu'à l'arrêté des comptes, il est débité ou crédité de l'excédent ou de l'insuffisance sur opérations courantes par la contrepartie du compte 701 ;
 Vu l'article 5 de l'arrêté du 14 mars 2005 qui dispose en son alinéa 2 qu'une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en œuvre à la date d'arrêté des comptes ;
 Vu l'article 5 alinéa 2 du décret du 14 mars 2005 qui prévoit que les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l'exercice ;
 Vu l'article 6 de l'arrêté du 14 mars 2005 qui dispose que la nomenclature des comptes est constituée par la liste des comptes classés, numérotés et définis par une terminologie et des règles de fonctionnement ;
 

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1. Sur l'application des règles de la comptabilité d'engagement

Considérant que l'article 3 du décret du 14 mars 2005 dispose que les charges constatées pour les opérations courantes comprennent les sommes, versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat ; que les produits constatés pour les opérations courantes comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire en vertu de l'obligation leur incombant, enregistrées à la date d'exigibilité ;
Considérant que ces dispositions imposent au syndicat des copropriétaires de tenir une comptabilité d'engagement ;

Recommande de constater les produits financiers à la date de leur exigibilité conformément aux dispositions des articles 3 et 4 du décret du 14 mars 2005 et sous réserve d'une décision éventuelle et préalable de l'assemblée générale sur leur affectation et leur répartition.

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2. Sur l'approbation des comptes et la répartition du solde des charges et des produits de l'exercice

Considérant que la répartition du solde des charges et des produits de l'exercice est effectuée à l'arrêté des comptes ; qu'il s'agit d'un document préparatoire et provisoire qui doit nécessairement faire apparaître la quote-part de chacun des copropriétaires après la répartition des charges et des produits de l'exercice ;
Considérant que ce document est destiné à être soumis aux copropriétaires en vue de leur approbation par l'assemblée générale ;
Considérant que la répartition du solde des charges et des produits de l'exercice est ainsi effectuée à l'arrêté des comptes, mais sous réserve de son approbation par l'assemblée générale des copropriétaires ;
Considérant que ce n'est que l'approbation des comptes qui rendra exigible les excédents de charges ou de produits de l'exercice par rapport au budget prévisionnel ;
 
Rappelle que seule l'approbation des comptes par l'assemblée générale donne force à la répartition des charges et à l'inscription des éventuels excédents ou insuffisances de charges au débit ou au crédit du compte individuel de chaque copropriétaire.
 

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3. Sur les créances douteuses ou irrécouvrables

Considérant que le compte 450 enregistre les créances et le cas échéant les dettes du syndicat à l'encontre de chacun des copropriétaires ;
Considérant que le compte 459 est ouvert dès qu'une créance douteuse est constatée à l'encontre d'un copropriétaire ;
Considérant que se pose dès lors le problème de la répartition entre ces deux comptes des écritures lorsqu'un compte 459 est ouvert au nom d'un copropriétaire ;

Rappelle que le vote relatif à la saisie immobilière ne préjuge pas du montant de l'adjudication et qu'il s'agit à ce niveau d'une solution d'attente ; que ce vote n'emporte pas fixation irrévocable de la somme pouvant être estimée définitivement irrécouvrable et qu'il convient d'effectuer trois votes distincts :
 – le premier sur la saisie immobilière, étant précisé qu'il doit s'agir d'une mesure individuelle et non pas d'une mesure générale visant des personnes non dénommées qui se trouveraient dans ce cas déterminé ;
 – le deuxième vote sur le montant de la mise à prix ;
 – et le troisième sur le montant des sommes estimées définitivement perdues.

Recommande, dès lors que le compte 459 est ouvert au nom d'un copropriétaire lorsque la créance est décidée douteuse par l'assemblée générale, que toutes les écritures relatives à ce copropriétaire soient enregistrées dans ce compte et non plus dans le compte 450 qui ne sera ouvert de nouveau que lorsque la situation sera régularisée.
 

