Idéal pour les copropriétaires souhaitant s’affranchir des honoraires pratiqués par les syndics professionnels, la gestion par un syndic bénévole n’en nécessite pas moins un suivi comptable et administratif rigoureux. Le point sur les solutions permettant d’assister ces syndics dans leurs tâches.
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Honoraires trop élevés, implication insuffisante… De plus en plus de petites copropriétés sont tentées d’abandonner leur syndic professionnel au profit d’une gestion par un syndic bénévole. Reste encore à franchir le pas, car toutes les copropriétés ne comptent pas une ou plusieurs personnes disposant du temps ou des compétences nécessaires pour assurer correctement cette mission. Les syndics bénévoles peuvent toutefois se faire assister par des prestataires extérieurs, comme le prévoit l’article 27 du décret du 17 mars 1967 : « Le conseil syndical peut pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. (…) Les dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration. » Un décret applicable au syndic bénévole, mais également au président-syndic d’un syndicat coopératif.
De nombreux outils et solutions sont aujourd’hui à leur disposition pour ce faire. A noter, qu’en cas de souscription payante, si le montant du devis ne dépasse pas les pouvoirs de signature du syndic, l’accord du conseil syndical n’est pas obligatoire.
Quelques rappels
La loi n° 65-557 du 10 juillet 1965
Extrait de l’article 17-1 : « Dans le cas où l’administration de la copropriété est confiée à un syndicat coopératif, la constitution d’un conseil syndical est obligatoire et le syndic est élu par les membres de ce conseil et choisi parmi ceux-ci. Il exerce de plein droit les fonctions de président du conseil syndical. En outre, le conseil syndical peut élire, dans les mêmes conditions, un vice-président qui supplée le syndic en cas d’empêchement de celui-ci ».
Article 17-2, issu de la loi ALUR : « Tout syndic non professionnel, bénévole ou coopératif, doit être copropriétaire d’un ou plusieurs lots ou fractions de lots dans la copropriété qu’il est amené à gérer ».
Le décret n° 67-223 du 17 mars 1967
Voici l’article 28 du décret du 17 mars 1967 qui définit le rôle et les missions du syndic bénévole : « Sous réserve des dispositions de l’article L. 443-15 du code de la construction et de l’habitation et des stipulations particulières du règlement de copropriété, les fonctions de syndic peuvent être assumées par toute personne physique ou morale.
En dehors de l’hypothèse prévue par l’article L. 443-15 du code de la construction et de l’habitation, la durée des fonctions du syndic ne peut excéder trois années. Toutefois, pendant les délais prévus à l’article 1792-4-1 du code civil, elle ne peut dépasser une année lorsque le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, leurs commettants ou employeurs, leurs préposés, leurs parents ou alliés jusqu’au troisième degré inclus ont, directement ou indirectement, à quelque titre que ce soit, même par personne interposée, participé à la construction de l’immeuble.
Le syndic peut être de nouveau désigné par l’assemblée générale pour les durées prévues à l’alinéa précédent ».
Le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015
Extrait de ce décret qui définit le contrat type de syndic : « Dans le respect du caractère non professionnel de leur mandat, le syndic bénévole et le syndic désigné en application de l’article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965 peuvent percevoir le remboursement des frais nécessaires engagés outre une rémunération au titre du temps de travail consacré à la copropriété ».
A lire : Le syndic bénévole, ses responsabilités, son rôle, ses outils, Informations Rapides de la Copropriété n° 584 de décembre 2012, page 17.
FOCUS SUR L’OFFRE VILOGI
«Une clientèle composée à 85 % de syndics bénévoles»
Jean-Jacques Duval est le directeur de la société VILOGI, plateforme collaborative de services pour les acteurs de la gestion immobilière. Il nous présente ici l’outil VILOGI et le concept de “Ma copropriété au bout des doigts”.
Pouvez-vous nous présenter votre outil de gestion pour les copropriétés ?
