[650] - Visioconférence, dématérialisation et autres miscellanées post loi ELAN - Assemblées générales

par G. G.
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Assemblées générales

Le décret prévoit l’accomplissement d’une nouvelle formalité, qui n’est pas prescrite à peine d’irrégularité de la convocation. Le syndic est en effet désormais tenu d’indiquer, par voie d’affichage aux copropriétaires, la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité qui leur est offerte de solliciter l’inscription d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour. Cet affichage doit être réalisé dans un délai raisonnable permettant aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l’ordre du jour.
Le décret précise également les conditions dans lesquelles les copropriétaires peuvent participer aux assemblées générales de copropriété par visioconférence, audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique. Le principe posé par le nouvel article 13-1 du décret du 17 mars 1967 est qu’il appartient à l’assemblée générale de décider des moyens et supports techniques permettant une telle participation à distance, ainsi que des garanties permettant de s’assurer de l’identité de chaque participant. Cette décision doit être prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l’initiative du syndic ou du conseil syndical et le syndicat des copropriétaires en supporte les coûts. Le texte précise que, pour garantir la participation effective des copropriétaires, ces supports doivent, au moins, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations. Le procès-verbal doit, par ailleurs, mentionner les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, à l’audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote. Le copropriétaire qui souhaite participer à l’assemblée générale par de tels moyens doit en informer le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion de l’assemblée générale.

L’introduction de cette nouvelle manière de participer à l’assemblée a nécessairement conduit le pouvoir réglementaire à reprendre les modalités de tenue de la feuille de présence. La nouvelle rédaction de l’article 14 du décret précise donc désormais que la feuille de présence doit également indiquer les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé participant à l’assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique, ce qui vaut également pour le mandataire d’un copropriétaire. De manière sensée, le texte précise que l’émargement n’est pas requis pour ceux qui participent à distance à l’assemblée.

Le décret porte également sur les modalités de remise par le syndic des mandats de vote. Un nouvel article 15-1 du décret prévoit à cet égard que le syndic qui reçoit un mandat en blanc doit remettre ce mandat en début de réunion au président du conseil syndical afin qu’il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote. En l’absence du président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, le mandat est à remettre au président de séance désigné par l’assemblée générale. Cette distribution doit être mentionnée au procès-verbal de l’assemblée.