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4. Sur les comptes de la classe 12 (solde en attente de travaux et opérations exceptionnelles)

Considérant que l'article 10 de l'arrêté prévoit que le compte 102 « provisions pour travaux » enregistre les provisions votées pour financer les travaux décidés en attendant leur paiement ; qu'il est crédité par le débit du compte 450 « copropriétaire individualisé » ; qu'il est débité par le crédit du compte 702 « provisions pour travaux » au fur et à mesure de la réalisation de ces travaux ;
Considérant que l'article 10 dispose également que le compte 12 reçoit le solde des opérations sur travaux qui ne peuvent être clôturées en fin d'exercice ;
Considérant que l'annexe 5 de l'arrêté du 14 mars 2005 prévoit une colonne D pour les appels de travaux effectués au cours de l'exercice comptable, une colonne C où le montant des travaux réalisés doit être mentionné et une colonne E « Solde en attente sur travaux » qui est égale à D-C, étant précisé que ce solde doit correspondre au solde du compte 12 ;
Considérant que pour que le compte 12 corresponde à la somme devant être mentionnée au bas de la colonne E, il doit nécessairement comprendre les soldes des comptes 102, 702 et 671 « travaux décidés par l'assemblée générale » et éventuellement 712 à 718 (emprunts, indemnités d'assurance, produits divers, produits financiers, produits exceptionnels).

Recommande de porter les provisions pour travaux directement dans le compte 702 sans passer par le compte 102, le solde étant dans le compte 12 lorsque les travaux sont votés et leur exécution commencée.
 

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5. Sur les travaux de l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965

Considérant que l'article 4 du décret du 14 mars 2005 dispose que les charges constatées pour les travaux et opérations exceptionnelles comprennent les sommes, versées ou à verser, pour les travaux prévus par l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 et décidés par l'assemblée générale des copropriétaires ; que les charges sont à comptabiliser par le syndicat au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations ;
Considérant que, dès lors que les travaux sont clos définitivement, ils doivent être répartis à la fin de l'exercice ;
Considérant qu'à défaut de caution bancaire, une retenue de garantie peut néanmoins subsister ;

Recommande de porter cette retenue de garantie au compte 462 « Créditeurs divers » ou de la laisser au compte fournisseur 401.
 

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6. Sur l'affectation de l'avance travaux au financement de travaux décidés

Considérant que l'article 10 de l'arrêté du 14 mars 2005 prévoit que lorsque les travaux sont décidés et que leur financement est en partie réalisé par imputation des sommes figurant en avance au titre de l'article 18 6o alinéa de la loi du 10 juillet 1965 pour travaux du compte 1032, ce compte 1032 est débité du montant affecté à ce financement par le crédit du compte 102 « Provisions pour travaux décidés » ;
Considérant qu'une avance travaux peut avoir été faite en tantièmes généraux, alors que les travaux peuvent ne concerner que certains copropriétaires, la répartition devant s'effectuer suivant un nombre de tantièmes différents.

Recommande de créditer les copropriétaires en fonction des tantièmes qui ont servi à l'appel de provisions, et d'appeler le même montant uniquement sur les copropriétaires concernés en fonction de la clé de répartition spéciale.

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7. Sur les honoraires du syndic sur travaux

Considérant que les honoraires du syndic sur travaux décidés par l'assemblée générale doivent être comptabilisés, à l'instar des honoraires sur travaux pris dans le cadre de la gestion courante ;
Recommande de porter, conformément à l'article 7 de l'arrêté du 14 mars 2005, ces honoraires dans le compte 6221 « Honoraires travaux », sous-compte de 622 « Autres honoraires du syndic ».
 

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8. Sur le compte d'attente

Considérant que le plan comptable prévoit un compte 47 « Compte d'attente », ainsi que deux sous-comptes : 471 « Compte en attente d'imputation débiteur » et 472 « Compte en attente d'imputation créditeur » ;
Considérant que les dispositions réglementaires n'ont pas entendu rendre cette justification « ligne à ligne » obligatoire en annexe ;

Recommande que cette justification soit : tenue à disposition chez le syndic, dans les conditions de l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.
 

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9. Sur les sous-comptes des annexes

Considérant que l'article 8 de l'arrêté du 14 mars 2005 dispose que lorsque les comptes prévus par la nomenclature dudit arrêté ne suffisent pas au syndicat pour enregistrer distinctement toutes ses opérations, il peut ouvrir toute subdivision nécessaire ;
Considérant que le compte 662 « Autres charges financières et agios » n'apparaît pas dans l'annexe 2 (compte de gestion général) ;
Qu'il doit néanmoins en être fait état dans ce tableau puisqu'il s'agit d'une charge du syndicat ;

Recommande que soient ajoutés aux annexes les comptes et sous-comptes nécessaires prévus par la nomenclature comptable, les énonciations des tableaux n'étant pas exhaustives.