L’avènement de la loi ALUR a permis l’émergence de nouvelles solutions digitales et innovantes pour faciliter la gestion de copropriété. Aujourd’hui grâce à l’outil de gestion simplifié VILOGI, il n’y a plus besoin d’avoir un niveau d’expertise élevé pour gérer un syndic de copropriété.
Grâce à une très grande facilité de prise en main, 8 utilisateurs sur 10 démarrent la gestion de copropriété sans aucune formation sur l’outil VILOGI. Par ailleurs la dimension collaborative de l’outil permet de déléguer certaines tâches telles que la comptabilité à un tiers.
Les problématiques de réactivité du gestionnaire, de traçabilité des évènements et de facilité d’accessibilité aux documents sont désormais de l’histoire ancienne avec VILOGI. L’outil dispose d’un système de messagerie intégrée pour communiquer entre le syndic, les membres du conseil syndical et les copropriétaires, tout en conservant une traçabilité des échanges.
L’utilisation de VILOGI ne requiert aucun équipement spécifique ni en matériel ni en système d’exploitation. L’application est en ligne et est accessible depuis n’importe quel support connecté à Internet.
Comment VILOGI permet-il de faire des économies ?
La première économie vient du coût de l’outil par rapport à la concurrence, en sachant que l’Extranet et tous les modules de gestion sont inclus dans le même abonnement.
La disponibilité des informations sur plusieurs années permet au conseil syndical de mieux cibler les objectifs de coût par poste de dépense avec une analyse de l’atteinte des objectifs.
Une autre source d’économie est la dématérialisation des courriers qui jusqu’à l’envoi des lettres recommandées comme l’autorise désormais la loi.
L’outil VILOGI intègre également un module de gestion des devis des fournisseurs de la copropriété avec la possibilité pour un conseil syndical d’y intégrer des fournisseurs de son choix. Cette mise en concurrence saine et transparente est une source d’économie significative.
Qu’apporte VILOGI de nouveau dans la gestion de copropriété ?
VILOGI édite automatiquement tous les documents réglementaires pour le notaire (pré-état daté, état daté, carnet d’entretien, PV d’AG…), obligatoires, en cas de cession de lot.
On peut citer le module de gestion de l’AG qui marche en ligne et hors ligne, le concept de « Ma copropriété au bout des doigts ». VILOGI c’est aussi une application mobile complète qui permet aux copropriétaires de consulter ses données ou de contacter le syndic pour signaler une anomalie. Le carnet
d’entretien digitalisé constitue la mémoire de la copropriété fort utile en cas de cession de lot.
Au-delà de ces solutions opérationnelles, VILOGI se positionne dans les nouveaux usages dans la gestion de copropriété avec sa dimension collaborative. Elle permet à plusieurs entités de collaborer dans une même plateforme de travail sécurisée.
VILOGI s’adresse-t-il aux syndics bénévoles ou aux syndics professionnels ?
La clientèle actuelle de VILOGI se compose de 85% de bénévoles et 15% de professionnels. Grâce à la technologie, VILOGI rend maintenant possible de basculer très facilement d’un mode de gestion à l’autre tout en garantissant la continuité dans la gestion.
Et côté prix ?
L’ambition de VILOGI est de donner l’accès à une technologie disponible au plus grand nombre avec des tarifs très compétitifs. L’utilisation des services se fait sur la base d’un abonnement annuel en fonction du nombre de lots géré.
L’abonnement annuel de base pour une copropriété avec un maximum de 10 lots principaux est de 120 € HT.
