Mémoire vivante d’un copropriété, les archives doivent être conservées en sécurité et disponibles relativement rapidement en cas de besoin. Focus sur les solutions existantes.
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Souvent peu consultés, a fortiori pour les plus anciens, car difficiles d’accès ou simplement photocopiés, les règlements de copropriété peuvent retrouver une seconde jeunesse une fois numérisés. Plusieurs sociétés proposent ainsi de créer un document sur support informatique au format .doc ou .pdf, à partir d’un règlement de copropriété sur papier. Ce dernier va préalablement être scanné puis converti en texte par l’intermédiaire d’un logiciel de reconnaissance de caractères. De quoi le transformer en un document facilement exploitable en ligne ou sur un support physique (CD-Rom ou clé USB). Il devient alors possible de simplifier et d’accélérer considérablement les recherches par simple saisie d’un mot-clé. Les tarifs pour ce genre de prestations se situent en moyenne autour de 200 € HT. Certaines copropriétés en profitent pour dépoussiérer et toiletter leur règlement initial. De tels projets de modification permettent en premier lieu d’inclure de nouvelles dispositions législatives et de supprimer les clauses qui seraient devenues contraires à la loi (cf art. 49 modifié de la loi du 10 juillet 1965).
En plus des règlements, il est également possible de numériser les plans de tout l’immeuble, voire des appartements, sans oublier les plans des permis de construire, des circuits électriques ou des réseaux d’eau. Autant de pièces qu’il sera très facile de consulter lors des travaux d’entretien ou de réfection dans les parties communes ou privatives. De quoi accélérer le travail des architectes ou des entreprises mandatés.
Des durées de conservation variables
Les archives des copropriétés peuvent vite devenir un véritable casse–tête pour les syndics qui sont tenus d’assurer leur conservation pendant des durées variables. Ainsi, ce délai est de dix ans pour les documents comptables et les pièces justificatives (article L 123-22 du Code de commerce), cinq ans pour les livres de paie, et de un à trois ans pour les documents relatifs aux charges sociales. Aux stocks de documents qui augmentent - a fortiori si le syndic gère un nombre élevé de lots - s’ajoute la nécessité de devoir retrouver rapidement les pièces. Certains syndics font donc de plus en plus appel à des sociétés d’archivage au nom des syndicats de copropriétaires. (Inf. Rap. Copr. n° 546 p. 31)
Récupérer des documents détenus par le syndic
Les premier, quatrième et cinquième alinéas de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 autorisent les copropriétaires à récupérer des documents auprès du syndic de deux façons. Soit en se rendant dans ses bureaux à des horaires convenus, au minimum deux fois par an, pour scanner contrats, devis, factures, rapports d’expertise, extraits de comptes, état des impayés et autres documents. Le plus simple est ensuite de les récupérer sur une clé USB, pour pouvoir en disposer par la suite.
Deuxième solution : voter en assemblée générale une résolution imposant au syndic de transmettre au conseil syndical, dès réception, une liste de documents sous forme numérique.
Parmi les prestataires
Résidéclic propose une offre assez large s’adressant aussi bien aux syndics qu’aux copropriétaires. Elle comprend notamment un espace de stockage où il est possible de retrouver tous les documents de la copropriété. Si ces derniers sont au format papier, elle se charge de les numériser après avoir reçu les documents en question par la Poste. Règlement de copropriété, procès-verbal de l’AG sont ainsi visibles via Internet et facilement accessibles. Une solution de gestion documentaire en ligne qui simplifie l’organisation des réunions et AG, tout en contribuant à faire remonter les problèmes et les idées plus rapidement au syndic via une adresse mail unique. Divers packs sont disponibles notamment, celui comprenant la numérisation revenant à 99 € par an et par copropriété.
Coffres-forts numériques
D’autres sites, gratuits ou non, proposent simplement un service externalisé pour sauvegarder en ligne les documents importants, comme www.backup.fr, ou www.Oodrive.com.
D’autres encore, offrent même la possibilité de scanner et de numériser des documents et courriers envoyés par fax, comme www.e-coffrefort.fr. Adapté à un usage en copropriété, le Pack Office 3 permet, pour 28 € HT par mois, de stocker sur un coffre fort numérique sécurisé, des documents transmis sous format papier ou numérique. La traçabilité des documents se fait par ailleurs dans le respect de la norme Afnor Z42-013 qui garantit la preuve de la date de dépôt, de l’intégrité du document, et la vérification en ligne du certificat par un tiers. La capacité du coffre de 40 000 pages peut être augmentée par paliers de 10 000 pages supplémentaires à raison d’un supplément de 5 € HT par mois. A noter par ailleurs que la durée de conservation est illimitée avec une durée minimale de trois mois.
Paul TURENNE
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