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10. Sur la période transitoire

Considérant que les nouvelles dispositions comptables issues du décret et de l'arrêté du 14 mars 2005 entreront en vigueur pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2007 ;
Considérant que la nouvelle réglementation ne peut avoir pour objet d'imposer la conformité des écritures comptables des exercices précédents aux dispositions du décret et de l'arrêté du 14 mars 2005 ;
Considérant qu'une période transitoire va s'installer durant laquelle les écritures antérieures au premier exercice comptable ouvert à compter de l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions ne pourront pas apparaître dans les annexes, certaines rubriques ou colonnes ne pouvant ainsi être renseignées ;
 

Recommande de renseigner les rubriques ou colonnes qu'il est possible de renseigner sans avoir à reconstituer une comptabilité conforme aux règles comptables spécifiques prévues par le décret et l'arrêté du 14 mars 2005.
 

Vu l'article 17, alinéa 1er de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis ;
Vu l'article 7 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d'administration publique pour l'application de la loi du 10 juillet 1965 précitée ;
 

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I – Recommandations relatives à la tenue de la feuille de présence

Vu les articles 22, alinéas 2 et 3 et 23 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;
Vu les articles 14 et 15 du décret du 17 mars 1967 modifié.

La commission
Rappelle
 – que la feuille de présence est établie par l'auteur de la convocation.
 – qu'elle doit contenir les noms et domicile de chaque copropriétaire, associés de sociétés d'attribution et des accédants à la propriété de la loi du 12 juillet 1989 et, le cas échéant, de leur mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose, compte tenu, s'il y a lieu, des dispositions de l'article 22, alinéas 2 et 3 et de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.
 – que la feuille de présence constituant une annexe au procès-verbal sa copie doit être délivrée sur demande du copropriétaire.
 – que la procuration de vote ne peut être transmise par télécopie.

Recommande, en conséquence, au syndic en sa qualité de secrétaire provisoire de la séance de l'assemblée, de détenteur des archives et de la liste des copropriétaires et de celles des associés qui lui a été communiquée par le représentant de la société de vérifier :
 – que la feuille de présence satisfait aux prescriptions légales et réglementaires ;
 – que les délégations de vote dont sont porteurs les mandataires, qu'ils soient copropriétaires ou non, sont correctement établies et répondent aux règles légales sur le cumul des mandats ;
 – que les pouvoirs en blanc, ont été remis à un copropriétaire ou à l'un des mandataires présents sans que le syndic les attribue personnellement ;
 – que la feuille de présence a été émargée.
Recommande aux copropriétaires, compte tenu de l'absence de règles régissant la distribution des pouvoirs en blanc en début d'assemblée, de désigner expressément, leur mandataire, le cas échéant, avec une faculté de subdélégation.

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II – Recommandations relatives à la mise en place de l'assemblée

La Commission
Rappelle
 – que la désignation du président de séance est obligatoire et, sous réserve des clauses du règlement, la désignation, s'il y a lieu, d'un ou plusieurs scrutateurs.
 – que la désignation du président de séance est une condition substantielle de la validité de l'assemblée et, ainsi que celle, si le règlement le prévoit, du ou des scrutateurs.
 – que la désignation du président de séance et, s'il y a lieu, celle du ou des scrutateurs a lieu à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.
 – que ces désignations doivent être mentionnées au procès-verbal qui doit comporter le résultat du vote pour chacune des nominations à peine de nullité de l'assemblée.
 – que le secrétariat de la séance est assumé par le syndic sauf décision contraire de l'assemblée générale, prise à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.
 – que tout mandataire peut déléguer son mandat, sauf clause du mandat lui interdisant cette faculté, notamment pour assurer le respect des dispositions de l'article 22.
Recommande :
Au président :
 – de veiller à ce que le mandataire de plusieurs copropriétaires soit considéré comme représentant autant de propriétaires que de mandants pour le calcul de la majorité de l'article 26 concernant les membres du syndicat, rappel étant fait que, si un propriétaire possède plusieurs lots, il est compté pour une seule tête.
 – de certifier exacte la feuille de présence.
 – de veiller, en cas d'indivision, quelle que soit son origine, que seul celui qui représente l'indivision participe à l'assemblée et intervienne au vote.
Au copropriétaire contraint d'arriver ou de quitter l'assemblée générale en cours de séance :
 – de faire mentionner son arrivée sans omettre de signer la feuille de présence de faire noter son départ anticipé sur la feuille de présence.
 – de donner, le cas échéant, un pouvoir à un mandataire, qui doit ÉMARGER la feuille de présence, et de faire mentionner cette délégation au procès-verbal, étant précisé qu'en l'absence de ces diligences, il est RÉPUTÉ PRÉSENT et avoir voté favorablement.

