Extranet accessible et mis à jour
S’agissant des échanges d’information au sein du syndicat, le décret précise tout d’abord les conditions d’accès des copropriétaires et des membres du conseil syndical à l’espace en ligne sécurisé mis à disposition par le syndic professionnel (D. n° 67-223, art. 33-1-1 nveau). Cet extranet doit être accessible aux intéressés au moyen d’un code personnel sécurisé garantissant la fiabilité de leur identification et les documents mis à disposition par le syndic dans cet espace doivent être téléchargeables et imprimables. Le décret précise la fréquence de la mise à jour des documents figurant sur cet espace en exigeant que l’ensemble des documents relatifs à la gestion de l’immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace soient actualisés au minimum une fois par an par le syndic, dans les trois mois précédant l’assemblée générale annuelle.
Le décret apporte des précisions concernant la consultation des pièces justificatives avant l’assemblée générale en permettant à tout copropriétaire de se faire assister par son locataire ou d’autoriser ce dernier à consulter en ses lieu et place, les pièces justificatives de charges récupérables mentionnées à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Sont également prévues des dispositions concernant la dématérialisation des échanges au sein de la copropriété, en permettant, sous réserve de l’accord exprès du destinataire, l’envoi d’avis d’appels de fonds par courrier électronique. Une solution identique s’applique à la notification des documents annexés à la convocation à l’assemblée générale par mise à disposition dans l’espace en ligne sécurisé. Un nouvel article 64-5 du décret de 1967 prévoit en effet que, lorsque la copropriété est dotée d’un espace en ligne sécurisé, la notification des documents mentionnés à l’article 11 peut, sous réserve de l’accord exprès du copropriétaire, valablement résulter d’une mise à disposition dans un espace du site dont l’accès est réservé aux copropriétaires. La convocation à l’assemblée générale doit préciser expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de la mise à disposition.