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Offre jusqu’au 1er février 2016 |
Récapitulatif non exhaustif des solutions logicielles ou en ligne de comptabilité et gestion de la copropriété pour les syndics bénévoles
| Nom de la solution | Editeur | Coût | Principales fonctionnalités | Système(s) d'exploitation compatible(s) |
| Coprolib www.coprolib.com 06 48 84 59 00 Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. |
JLB Logiciels & Services | De 180 € (- de 10 lots) à 990 € TTC (+ de 100 lots). | • Gestion de l’immeuble ; • Gestion des copropriétaires ; • Charges courantes et travaux ; • Gestion des employés ; • Comptabilité ; • Espace collaboratif. |
Tout système d’exploitation, sous réserve de disposer d’un navigateur internet. |
| Copromatic www.copromatic.com Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. 06 67 37 34 42 |
Dali 2013 | Offres sans engagement (jusqu’à 20 lots) à 19 €, 39 € ou 79 € / mois. | • Liens automatiques entre les factures, les commandes et les relevés bancaires ; • Génération et stockage des documents (PV, suivi de travaux, gestion de devis et des fournitures, etc.) ; • Organisation des assemblées générales ; • Gestion et intégration des données ; • Base fournisseurs. |
Tout système d’exploitation, sous réserve de disposer d’un navigateur internet. |
| Diacamma Syndic 1.1 |
Le Sanglier du libre | Gratuit (logiciel libre avec code source accessible). | • Liste des copropriétaires et de leurs biens ; • Réalisation des appels de fonds ; • Vérification des factures et frais de la copropriété suivant les parts de chacun ; • Gestion de la comptabilité ; • Edition de documents financiers pour les assemblées générales ; • Outil modulaire (les extensions adaptées aux besoins de la copropriété peuvent être ajoutées ou supprimées). |
• Microsoft Windows Xp, Vista, Seven 32/64. • GNU Linux (testé sur Ubuntu 10.4 et +, Debian 6.0, CentOS 5.5 et +, Suse 11.2). • Apple Mac OS X de Tiger à Lion. |
| Gérer ma copro www.gerer-ma-copro.fr/Solution-syndic-benevole-gestion-copro.aspx 04 92 43 29 88 Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. |
Groupe Kel | Sur devis. | • Tableau de bord ; • Saisies et visu des règlements propriétaires, des factures et de leur règlement ; • Gestion des demandes en attentes ; • Fiche de gestion et actualités de la copropriété ; • Comptabilité : visu et saisie comptable : liste des propriétaires, des fournisseurs, des comptes de charges, des comptes bancaires, des comptes de la copropriété ; • Communication avec les propriétaires, le conseil syndical et les fournisseurs ; • Partage de documents ; • Accès aux fonctionnalités principales sur Iphone et Androïd. |
Tout système d’exploitation, sous réserve de disposer d’un navigateur internet. |
| Gestsynd http://www.agora-informatique.fr/gestsynd 0820 20 66 06 Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. |
Agora informatique | 144 € TTC (avec une année de hotline illimitée). | • Saisie des informations syndic bénévole, propriétaires, lots, quotités ; • Saisie des recettes propriétaires ; • Saisie des dépenses propriétaires ; • Visualisation et/ou édition de la situation propriétaire ; • Edition des quittances pour les copropriétaires ; • Visualisation et/ou édition de la situation copropriété ; • Visualisation et/ou édition du bilan sous forme de tableau. |
• Microsoft Windows Xp, Vista, Seven 32/64. |
| MonSyndicBénévole http://www.syndiclogiciel.com Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. |
Benjamin Baqué | 129,90 € / an + 5 € / lot principal (minimum 40 €). |
• Gestion des comptes bancaires de la copropriété ; • Gestion des appels de fonds des copropriétaires ; • Impression des documents obligatoires et nécessaires pour les assemblées générales ; • Génération des courriers de convocation avec l’ordre du jour et des PV d’assemblées générales ; • Importation des relevés bancaires avec reconnaissance automatique des écritures ; • Edition de courriers aux copropriétaires en cas de non paiement. |
Microsoft Windows Xp, Vista, Seven 32/64, 10. |
| PL-Syndic pierre.lemerle.free.fr/site/pls/pls.html |