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III – Recommandations relatives aux décisions
 

La commission,

Vu les articles 24, 25, 25-1 et 26 dernier alinéa de la loi du 10 juillet 1965 susvisée,
Vu les articles 13 et 19 du décret du 17 mars 1967 modifié,

Rappelle
 – que, si l'assemblée peut débattre et émettre un avis sur des questions ne figurant pas à l'ordre du jour, elle ne peut en aucun cas prendre une décision valide sur ces questions.
 – que la majorité de l'article 24 se calcule désormais en fonction des seules voix des copropriétaires présents ou représentés qui se sont exprimés, c'est à dire qui ont voté pour ou contre le projet de résolution, abstraction faite des copropriétaires absents ou abstentionnistes.
 – qu'en application de l'article 24 alinéa 4, lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d'entretien d'une partie de l'immeuble ou celles d'entretien et de fonctionnement d'un élément d'équipement, il peut être prévu par ledit règlement que ces copropriétaires seuls prennent part au vote sur les décisions qui concernent ces dépenses. Chacun d'eux vote avec un nombre de voix proportionnel à sa participation aux dites dépenses.
 – que tous les copropriétaires participent au vote sauf si le règlement de copropriété prévoit des parties communes spéciales ou s'il existe une disposition particulière du règlement prévoyant une spécialisation de la dépense et dont le vote relève de l'article 24.
 – que la majorité de l'article 25 est calculée sur la totalité des voix des copropriétaires composant le syndicat, peu importe que les copropriétaires soient ou non présents ou représentés ou qu'ils soient ou non intéressés par la décision à prendre.
 – qu'en cas de parties communes spéciales, la majorité est calculée sur la totalité des voix des ces parties communes spéciales telles que mentionnées sur la feuille de présence.
 – qu'à défaut de décision prise à la majorité absolue des voix du syndicat et conformément à l'article 25-1, si le projet de décision relevant de l'article 25 a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, l'assemblée peut immédiatement, c'est à dire au cours de la même réunion, procéder à un second vote à la majorité de l'article 24.
 – qu'à défaut de recueillir au moins le tiers des voix, une nouvelle assemblée générale, si elle est convoquée dans le délai maximal de trois mois, peut statuer à la majorité de l'article 24 conformément à l'article 25-1.
 – que, sous réserve des dispositions du dernier alinéa de l'article 26 concernant les travaux d'amélioration prévu par le c) de l'article 26, la majorité de l'article 26 alinéa 1er est une majorité en nombre des copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix du syndicat et que la majorité en nombre se décompte par rapport à l'ensemble des membres composant le syndicat ; peu importe qu'un ou plusieurs d'entre eux possèdent plusieurs lots, ils sont comptés pour une seule tête. De même, les époux communs en biens, les indivisaires, les acquéreurs et les vendeurs en location-accession sont aussi comptés pour une seule personne.
 – qu'une décision comporte un élément substantiel, une disposition adoptée par l'assemblée revêtant une efficacité juridique, et un élément formel, qui se caractérise par un vote recueilli en assemblée générale.
 – qu'il ne peut y avoir de vote à bulletin secret.
 

Recommande au président de séance :
 – de veiller à ce que l'assemblée vote sur toutes les questions inscrites à l'ordre du jour et uniquement sur celles-ci.
 – de vérifier à la fois le nom des votants et leur nombre de voix.
 – de faire voter les copropriétaires soit à main levée, soit par bulletin nominatif afin d'identifier avec précision les opposants et les abstentionnistes, ce qui exclut les votes à bulletin secret.
 – de proclamer le résultat des votes au plus tard avant la levée de la séance.
 – d'indiquer si la résolution est adoptée ou non et À Quelle Majorité.

