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Focus sur l’offre Syndic Solutions : trois questions à Gildas Ludot, gérant.
Syndic Solutions propose une offre d’assistance comptable et administrative aux syndics bénévoles, quel que soit le type d’immeuble qu’ils gèrent (usage d’habitation, mixte, professionnel,…), ainsi qu’aux associations syndicales autorisées, aux associations regroupant les syndics bénévoles entre eux (unions de syndicats) ou aux syndicats coopératifs.
• Quels sont les besoins et les caractéristiques des copropriétés qui font appel à vos services ?
« Nous avons, d’une part, des copropriétaires qui veulent passer en syndic bénévole car la charge est relativement importante au niveau des honoraires dans des petites copropriétés. Par ailleurs, les petits immeubles – pas assez rentables par rapport aux grosses copropriétés – sont souvent moins suivies par les syndics professionnels. Ces derniers assurent parfois donc la gestion avec des forfaits relativement élevés. Les copropriétaires qui hésitaient à passer en syndic bénévole ont franchi le pas avec notre prestation qui leur revient à 550 € par an, avec la garantie que les comptes soient tenus dans les normes ».
« Nous comptons également, parmi nos clients des syndics bénévoles qui ont envie de s’alléger. En effet les trois quarts sont des actifs. Quand ils ont un moment de libre, le week-end ou le soir, ils n’ont pas forcément envie de se remettre dans les comptes de la copropriété. Notre offre leur permet donc de se décharger d’une partie du travail administratif et de la comptabilité ».
« Nous sommes basés à Nantes et tout se fait par Internet ou par téléphone. Nous avons ainsi des clients syndics bénévoles sur toute la France avec une majorité d’immeubles sur Paris et en région parisienne. Le plus petit immeuble compte 3 lots, nous gérons deux grosses copropriétés de 50 et 75 lots, mais la moyenne du portefeuille tourne autour de 8 à 10 lots. Nous nous occupons de toute la partie comptable et administrative. Charge au syndic bénévole de préparer et de tenir les assemblées générales, mettre en application et suivre leurs décisions, souscrire les assurances multirisque ou dommage-ouvrage, planifier, suivre et réceptionner les travaux commandés, gérer les prestataires extérieures et les employés d’immeuble. C’est également le syndic bénévole qui reçoit les règlements des copropriétaires et règle les factures. Pas un centime de l’immeuble ne passe par notre société, ce qui permet d’écarter toute crainte ».
• Quels sont les principaux risques que peuvent rencontrer les syndics bénévoles ne se faisant pas assister, en particulier sur le plan comptable ?
« Parmi certains petits immeubles avec des syndics bénévoles faisant partie de nos nouveaux clients, la comptabilité était faite sur des feuilles de papier. Les comptes n’étaient pas arrêtés à la même date suivant les exercices… La comptabilité n’était donc pas conforme à la loi, sans compter que les annexes comptables qui doivent être obligatoirement transmises ne l’étaient pas ; certains n’étant même pas au courant de leur existence. Cette formalité comptable peut rebuter certains copropriétaires à passer en syndic bénévole, d’où l’intérêt de notre prestation ».
« Le fonctionnement est simple : le syndic reçoit les factures d’eau, d’électricité, etc. Il les règle, les met de côté. Une fois par mois, il scanne toutes les factures reçues le mois précédant, les règlements bancaires des charges des copropriétaires et le relevé bancaire ».
« Nous saisissons ensuite le tout sur le plan informatique et faisons le rapprochement bancaire pour le syndic bénévole. Cela permet de vérifier qu’il n’y a pas eu d’erreur ou d’oubli et que le compte est bien à jour. A noter que lorsqu’une copropriété fait appel à nos services, nous reprenons les comptes depuis le début de l’exercice ».
« En ce qui concerne les impayés, c’est le syndic bénévole qui nous mandate pour les relances, deuxièmes relances et mises en demeure. Le tout, compris dans le forfait de base. Il n’y a pas de mauvaises surprises. Cela étant, il y a moins d’impayés dans les immeubles gérés par un syndic bénévole, car souvent les copropriétaires habitent l’immeuble et se croisent tous les jours ».
• Quel est le coût de votre prestation ? Y a t-il des options ?
« Le tarif à l’année est fonction du nombre de lots. Le minimum pour deux lots est de 350 € avec les tirages des appels de fonds, les frais d’affranchissement compris. Cela augmente en fonction du nombre de lots, soit par exemple 850 €, pour 10 lots principaux et 1 450 € pour 20 lots ».
