I.- L’accord pour les notifications par voie électronique
La proposition n° 1 du GRECCO est relative aux modalités de l’accord du copropriétaire pour recevoir les notifications et/ou les mises en demeure par voie électronique.
A la lecture de l’article 64-1 du décret n° 67223 du 17 mars 1967 modifié par le décret n° 209-650 du 27 juin 2019 (entré en vigueur le 29 juin 2019) ainsi rédigé :
«L’accord exprès du copropriétaire mentionné à l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise s’il porte sur les notifications, les mises en demeure ou les deux. Cet accord exprès peut ne porter que sur les modalités particulières de notification mentionnées à l’article 64-5.
Lorsqu’il est formulé lors de l’assemblée générale, cet accord est mentionné sur le procès-verbal d’assemblée générale. Il peut également être adressé à tout moment au syndic par tout moyen conférant date certaine».
■ Constate la difficulté d’interprétation suivante :
L’alinéa 2 de l’article 64-1 prévoit que l’accord peut être donné «à tout moment au syndic par tout moyen conférant date certaine» ce qui peut donner lieu à des difficultés d’interprétation.
La référence expresse à la «date certaine» peut notamment créer une confusion avec les dispositions de l’article 1377 du Code civil qui prévoit que «l’acte sous signature privée n’acquiert date certaine à l’égard des tiers que du jour où il a été enregistré, du jour de la mort d’un signataire, ou du jour où sa substance est constatée dans un acte authentique».
En réalité, l’alinéa 2 de l’article 64-1 vise certainement les moyens conférant une «certitude sur la date», plutôt que la date certaine, et ce afin de faciliter la remise de l’accord du copropriétaire.
Le GRECCO craignant que cette incertitude ne suscite des contentieux en annulation des assemblées générales pour convocation irrégulière.
■ Rappelle les principes suivants :
- Il incombe au syndic en cas de litige sur la validité de la convocation ou de la notification du procès-verbal ou d’une mise en demeure, de faire la preuve de la validité de la notification ou de la mise en demeure, donc de l’accord du copropriétaire pour recevoir ces notifications par voie électronique, et de la date à laquelle cet accord a été donné.
- Inversement, il incombera au copropriétaire de rapporter la preuve qu’il a retiré un tel accord.
- Dès lors qu’une adresse électronique figure sur le papier à entête du syndic, celui-ci, en tant que professionnel, ne peut refuser de recevoir une Lettre recommandée électronique, qui a la même valeur que la Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).
■ Suggère au syndic :
- De recueillir prioritairement cet accord au cours de l’assemblée générale puisqu’il est alors mentionné sur le procès-verbal. Toutefois, il est observé qu’en pratique, les copropriétaires ne souhaitent pas donner leur accord en assemblée générale pour éviter que leur adresse électronique apparaisse sur le procès-verbal.
- À défaut, de considérer que l’accord doit être adressé par le copropriétaire par lettre recommandée (postale ou électronique) avec demande d’avis de réception qui sera conservée dans les archives du syndicat.
- De s’assurer que les recommandés postaux, mais surtout ceux reçus par voie électronique, et contenant accord ou révocation du consentement, sont archivés et transmis au successeur à la fin du mandat.
- En cas d’accord adressé au syndic par lettre simple ou par courrier électronique même avec «accusé de réception» automatique, de considérer que le copropriétaire n’a pas donné son consentement par un moyen conférant «date certaine», et inviter le copropriétaire à réitérer son accord par LRAR ou LRE.
- De mettre en place un système de recueil du consentement sur l’espace sécurisé de l’Extranet de la copropriété, afin de permettre aux copropriétaires de cocher individuellement les modalités choisies pour recevoir les notifications et mises en demeure. Cette possibilité garantirait la date de l’accord ou de son retrait et pourrait être transmise au successeur du syndic, compte tenu des nouvelles exigences de portabilité des données du syndicat des copropriétaires.
■ Propose :
La modification de l’alinéa 2 de l’article 64-1 du décret du 17 mars 1967 ainsi rédigé :
«lorsqu’il est formulé lors de l’assemblée générale, cet accord est mentionné sur le procès-verbal d’assemblée générale. Il peut également être adressé à tout moment au syndic par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par tout autre moyen présentant des garanties équivalentes».