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IV – Recommandations relatives à l'établissement du procès-verbal
 

Vu l'article 17 du décret du 17 mars 1967 modifié ;

La Commission,
Rappelle que le procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le texte de la décision et le résultat du vote ;
- que pour l'application de l'article 24, il doit préciser les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus ou opposés et le nombre de leurs voix et, le cas échéant, lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d'entretien d'une partie de l'immeuble ou celles d'entretien et de fonctionnement d'un élément d'équipement, le nombre de voix « contre » et celles des abstentions pour les copropriétaires concernés par la décision.
- qu'il doit mentionner les réserves éventuellement formulées sur la régularité de la décision par les copropriétaires ou les associés opposants.
- que les procès-verbaux des séances sont inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet ;
- que les procès-verbaux et le registre peuvent être tenus sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du Code civil sous la réserve qu'ils soient établis et conservés dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ; Qu'en effet, la signature nécessaire à la perfection de l'acte juridique suppose l'identification de celui qui l'appose et la certification de sa signature.
- que toutefois, en raison de difficultés techniques, il est, en l'état, très difficile de mettre en place un procédé fiable d'identification pour recueillir la signature du syndic, du président et des scrutateurs ;
- que ces dispositions, par leur généralité, s'appliquent à la feuille de présence, au procès-verbal des assemblées ainsi qu'aux registres des procès-verbaux ;
- qu'il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée signé à la fin de chaque séance, par le président, par le secrétaire et par les scrutateurs ;
- que la séance ne peut être levée qu'après la signature du procès-verbal par le président, le secrétaire et par le ou les scrutateurs s'il en existe.
 

La Commission
Recommande
 – que le texte du procès-verbal mentionne le nom des présents et celui des absents ainsi que le nombre de leurs voix ;
 – que le procès-verbal ne constitue pas un compte rendu analytique des débats ;
 – que le secrétaire de séance prenne toutes les dispositions nécessaires pour que le procès-verbal soit établi conformément à la loi avant la fin de la séance ;
 – que le texte de chaque décision soit rédigé dans la forme la plus simple, la plus concise, la plus claire et la plus précise possible afin d'éviter toute erreur d'interprétation ;
 – de veiller à ce que les amendements ne dénature pas le libellé et l'objet de la question ou des questions inscrites à l'ordre du jour ;
 – de mentionner les réserves éventuellement formulées par un copropriétaire opposant sur la régularité de l'assemblée générale ainsi que de ses décisions ;
 – de n'utiliser la signature électronique que lorsqu'il sera possible techniquement de mettre en place un procédé d'identification pour recueillir la signature de tous les signataires du procès-verbal.

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V – Recommandations relatives à la notification des décisions et à la diffusion du procès-verbal

Vu l'article 42, alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 modifié ;
Vu l'article 18 du décret du 17 mars 1967.