« Nous assurons la gestion comptable et administrative en forfait de base. La tenue du carnet d’entretien est en option. Nous proposons aussi, sur demande, un forfait AG, où nous nous chargeons alors des convocations d’AG, de l’ordre du jour, nous fournissons un procès-verbal vierge que le syndic n’a plus qu’à remplir, une feuille de présence et des pouvoirs. Ils ont ainsi tous les éléments, charge à eux de faire les photocopies. Ceux qui ne veulent pas s’en occuper peuvent nous mandater au cas par cas, pour faire les photocopies et les envois, avec une facturation au réel et une heure de vacation pour l’édition, la mise sous pli et l’envoi à la Poste. Ils ont ainsi la garantie que tout soit fait dans les délais légaux auprès des copropriétaires. Le syndic bénévole reçoit ensuite le récépissé d’AG et sait ainsi précisément qui a retiré ou pas son recommandé ».
« Comme nous gérons la comptabilité des immeubles, si le syndic bénévole est sollicité par un notaire à l’occasion d’une mutation, il peut nous transférer cette demande et nous remplissons le pré-état daté à la signature du compromis de vente, puis l’état daté, lors de la vente. Cette prestation de 135 € TTC tout compris, reste à la charge du propriétaire vendeur ».
« Enfin, chaque propriétaire a un accès à notre site Internet afin de voir les appels de fonds réalisés ainsi que ses règlements. Chacun peut également consulter et imprimer le règlement de copropriété, les diagnostics techniques, les procès-verbaux d’AG ou tout document que le syndic bénévole souhaite mettre à disposition des propriétaires ». ●
• Quels sont les besoins et les caractéristiques des copropriétés qui font appel à vos services ?
« Nous avons, d’une part, des copropriétaires qui veulent passer en syndic bénévole car la charge est relativement importante au niveau des honoraires dans des petites copropriétés. Par ailleurs, les petits immeubles – pas assez rentables par rapport aux grosses copropriétés – sont souvent moins suivies par les syndics professionnels. Ces derniers assurent parfois donc la gestion avec des forfaits relativement élevés. Les copropriétaires qui hésitaient à passer en syndic bénévole ont franchi le pas avec notre prestation qui leur revient à 550 € par an, avec la garantie que les comptes soient tenus dans les normes ».
« Nous comptons également, parmi nos clients des syndics bénévoles qui ont envie de s’alléger. En effet les trois quarts sont des actifs. Quand ils ont un moment de libre, le week-end ou le soir, ils n’ont pas forcément envie de se remettre dans les comptes de la copropriété. Notre offre leur permet donc de se décharger d’une partie du travail administratif et de la comptabilité ».
« Nous sommes basés à Nantes et tout se fait par Internet ou par téléphone. Nous avons ainsi des clients syndics bénévoles sur toute la France avec une majorité d’immeubles sur Paris et en région parisienne. Le plus petit immeuble compte 3 lots, nous gérons deux grosses copropriétés de 50 et 75 lots, mais la moyenne du portefeuille tourne autour de 8 à 10 lots. Nous nous occupons de toute la partie comptable et administrative. Charge au syndic bénévole de préparer et de tenir les assemblées générales, mettre en application et suivre leurs décisions, souscrire les assurances multirisque ou dommage-ouvrage, planifier, suivre et réceptionner les travaux commandés, gérer les prestataires extérieures et les employés d’immeuble. C’est également le syndic bénévole qui reçoit les règlements des copropriétaires et règle les factures. Pas un centime de l’immeuble ne passe par notre société, ce qui permet d’écarter toute crainte ».
• Quels sont les principaux risques que peuvent rencontrer les syndics bénévoles ne se faisant pas assister, en particulier sur le plan comptable ?
« Parmi certains petits immeubles avec des syndics bénévoles faisant partie de nos nouveaux clients, la comptabilité était faite sur des feuilles de papier. Les comptes n’étaient pas arrêtés à la même date suivant les exercices… La comptabilité n’était donc pas conforme à la loi, sans compter que les annexes comptables qui doivent être obligatoirement transmises ne l’étaient pas ; certains n’étant même pas au courant de leur existence. Cette formalité comptable peut rebuter certains copropriétaires à passer en syndic bénévole, d’où l’intérêt de notre prestation ».
