Mémoire vivante d’un copropriété, les archives doivent être conservées en sécurité et disponibles relativement rapidement en cas de besoin. Focus sur les solutions existantes.
Crédit : cdg59
Souvent peu consultés, a fortiori pour les plus anciens, car difficiles d’accès ou simplement photocopiés, les règlements de copropriété peuvent retrouver une seconde jeunesse une fois numérisés. Plusieurs sociétés proposent ainsi de créer un document sur support informatique au format .doc ou .pdf, à partir d’un règlement de copropriété sur papier. Ce dernier va préalablement être scanné puis converti en texte par l’intermédiaire d’un logiciel de reconnaissance de caractères. De quoi le transformer en un document facilement exploitable en ligne ou sur un support physique (CD-Rom ou clé USB). Il devient alors possible de simplifier et d’accélérer considérablement les recherches par simple saisie d’un mot-clé. Les tarifs pour ce genre de prestations se situent en moyenne autour de 200 € HT. Certaines copropriétés en profitent pour dépoussiérer et toiletter leur règlement initial. De tels projets de modification permettent en premier lieu d’inclure de nouvelles dispositions législatives et de supprimer les clauses qui seraient devenues contraires à la loi (cf art. 49 modifié de la loi du 10 juillet 1965).
En plus des règlements, il est également possible de numériser les plans de tout l’immeuble, voire des appartements, sans oublier les plans des permis de construire, des circuits électriques ou des réseaux d’eau. Autant de pièces qu’il sera très facile de consulter lors des travaux d’entretien ou de réfection dans les parties communes ou privatives. De quoi accélérer le travail des architectes ou des entreprises mandatés.
Des durées de conservation variables
Les archives des copropriétés peuvent vite devenir un véritable casse–tête pour les syndics qui sont tenus d’assurer leur conservation pendant des durées variables. Ainsi, ce délai est de dix ans pour les documents comptables et les pièces justificatives (article L 123-22 du Code de commerce), cinq ans pour les livres de paie, et de un à trois ans pour les documents relatifs aux charges sociales. Aux stocks de documents qui augmentent - a fortiori si le syndic gère un nombre élevé de lots - s’ajoute la nécessité de devoir retrouver rapidement les pièces. Certains syndics font donc de plus en plus appel à des sociétés d’archivage au nom des syndicats de copropriétaires. (Inf. Rap. Copr. n° 546 p. 31)
Récupérer des documents détenus par le syndic
Les premier, quatrième et cinquième alinéas de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 autorisent les copropriétaires à récupérer des documents auprès du syndic de deux façons. Soit en se rendant dans ses bureaux à des horaires convenus, au minimum deux fois par an, pour scanner contrats, devis, factures, rapports d’expertise, extraits de comptes, état des impayés et autres documents. Le plus simple est ensuite de les récupérer sur une clé USB, pour pouvoir en disposer par la suite.
Deuxième solution : voter en assemblée générale une résolution imposant au syndic de transmettre au conseil syndical, dès réception, une liste de documents sous forme numérique.
Parmi les prestataires
Résidéclic propose une offre assez large s’adressant aussi bien aux syndics qu’aux copropriétaires. Elle comprend notamment un espace de stockage où il est possible de retrouver tous les documents de la copropriété. Si ces derniers sont au format papier, elle se charge de les numériser après avoir reçu les documents en question par la Poste. Règlement de copropriété, procès-verbal de l’AG sont ainsi visibles via Internet et facilement accessibles. Une solution de gestion documentaire en ligne qui simplifie l’organisation des réunions et AG, tout en contribuant à faire remonter les problèmes et les idées plus rapidement au syndic via une adresse mail unique. Divers packs sont disponibles notamment, celui comprenant la numérisation revenant à 99 € par an et par copropriété.
Coffres-forts numériques
D’autres sites, gratuits ou non, proposent simplement un service externalisé pour sauvegarder en ligne les documents importants, comme www.backup.fr, ou www.Oodrive.com.
D’autres encore, offrent même la possibilité de scanner et de numériser des documents et courriers envoyés par fax, comme www.e-coffrefort.fr. Adapté à un usage en copropriété, le Pack Office 3 permet, pour 28 € HT par mois, de stocker sur un coffre fort numérique sécurisé, des documents transmis sous format papier ou numérique. La traçabilité des documents se fait par ailleurs dans le respect de la norme Afnor Z42-013 qui garantit la preuve de la date de dépôt, de l’intégrité du document, et la vérification en ligne du certificat par un tiers. La capacité du coffre de 40 000 pages peut être augmentée par paliers de 10 000 pages supplémentaires à raison d’un supplément de 5 € HT par mois. A noter par ailleurs que la durée de conservation est illimitée avec une durée minimale de trois mois.
Paul TURENNE
Les textes
• L’article 33, alinéa 1er, du décret du 17 mars 1967 prévoit que «le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant, les diagnostics techniques.» (cf Étude J.M. Roux Inf. Rap. Copr. n°560 p. 8)
• Le lecteur se reportera utilement à la recommandation n° 20 de la Commission relative à la copropriété concernant les archives du syndicat des copropriétaires.
À NOTER
Règlement de copropriété : l’ARC (Association des Responsables de Copropriété) propose également l’adaptation des règlements de copropriété à un tarif intéressant. Cette prestation inclut la numérisation du règlement d’origine sous format Word, pour un coût de 3 € TTC par page de texte et de 4,5 € TTC par page de tableau. Soit en pratique, un tarif de 80 à 300 € comprenant la relecture par l’ARC du contenu du document.
Chantiers et travaux : base documentaire en ligne. Lors de la réalisation de chantiers, la réglementation prévoit la désignation d’un coordonnateur de Sécurité et de Protection de la Santé (SPS) qui est obligatoirement une personne physique ayant la formation requise. Pour les chantiers de niveau 3, c’est-à-dire ceux sans risque particulier, et réunissant au moins deux entreprises, y compris les sous-traitants, ce coordonnateur doit tenir un registre-journal du chantier et faire une visite d’inspection commune avec les entrepreneurs. A la fin du chantier, il devra par ailleurs établir un Dossier d’Intervention Ultérieure sur l’Ouvrage (D.I.U.O). Par exemple, dans le cas de l’installation ou de la rénovation d’une verrière, il faudra indiquer comment y accéder pour la nettoyer sans danger. D’autres obligations viennent se greffer pour les chantiers plus importants de niveau 2. Certains prestataires proposent la mise à disposition d’une base documentaire sur support informatique des dossiers travaux regroupant les différents marchés, ordres de services, comptes-rendus de chantiers, fiches techniques, suivi photographique, documents graphiques (plans, croquis...), procès-verbaux de réception et D.I.U.O. Ces éléments peuvent par ailleurs être proposées sur CD-Rom ou DVD, et être consultés en ligne à partir d’un compte protégé. A titre d’exemple, l’entreprise Coptima réclame des honoraires de 2% HT sur le coût global des travaux HT, avec un minimum de 1 000 €/HT.