La Commission
Rappelle :
- que les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification desdites décisions qui leur est faite à la diligence du syndic dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l'assemblée générale.
- que, sauf en cas d'urgence, l'exécution par le syndic des travaux décidés par l'assemblée générale en application des articles 25 et 26 est suspendue jusqu'à l'expiration du délai mentionné à la première phrase du précédent alinéa.
- que les décisions de l'assemblée générale sont immédiatement exécutoires tant qu'elles n'ont pas été annulées judiciairement, sauf pour les travaux non urgents votés en application des articles 25 et 26 de la loi du 10 juillet 1965 ainsi qu'il est dit à l'alinéa précédent.
- que, dans le cas prévu à l'article 23 (alinéa 1) de la loi du 10 juillet 1965, la notification du procès-verbal est adressée au représentant légal de la société d'attribution lorsqu'un ou plusieurs associés se sont opposés ou ont été défaillants et qu'un extrait du procès-verbal de l'assemblée est notifié au représentant légal de la société propriétaire des lots, s'il n'a pas assisté à la réunion.
- que la notification susvisée doit mentionner les résultats du vote et reproduire le texte de l'article 42 (alinéa 2) de la loi dans son intégralité.
- que les décisions prises en assemblées générales des copropriétaires et relatives à l'entretien de l'immeuble et aux travaux font l'objet d'un procès-verbal abrégé affiché dans les parties communes de l'immeuble. Cet extrait de procès-verbal se borne à mentionner les décisions prises relatives à l'entretien, d'une part, et aux travaux, d'autre part, sans qu'il soit besoin d'indiquer le nombre de voix recueillies, ni le montant de la dépense (article 44 de la loi du 23 décembre 1986) ;
- que les dispositions de l'article 42 alinéa 2 visent la notification des décisions de l'assemblée générale aux copropriétaires défaillants ou opposants en vue de leur permettre de contester ces décisions en justice, dans l'éventualité de l'exercice des actions en justice ayant pour objet de les contester sans viser expressément la notification du procès-verbal dans son intégralité.
- que le délai de deux mois pour contester en justice les décisions court à compter du lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée et qu'à défaut de notification desdites décisions, la contestation est possible dans un délai de 10 ans à compter de l'assemblée.
- que la délivrance d'une copie intégrale de la feuille de présence est obligatoire si un copropriétaire le demande.
 Prend acte de la pratique établie et qu'elle approuve d'adresser une copie du procès-verbal à tous les copropriétaires.

En conséquence,
Recommande aux syndics :
 – en toute hypothèse, de notifier le procès-verbal le plus rapidement possible aux copropriétaires opposants ou défaillants, sans attendre l'expiration du délai de deux mois.
 – d'adresser le procès-verbal conformément à une pratique bien établie et approuvée par lettre simple aux copropriétaires qui ne sont ni opposants, ni défaillants.
 – de ne pas diffuser sur Internet les procès-verbaux d'assemblée générale sauf dans le cas où l'assemblée générale a voté sur une éventuelle diffusion des procès-verbaux sur un site particulier réservé spécialement au syndicat et accessible aux seuls copropriétaires composant le syndicat.

Vu les articles 6, 32 et 65 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d'administration publique pour l'application de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis ;

Considérant que, dans la pratique, ne sont pas toujours donnés au syndic les moyens de tenir à jour la liste prévue à l'article 32 susvisé dans des conditions d'exactitude satisfaisante ;
• qu'en effet, l'actualisation d'une telle liste n'intervient normalement que dans les cas de mutation ou de création d'un droit réel puisque, dans de telles hypothèses, les parties, le notaire, l'avoué ou l'avocat sont tenus d'en aviser le syndic par l'application de l'article 6 du décret susvisé ;
• que ces prescriptions ne sont pas toujours respectées, aucune obligation d'information ne pesant sur quiconque en cas notamment de changement de domicile, de décès ou d'incapacité du copropriétaire ou d'élection de domicile ;
• que ces lacunes pourraient être comblées si chacune des personnes concernées avait conscience que le respect d'un minimum de formalités est susceptible d'améliorer la gestion de la copropriété et d'éviter des procédures inutiles ou vouées à l'irrecevabilité.

En conséquence,
La Commission recommande :
 – aux syndics de s'efforcer de tenir à jour la liste des copropriétaires et des titulaires de droits sur les lots, conformément à l'article 32 du décret du 17 mars 1967, étant précisé que les copropriétaires peuvent prendre connaissance de cette liste dans le bureau du syndic ;
 – aux notaires, avocats ou avoués, selon le cas, de faire remplir par les intéressés une fiche de renseignements précisant le nouveau domicile à l'occasion de chaque mutation ou de chaque constitution de droits sur un lot et de la transmettre au syndic ;
 – aux notaires, avocats ou avoués, selon le cas, d'inviter les propriétaires indivis à désigner un mandataire commun ;
 – aux notaires chargés d'une succession ou à l'administration des domaines en cas de succession vacante d'aviser dès que possible le syndic en lui fournissant les précisions nécessaires relatives à la date et au lieu du décès, et à l'identité des ayants droit ;
 – aux notaires et aux avocats de notifier au syndic toute mutation résultant d'une vente publique dès la publication de l'adjudication ;
 – aux tuteurs ou aux curateurs d'un majeur protégé, à l'administrateur légal ou au tuteur d'un mineur de notifier au syndic la décision les désignant et les décisions ultérieures modifiant la situation de l'intéressé ;
 – aux copropriétaires de répondre aux demandes de renseignements émanant du syndic de leur immeuble pour l'établissement ou la mise à jour de la liste des copropriétaires et, en cas de mutation d'un lot, de transmettre à l'acquéreur les informations relatives à l'organisation de la copropriété de l'immeuble, notamment le règlement de copropriété et les convocations aux assemblées qu'il aurait pu recevoir avant la mutation, pour une date qui lui serait postérieure ;
 – aux syndics, de rappeler aux copropriétaires, en cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot, la nécessité d'être représentés par un mandataire commun qui sera, à défaut d'accord, désigné par le président du tribunal de grande instance à la requête de l'un d'entre eux ou du syndic ;
 – aux notaires et aux parties, que tant que la notification prévue à l'article 6 n'a pas été faite, le transfert de propriété du lot est inopposable au syndicat ;
 – aux copropriétaires qu'ils doivent notifier au syndic, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, leur domicile réel ou élu soit en France métropolitaine, si l'immeuble y est situé, soit dans le département d'outre-mer ou le territoire d'outre-mer de la situation de l'immeuble.