« Le fonctionnement est simple : le syndic reçoit les factures d’eau, d’électricité, etc. Il les règle, les met de côté. Une fois par mois, il scanne toutes les factures reçues le mois précédant, les règlements bancaires des charges des copropriétaires et le relevé bancaire ».
« Nous saisissons ensuite le tout sur le plan informatique et faisons le rapprochement bancaire pour le syndic bénévole. Cela permet de vérifier qu’il n’y a pas eu d’erreur ou d’oubli et que le compte est bien à jour. A noter que lorsqu’une copropriété fait appel à nos services, nous reprenons les comptes depuis le début de l’exercice ».
« En ce qui concerne les impayés, c’est le syndic bénévole qui nous mandate pour les relances, deuxièmes relances et mises en demeure. Le tout, compris dans le forfait de base. Il n’y a pas de mauvaises surprises. Cela étant, il y a moins d’impayés dans les immeubles gérés par un syndic bénévole, car souvent les copropriétaires habitent l’immeuble et se croisent tous les jours ».
• Quel est le coût de votre prestation ? Y a t-il des options ?
« Le tarif à l’année est fonction du nombre de lots. Le minimum pour deux lots est de 350 € avec les tirages des appels de fonds, les frais d’affranchissement compris. Cela augmente en fonction du nombre de lots, soit par exemple 850 €, pour 10 lots principaux et 1 450 € pour 20 lots ».
« Nous assurons la gestion comptable et administrative en forfait de base. La tenue du carnet d’entretien est en option. Nous proposons aussi, sur demande, un forfait AG, où nous nous chargeons alors des convocations d’AG, de l’ordre du jour, nous fournissons un procès-verbal vierge que le syndic n’a plus qu’à remplir, une feuille de présence et des pouvoirs. Ils ont ainsi tous les éléments, charge à eux de faire les photocopies. Ceux qui ne veulent pas s’en occuper peuvent nous mandater au cas par cas, pour faire les photocopies et les envois, avec une facturation au réel et une heure de vacation pour l’édition, la mise sous pli et l’envoi à la Poste. Ils ont ainsi la garantie que tout soit fait dans les délais légaux auprès des copropriétaires. Le syndic bénévole reçoit ensuite le récépissé d’AG et sait ainsi précisément qui a retiré ou pas son recommandé ».
« Comme nous gérons la comptabilité des immeubles, si le syndic bénévole est sollicité par un notaire à l’occasion d’une mutation, il peut nous transférer cette demande et nous remplissons le pré-état daté à la signature du compromis de vente, puis l’état daté, lors de la vente. Cette prestation de 135 € TTC tout compris, reste à la charge du propriétaire vendeur ».
« Enfin, chaque propriétaire a un accès à notre site Internet afin de voir les appels de fonds réalisés ainsi que ses règlements. Chacun peut également consulter et imprimer le règlement de copropriété, les diagnostics techniques, les procès-verbaux d’AG ou tout document que le syndic bénévole souhaite mettre à disposition des propriétaires ». ●
« Une offre complémentaire »
« D’autres offres à destination des syndics bénévoles existent comme des logiciels comptables, ou bien encore l’Arc qui propose aussi une prestation payante pour assister ces derniers, mais pas de la même façon, assure Gildas Ludot. Le syndic doit noter toute sa comptabilité et en fin d’exercice, l’Arc va éditer les annexes comptables. En revanche, si le syndic ne les a pas rempli très précisément ou a omis des éléments, les erreurs ressortiront sur les annexes. Dans la mesure où nous faisons en plus les rapprochements bancaires chaque mois et déchargeons les syndics bénévoles d’une bonne partie des tâches, notre offre est complémentaire ».
« D’autres offres à destination des syndics bénévoles existent comme des logiciels comptables, ou bien encore l’Arc qui propose aussi une prestation payante pour assister ces derniers, mais pas de la même façon, assure Gildas Ludot. Le syndic doit noter toute sa comptabilité et en fin d’exercice, l’Arc va éditer les annexes comptables. En revanche, si le syndic ne les a pas rempli très précisément ou a omis des éléments, les erreurs ressortiront sur les annexes. Dans la mesure où nous faisons en plus les rapprochements bancaires chaque mois et déchargeons les syndics bénévoles d’une bonne partie des tâches, notre offre est complémentaire ».
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