[650] - Visioconférence, dématérialisation et autres miscellanées post loi ELAN

par G. G.
Affichages : 1485

Reflétant la diversité des thèmes abordés lors de la réforme pointilliste du statut de la copropriété opérée par le législateur au travers de la loi ELAN du 23 novembre 2018, le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 (JO du 28 juin 2019) comporte trois volets : le fonctionnement des assemblées générales, les modalités de circulation des informations au sein du syndicat, et enfin des mesures diverses.


Assemblées générales

Le décret prévoit l’accomplissement d’une nouvelle formalité, qui n’est pas prescrite à peine d’irrégularité de la convocation. Le syndic est en effet désormais tenu d’indiquer, par voie d’affichage aux copropriétaires, la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité qui leur est offerte de solliciter l’inscription d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour. Cet affichage doit être réalisé dans un délai raisonnable permettant aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l’ordre du jour.
Le décret précise également les conditions dans lesquelles les copropriétaires peuvent participer aux assemblées générales de copropriété par visioconférence, audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique. Le principe posé par le nouvel article 13-1 du décret du 17 mars 1967 est qu’il appartient à l’assemblée générale de décider des moyens et supports techniques permettant une telle participation à distance, ainsi que des garanties permettant de s’assurer de l’identité de chaque participant. Cette décision doit être prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l’initiative du syndic ou du conseil syndical et le syndicat des copropriétaires en supporte les coûts. Le texte précise que, pour garantir la participation effective des copropriétaires, ces supports doivent, au moins, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations. Le procès-verbal doit, par ailleurs, mentionner les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, à l’audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote. Le copropriétaire qui souhaite participer à l’assemblée générale par de tels moyens doit en informer le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion de l’assemblée générale.

L’introduction de cette nouvelle manière de participer à l’assemblée a nécessairement conduit le pouvoir réglementaire à reprendre les modalités de tenue de la feuille de présence. La nouvelle rédaction de l’article 14 du décret précise donc désormais que la feuille de présence doit également indiquer les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé participant à l’assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique, ce qui vaut également pour le mandataire d’un copropriétaire. De manière sensée, le texte précise que l’émargement n’est pas requis pour ceux qui participent à distance à l’assemblée.

Le décret porte également sur les modalités de remise par le syndic des mandats de vote. Un nouvel article 15-1 du décret prévoit à cet égard que le syndic qui reçoit un mandat en blanc doit remettre ce mandat en début de réunion au président du conseil syndical afin qu’il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote. En l’absence du président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, le mandat est à remettre au président de séance désigné par l’assemblée générale. Cette distribution doit être mentionnée au procès-verbal de l’assemblée.


Extranet accessible et mis à jour

S’agissant des échanges d’information au sein du syndicat, le décret précise tout d’abord les conditions d’accès des copropriétaires et des membres du conseil syndical à l’espace en ligne sécurisé mis à disposition par le syndic professionnel (D. n° 67-223, art. 33-1-1 nveau). Cet extranet doit être accessible aux intéressés au moyen d’un code personnel sécurisé garantissant la fiabilité de leur identification et les documents mis à disposition par le syndic dans cet espace doivent être téléchargeables et imprimables. Le décret précise la fréquence de la mise à jour des documents figurant sur cet espace en exigeant que l’ensemble des documents relatifs à la gestion de l’immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace soient actualisés au minimum une fois par an par le syndic, dans les trois mois précédant l’assemblée générale annuelle.

Le décret apporte des précisions concernant la consultation des pièces justificatives avant l’assemblée générale en permettant à tout copropriétaire de se faire assister par son locataire ou d’autoriser ce dernier à consulter en ses lieu et place, les pièces justificatives de charges récupérables mentionnées à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Sont également prévues des dispositions concernant la dématérialisation des échanges au sein de la copropriété, en permettant, sous réserve de l’accord exprès du destinataire, l’envoi d’avis d’appels de fonds par courrier électronique. Une solution identique s’applique à la notification des documents annexés à la convocation à l’assemblée générale par mise à disposition dans l’espace en ligne sécurisé. Un nouvel article 64-5 du décret de 1967 prévoit en effet que, lorsque la copropriété est dotée d’un espace en ligne sécurisé, la notification des documents mentionnés à l’article 11 peut, sous réserve de l’accord exprès du copropriétaire, valablement résulter d’une mise à disposition dans un espace du site dont l’accès est réservé aux copropriétaires. La convocation à l’assemblée générale doit préciser expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de la mise à disposition.


Action en justice et huissier de justice

Dans cette catégorie balai des dispositions diverses se trouvent deux points abordés par le décret.

Le premier est d’une importance considérable en ce qu’il met fin à une jurisprudence ancienne et constante aux termes de laquelle tous les défendeurs à une action en justice engagée par le syndicat, y compris ceux n’ayant pas la qualité de copropriétaire, sont fondés à en invoquer l’irrecevabilité si le syndic ne peut justifier d’une autorisation régulière de l’assemblée générale. Au cours des débats ayant entouré la loi ELAN, le Sénat avait déjà souhaité briser cette jurisprudence afin de revenir au sens originel de la règle édictée pour protéger les seuls copropriétaires, avant de reculer devant la nature décrétale du texte à modifier. Cette volonté est désormais mise en œuvre par l’ajout au sein de l’article 55 du décret d’un nouvel alinéa disposant que seuls les copropriétaires peuvent se prévaloir de l’absence d’autorisation du syndic à agir en justice.

Le second point porte sur les modalités d’accès aux parties communes des huissiers de justice pour l’exercice de leurs missions de signification et d’exécution.