Volonté de réaliser des économies, d’impliquer davantage les copropriétaires ou de gérer plus directement les affaires courantes… Pour toutes ces raisons, certaines copropriétés choisissent de faire appel à un copropriétaire pour remplir bénévolement le rôle de syndic. Une décision qui impose le respect de règles bien précises.
L’assemblée générale désigne le syndic bénévole à la majorité de l’art. 25 - Crédit : ©syndicatdescramades
L’article 28 du décret du 17 mars 1967 précise que «les fonctions de syndic peuvent être assumées par toute personne physique ou morale». Du fait de cette dérogation à la loi sur les conditions d’exercice des professions immobilières (article 2 de la loi du 2 janvier 1970), un copropriétaire peut donc tout à fait être élu à la fonction de syndic. Cette activité doit cependant demeurer occasionnelle, pour ne pas tomber dans une activité professionnelle fortement réglementée.
Le syndic bénévole est élu par ses pairs pour une durée maximum de trois ans, tout comme pour un syndic professionnel. Il doit être propriétaire et posséder, par exemple, un appartement, un garage ou une cave au sein de l’immeuble qu’il gère, sans forcément y habiter. Étant bénévole, il ne peut exiger de rémunération pour ses services ; cependant ses frais de gestion lui sont remboursés.
Au sein de la copropriété, les missions générales du syndic sont nombreuses. Il doit ainsi :
- assurer l’exécution des décisions votées en assemblée générale,
- notifier les décisions de l’assemblée générale aux opposants et aux défaillants (personnes absentes non représentées),
- veiller au respect de l’application du règlement de copropriété,
- administrer et conserver l’immeuble,
- convoquer les assemblées générales,
- assurer le secrétariat des assemblées générales,
- conserver les archives de la copropriété,
- mettre en place et /ou tenir à jour le carnet d’entretien,
- mettre à jour la liste des copropriétaires.
Sans oublier, la tenue de la comptabilité, l’élaboration du budget avec le conseil syndical, le recouvrement des charges, ou bien encore la négociation des contrats d’entretien ou des devis. Des connaissances techniques, comptables et juridiques lui sont donc nécessaires pour remplir cette fonction qui n’a rien d’évidente.
Qualités requises
En dehors de la gestion d’immeubles de taille importante qui nécessite une solide formation, les compétences du syndic non professionnel peuvent être moindres pour les petits immeubles. Ce dernier doit ainsi maîtriser la loi du 10 juillet 1965, son décret du 17 mars 1967, ainsi que le décret et l’arrêté comptable du 14 mars 2005. Il doit d’autre part connaître les obligations en matière de sécurité et de diagnostics, tout comme les règles en matière de contrats. Enfin, si la copropriété emploie des salariés, la connaissance de la convention collective des gardiens et employés d’immeuble sera un préalable indispensable.
De manière générale, un bon syndic devra être motivé et disponible, assimiler les techniques de la gestion de la copropriété et les bases de la comptabilité, tout en possédant un minimum de savoir-faire informatique… et de bon sens. Pour les questions de gestion plus complexes, rien n’empêche la copropriété de faire appel à des experts, d’ailleurs également sollicités par les syndics professionnels.
Multiples outils d’aide
Afin d’assister les syndics bénévoles dans leur gestion, de plus en plus d’offres de services sont par ailleurs disponibles sur le marché. Cela va des sites internet de communication, aux plates-formes internet de devis, en passant par des audits de réduction des charges, ou de l’assistance comptable. Ces solutions sont ainsi un bon moyen d’optimiser la gestion de la copropriété, tout en déchargeant le syndic de tâches parfois fastidieuses, chronophages, voire trop complexes pour lui.
Des logiciels de gestion et comptabilité permettent notamment au syndic non-professionnel d’enregistrer simplement ses opérations en conformité avec la loi. Ce dernier peut ainsi en quelques clics imprimer les informations qu’il doit diffuser aux copropriétaires (états comptables, appels de fonds, relances, convocation et procès-verbal d’AG, etc.), tout en évitant d’utiliser des feuilles de tableur, solution gratuite avec un logiciel libre mais très basique.
D’autre part, certaines copropriétés recherchent un outil de communication internet (forum, publication de documents, etc.) entre copropriétaires, voire entre locataires. Parmi les solutions répondant à ces attentes, on peut citer le logiciel Coprolib’, directement conçue pour les syndics bénévoles. (cf. présentation des logiciels de comptabilité in Gestion et maintenance, IRC n°574, p. 31, “Outils de gestion : la course à la performance“).
A signaler également, Syndics Solutions dont l’offre de services permet aux syndics bénévoles de se faire assister dans la gestion comptable et administrative de leur immeuble, tout en conservant la gestion technique de celui-ci. Depuis un espace client sécurisé, chaque copropriétaire peut ainsi consulter l’état des comptes de sa copropriété ou tout autre document rattaché.
Schéma d’organisation d’une copropriété :
Crédit : ©ARC
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