20. Recommandation n°20 concernant les archives du syndicat des copropriétaires

par Commission relative à la copropriété
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IV. La transmission des archives

Constatant :
 – qu'en cas de changement de syndic, le syndic dont les fonctions ont pris fin, est tenu, en application de l'article 18-2 (alinéas 1 et 2) de la loi du 10 juillet 1965 modifiée, de remettre au nouveau syndic, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, ainsi que le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat dans le délai de deux mois suivant l'expiration de même délai ;
 – que ces dispositions s'appliquent aux syndics exerçant à titre professionnel ou non professionnel, aux organismes HLM exerçant la fonction en application de l'article L. 443-15 du Code de la construction et de l'habitation, aux syndics judiciaires désignés en application de l'article 46 du décret du 17 mars 1967 ; que ces dispositions paraissent également s'appliquer, tant dans les obligations qu'elles prévoient que dans les droits qu'elles confèrent, aux administrateurs provisoires nommés, par voie judiciaire, en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée, ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 modifié ou, le cas échéant, de l'article 49 de ce même décret (Cass. 3e civ., 5 déc. 1990 : Bull. civ. III, no 257, p. 145 ; Inf. rap. copr. 1991, p. 151. – Cass. 3e civ., 14 janv. 1998 : Bull. civ. III, no 7, p. 5 ; RD imm. 1998, 293) ;
 – qu'en cas de difficultés de transmission des pièces visées ci-dessus, le nouveau syndic peut, en application de l'article 18-2 (alinéa 3) de la loi du 10 juillet 1965, adresser une mise en demeure au syndic dont les fonctions ont pris fin ;
 – que, pour le cas où cette mise en demeure resterait infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical peut, en application de ce même article, demander au juge, statuant en référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés ci-dessus ;
 – que la responsabilité du syndic, dont les fonctions ont pris fin, peut être engagée en cas de non-respect des dispositions de l'article 18-2 (alinéas 1 et 2) de la loi du 10 juillet 1965 précitée ;
 – que la responsabilité du nouveau syndic pourrait être engagée s'il ne procédait pas, en cas de difficultés de transmission des archives par le syndic dont les fonctions ont pris fin, aux mises en demeure et actions prévues par l'article 18-2 (alinéa 3) de la loi du 10 juillet 1965.
 

Recommande :
 – au syndic dont les fonctions ont pris fin :
• de transmettre au nouveau syndic, le plus rapidement possible, et en tout état de cause dans les délais impartis, l'ensemble des fonds, documents et archives relatifs à l'immeuble et au syndicat ;
• de procéder, si besoin est, et en tout état de cause dans les délais impartis, à plusieurs remises successives des fonds et documents visés ci-dessus ;
• de transmettre, de manière urgente, au nouveau syndic, les « archives vivantes » et les fonds de trésorerie, permettant d'assurer la continuité de la gestion de l'immeuble et du syndicat (liste des copropriétaires, fonds de trésorerie immédiatement disponibles...) ;
• d'établir, et d'adresser, ou de remettre, au nouveau syndic, en même temps que la transmission, un état faisant apparaître le montant des fonds et le contenu des archives transmises, ainsi que la date de cette transmission.
 au nouveau syndic :
• de vérifier la concordance entre les archives qui lui sont transmises et celles indiquées dans l'état qui les accompagne ;
• en cas de difficultés de transmission, d'effectuer auprès du syndic dont les fonctions ont pris fin, et si besoin est, après rapprochement avec le président du conseil syndical, tout rappel et mise en demeure, et le cas échéant, d'exercer les actions en justice nécessaires.