20. Recommandation n°20 concernant les archives du syndicat des copropriétaires

par Commission relative à la copropriété
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III. La communication de pièces par le syndic

Constatant :
 – que le syndic est dépositaire de documents relatifs à l'immeuble et au syndicat des copropriétaires ;
 – que la loi du 10 juillet 1965 et son décret d'application prévoient expressément l'obligation pour le syndic de communiquer certaines pièces au conseil syndical ou aux copropriétaires ;
 – qu'ainsi, le conseil syndical bénéficie, en application des articles 21 (alinéas 3 et 4) de la loi du 10 juillet 1965 modifiée, et 26 (alinéa 3) du décret du 17 mars 1967 modifié, d'un droit général d'accès et de communication aux archives ; que l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 précitée prévoit, dans certaines conditions, la consultation par les copropriétaires des pièces justificatives des charges pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci ; qu'en application de l'article 33 (alinéa 2) du décret du 17 mars 1967 modifié, les copropriétaires, pris individuellement, peuvent obtenir une copie ou un extrait, certifié conforme, des procès-verbaux des assemblées générales ;
 – qu'en dehors des cas expressément prévus par les textes, a été admise, la possibilité, pour les copropriétaires, d'obtenir sur leur demande la copie de certaines pièces, telles que la copie des feuilles de présence des assemblées générales (Cass. 3e civ., 4 janv. 1996 : Bull. civ. III, no 3. – CA Paris, 14e ch. A, 4 mars 1987 : Rev. Administrer oct. 1987, p. 46 ; D. 1987 ; Inf. rap. copr., p. 109 ; Rép. min. 6 juin 1970 : JOAN, p. 2323. – Rép. min. 23 mars 1974 : JOAN, p. 1286) ;
 – que s'agissant de la communication de la liste des copropriétaires, dont l'établissement et la mise à jour par le syndic sont prévus par l'article 32 du décret du 17 mars 1967 précité, la Commission a considéré, dans sa recommandation no 3, en l'absence de texte et de jurisprudence, que les copropriétaires et le syndic ont intérêt à être informés de l'identité exacte des titulaires de droits sur les lots privatifs et les parties communes de l'immeuble en copropriété ;

Recommande :
 – au syndic, de communiquer au conseil syndical et aux copropriétaires, les documents relatifs à l'immeuble et au syndicat, dans le respect des textes et de la jurisprudence susvisés ;
 – au syndic, d'observer, en dehors des situations ci-dessus, la plus grande prudence dans la communication, sur demande des tiers, de pièces relatives au syndicat ou aux copropriétaires ;
 – au syndic, de ne communiquer, le cas échéant, ces pièces que dans le respect des règles relatives à la vie privée, et si besoin est, avec l'autorisation du ou des copropriétaires intéressés.