a. – Établissement de l'ordre du jour

b. – Questions à l'initiative des copropriétaires

c. – Libellé des questions

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a. – Établissement de l'ordre du jour

Vu les articles 18 et 18-1 de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis et les articles 9 et 10 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d'administration publique pour l'application de ladite loi.
Sur le contenu
Constate : que parfois l'ordre du jour des assemblées générales n'est pas établi en concertation avec le conseil syndical ;

Rappelle :
 – que, sous réserve, des articles 8, 47 et 50 du décret du 17 mars 1967 précité, le syndic établit la convocation de l'assemblée générale qui contient l'ordre du jour ;
 – que la possibilité donnée à tout copropriétaire ou au conseil syndical de demander l'inscription d'une ou plusieurs questions à l'ordre du jour dans les six jours de la réception de la convocation tel que le prévoyait l'ancien article 10 est supprimé ;
 – que les copropriétaires peuvent désormais, dans les conditions de l'article 10 du décret du 17 mars 1967 dans sa nouvelle rédaction, demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour de l'assemblée générale ;
 – qu'il est obligatoire de porter à l'ordre du jour, d'une part, toutes les questions nécessitant une décision ou une autorisation de l'assemblée générale, telles que celles mentionnées au paragraphe I de l'article 11 du décret et, d'autre part, celles qui sont à l'initiative du syndic, à celle du conseil syndical ou de tout copropriétaire en ayant notifié la demande ;
 – que l'absence d'une autorisation de l'assemblée générale donnée au syndic pour accomplir certains actes ou procédures, au nom du syndicat, est de nature à en entraîner la nullité.
 Que l'article 9, alinéa 1er du décret du 17 mars 1967, exige impérativement la mention des modalités de consultation des pièces justificatives des charges, ainsi qu'il est prévu à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Recommande :
 au syndic, ainsi qu'il est dit dans la recommandation no 13, pour un bon fonctionnement du syndicat :
 – d'associer le conseil syndical à l'établissement de l'ordre du jour de l'assemblée générale et de veiller à ce que les questions notifiées dans les conditions de l'article 10 soient prises en compte.
 – que les questions soumises au vote de l'assemblée générale soient classées par ordre d'importance décroissante.

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b. – Questions à l'initiative des copropriétaires

Constate : qu'il est quelquefois proposé à l'assemblée générale des copropriétaires de fixer une date avant laquelle doivent être notifiées au syndic toutes les questions dont il est demandé qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale et ce, parfois plusieurs mois avant la tenue de cette assemblée.
 

Rappelle :
 – que l'article 10 susvisé précise que la demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour peut intervenir à tout moment au cours de l'année ;
 – que ce texte n'impose aux copropriétaires aucune période ou aucune date limite pour notifier par lettre recommandée avec avis de réception au syndic, une demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour ;
 – que néanmoins, la notification de la question à inscrire à l'ordre du jour doit intervenir suffisamment tôt pour que le syndic puisse l'inscrire ;
 – que le syndic n'est pas le juge de l'opportunité de l'inscription quand bien même les documents nécessaires à une décision valide n'auraient pas été joints à la demande d'inscription.