Pierre Lemerle | Gratuit. | • Bilans du compte de copropriété ; • Etats des comptes individuels des copropriétaires ; • Budgets prévisionnels ; • Graphiques (évolution des charges, répartition des charges) ; • Utilitaires (rédaction de lettres : assemblées, appels de fonds, calcul de consommation individuelle d’eau) ; • Carnet d’entretien. |
• Microsoft Windows 98, 2000, Xp. |
| Simply Syndic www.logia.fr/SIMPLY_SYNDIC_wwt.htm 01 43 78 87 13 Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. |
Logia | À partir de 280 € TTC. | • Enregistrements de factures et règlements ; • Enregistrements des salaires et règlements ; • Appels de fonds et règlements virements bancaires de compte à compte ; • Ecritures de loyers perçus, d’indemnités d’assurances ou des produits financiers ; • Enregistrements d’encaissement de recette ; • Gestions des compteurs d’eau ; • Gestion des travaux terminés et non terminés ; • Répartition des charges et des produits en fin d’exercice comptable ; • Edition des annexes comptables. |
• Microsoft Windows Xp, Vista, Seven 32/64. |
| Syndic bénévole http://syndic-benevole.info 06 09 98 38 28 |
MarseilleWeb | 48 € TTC par an. | • Enregistrement des factures et règlements ; • Répartition des charges entre tous les copropriétaires ; • Suivi des paiements ; • Présentation des comptes aux copropriétaires. |
Tout système d’exploitation, sous réserve de disposer d’un navigateur internet. |
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VILOGI |
SAS VILOGI | Abonnement annuel de 120 € HT pour une copropriété de 10 lots au plus. | • Gestion des utilisateurs •Extranet gratuit pour les copropriétaires • Nombre de documents scanné illimité • Applicatif sur smartphone pour vos copropriétaires • Plan de comptes intégré (plan comptable) • Comptes Copropriétaires,... |
Tout système d'explotation, sous réserve de disposer d'un navigateur internet. |
Ce tableau, réalisé par la rédaction, ne saurait prétendre à l’exhaustivité. D’autres logiciels peuvent être présentes sur le marché.
• Quels sont les besoins et les caractéristiques des copropriétés qui font appel à vos services ?
« Nous avons, d’une part, des copropriétaires qui veulent passer en syndic bénévole car la charge est relativement importante au niveau des honoraires dans des petites copropriétés. Par ailleurs, les petits immeubles – pas assez rentables par rapport aux grosses copropriétés – sont souvent moins suivies par les syndics professionnels. Ces derniers assurent parfois donc la gestion avec des forfaits relativement élevés. Les copropriétaires qui hésitaient à passer en syndic bénévole ont franchi le pas avec notre prestation qui leur revient à 550 € par an, avec la garantie que les comptes soient tenus dans les normes ».
« Nous comptons également, parmi nos clients des syndics bénévoles qui ont envie de s’alléger. En effet les trois quarts sont des actifs. Quand ils ont un moment de libre, le week-end ou le soir, ils n’ont pas forcément envie de se remettre dans les comptes de la copropriété. Notre offre leur permet donc de se décharger d’une partie du travail administratif et de la comptabilité ».
« Nous sommes basés à Nantes et tout se fait par Internet ou par téléphone. Nous avons ainsi des clients syndics bénévoles sur toute la France avec une majorité d’immeubles sur Paris et en région parisienne. Le plus petit immeuble compte 3 lots, nous gérons deux grosses copropriétés de 50 et 75 lots, mais la moyenne du portefeuille tourne autour de 8 à 10 lots. Nous nous occupons de toute la partie comptable et administrative. Charge au syndic bénévole de préparer et de tenir les assemblées générales, mettre en application et suivre leurs décisions, souscrire les assurances multirisque ou dommage-ouvrage, planifier, suivre et réceptionner les travaux commandés, gérer les prestataires extérieures et les employés d’immeuble. C’est également le syndic bénévole qui reçoit les règlements des copropriétaires et règle les factures. Pas un centime de l’immeuble ne passe par notre société, ce qui permet d’écarter toute crainte ».
• Quels sont les principaux risques que peuvent rencontrer les syndics bénévoles ne se faisant pas assister, en particulier sur le plan comptable ?