Recommande :
 au syndic :
 – de ne pas proposer au vote une date limite d'envoi des questions à inscrire à l'ordre du jour ;
 – de retenir toutes les questions ayant été notifiées depuis la dernière assemblée générale pour les inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée ;
 – d'appeler l'attention du demandeur lorsque la question ne peut prospérer pour quelques motifs que ce soit ;
 – de différer l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée suivante seulement à partir du moment où la demande lui parvient alors que les convocations ont été établies et sont prêtes à être envoyées.

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c. – Libellé des questions

Vu les articles 9, 10, 11, 13, 17 alinéas 2 et 21 du décret du 17 mars 1967 ;

Constate :
 – que les convocations ne contiennent pas toujours ni toutes les questions ayant un caractère obligatoire, ni tous les documents et projets de résolution devant être annexés;
 – que la distinction entre l'intitulé de la question et le projet de résolution, s'il est obligatoire, n'est pas toujours perçue ;
 – que la formulation imprécise de l'intitulé de la question et de la question elle-même laisse planer un doute sur leur finalité, simple information des copropriétaires ou projet de résolution pour décision de l'assemblée générale ;
 – que la rubrique « questions diverses » est utilisée abusivement ;

Rappelle :
 au syndic :
 – qu'une décision doit comprendre deux éléments une résolution relative à une question inscrite à l'ordre du jour et un vote sur cette question ;
 – qu'il convient, en conséquence, d'être particulièrement attentif à l'intitulé des questions et à celle des projets de résolution ;
 – que les projets de résolution, même lorsqu'ils ne sont pas obligatoires, sont néanmoins utiles à la clarté des débats et à la rédaction du procès-verbal de l'assemblée générale ;

Recommande aux rédacteurs des convocations :
 – de respecter la distinction à opérer entre l'intitulé de la question portée à l'ordre du jour et les projets de résolution obligatoires ou utiles ;
 – de libeller les questions de manière aussi précise que possible en évitant les formules vagues ou équivoques telles « problèmes des parties communes », « sécurité de l'immeuble », « travaux de couverture » ou « autorisation d'engager une procédure », qui constituent l'intitulé d'une question et non le projet de résolution ;
 – de ne porter à l'ordre du jour que les questions nécessitant un vote de l'assemblée générale devant constituer une décision ;
 – de prévoir, pour toutes les questions nécessitant un vote de l'assemblée générale, un projet de résolution, même s'il n'est pas imposé par l'article 11, afin de circonscrire et de clarifier la discussion et faciliter la rédaction du procès-verbal ;
 – d'éviter, autant que faire se peut, de rédiger les projets de résolution sous la forme négative, de façon à faciliter une décision dénuée de toute ambiguïté ;
 – d'annexer les différents documents imposés par le décret de 1967, en distinguant, d'une part, ceux nécessaires à la validité de la décision, et, d'autre part, ceux donnés à titre d'information ;
 – de séparer les questions soumises à la délibération de l'assemblée générale de manière à assurer la clarté des votes ;
 – de ne pas porter à l'ordre du jour des « questions diverses » qui ne peuvent donner lieu à une décision de l'assemblée générale ; que toutefois rien ne s'oppose à ce que des « questions » non inscrites à l'ordre du jour fassent l'objet d'échanges de vues, notamment dans la perspective de leur inscription à l'ordre du jour d'une prochaine assemblée générale ou pour obtenir un avis sur les questions relevant des seuls pouvoirs du syndic ;
 – de rappeler que les « questions diverses » qui seraient abordées lors de l'assemblée générale ne peuvent constituer que des informations ou des demandes de devis en vue d'être soumis à une prochaine assemblée, ou des études d'une question particulière mais ne peuvent en aucun cas donner lieu à un vote décisoire ; que, toutefois, si cette étude nécessitait d'engager des dépenses, celle-ci doit être inscrite à l'ordre du jour avec fixation d'une somme maximale ; que lorsqu'il est envisagé une délégation de pouvoir pour prendre une décision visée à l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965, il y a lieu qu'elle soit portée à l'ordre du jour avec un projet de résolution, le vote de cette délégation se faisant à la majorité de l'article 25 et le cas échéant de l'article 25-1.