« Parmi certains petits immeubles avec des syndics bénévoles faisant partie de nos nouveaux clients, la comptabilité était faite sur des feuilles de papier. Les comptes n’étaient pas arrêtés à la même date suivant les exercices… La comptabilité n’était donc pas conforme à la loi, sans compter que les annexes comptables qui doivent être obligatoirement transmises ne l’étaient pas ; certains n’étant même pas au courant de leur existence. Cette formalité comptable peut rebuter certains copropriétaires à passer en syndic bénévole, d’où l’intérêt de notre prestation ».
« Le fonctionnement est simple : le syndic reçoit les factures d’eau, d’électricité, etc. Il les règle, les met de côté. Une fois par mois, il scanne toutes les factures reçues le mois précédant, les règlements bancaires des charges des copropriétaires et le relevé bancaire ».
« Nous saisissons ensuite le tout sur le plan informatique et faisons le rapprochement bancaire pour le syndic bénévole. Cela permet de vérifier qu’il n’y a pas eu d’erreur ou d’oubli et que le compte est bien à jour. A noter que lorsqu’une copropriété fait appel à nos services, nous reprenons les comptes depuis le début de l’exercice ».
« En ce qui concerne les impayés, c’est le syndic bénévole qui nous mandate pour les relances, deuxièmes relances et mises en demeure. Le tout, compris dans le forfait de base. Il n’y a pas de mauvaises surprises. Cela étant, il y a moins d’impayés dans les immeubles gérés par un syndic bénévole, car souvent les copropriétaires habitent l’immeuble et se croisent tous les jours ».
• Quel est le coût de votre prestation ? Y a t-il des options ?
« Le tarif à l’année est fonction du nombre de lots. Le minimum pour deux lots est de 350 € avec les tirages des appels de fonds, les frais d’affranchissement compris. Cela augmente en fonction du nombre de lots, soit par exemple 850 €, pour 10 lots principaux et 1 450 € pour 20 lots ».
« Nous assurons la gestion comptable et administrative en forfait de base. La tenue du carnet d’entretien est en option. Nous proposons aussi, sur demande, un forfait AG, où nous nous chargeons alors des convocations d’AG, de l’ordre du jour, nous fournissons un procès-verbal vierge que le syndic n’a plus qu’à remplir, une feuille de présence et des pouvoirs. Ils ont ainsi tous les éléments, charge à eux de faire les photocopies. Ceux qui ne veulent pas s’en occuper peuvent nous mandater au cas par cas, pour faire les photocopies et les envois, avec une facturation au réel et une heure de vacation pour l’édition, la mise sous pli et l’envoi à la Poste. Ils ont ainsi la garantie que tout soit fait dans les délais légaux auprès des copropriétaires. Le syndic bénévole reçoit ensuite le récépissé d’AG et sait ainsi précisément qui a retiré ou pas son recommandé ».
« Comme nous gérons la comptabilité des immeubles, si le syndic bénévole est sollicité par un notaire à l’occasion d’une mutation, il peut nous transférer cette demande et nous remplissons le pré-état daté à la signature du compromis de vente, puis l’état daté, lors de la vente. Cette prestation de 135 € TTC tout compris, reste à la charge du propriétaire vendeur ».
« Enfin, chaque propriétaire a un accès à notre site Internet afin de voir les appels de fonds réalisés ainsi que ses règlements. Chacun peut également consulter et imprimer le règlement de copropriété, les diagnostics techniques, les procès-verbaux d’AG ou tout document que le syndic bénévole souhaite mettre à disposition des propriétaires ». ●
« D’autres offres à destination des syndics bénévoles existent comme des logiciels comptables, ou bien encore l’Arc qui propose aussi une prestation payante pour assister ces derniers, mais pas de la même façon, assure Gildas Ludot. Le syndic doit noter toute sa comptabilité et en fin d’exercice, l’Arc va éditer les annexes comptables. En revanche, si le syndic ne les a pas rempli très précisément ou a omis des éléments, les erreurs ressortiront sur les annexes. Dans la mesure où nous faisons en plus les rapprochements bancaires chaque mois et déchargeons les syndics bénévoles d’une bonne partie des tâches, notre offre est complémentaire ».
