20. Recommandation n°20 concernant les archives du syndicat des copropriétaires

par Commission relative à la copropriété
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II. La conservation des archives

Constatant :
 – que l'organisation des archives par le syndic doit permettre un accès rapide et facile aux documents recherchés ;
 – que les documents relatifs à l'immeuble et au syndicat doivent, dans un souci d'efficacité, être actualisés et mis à jour lorsque nécessaire ;
 – que, d'une manière générale, les dispositions légales ou réglementaires mettant à la charge des syndics l'obligation de conserver certains documents ne précisent pas si cette obligation est limitée dans le temps ;
 – que, toutefois, pour certains documents, une durée de conservation spécifique a été prévue, et que l'existence d'un délai de prescription de certaines actions en justice justifie que soient conservées, pendant ce délai, les pièces qui pourraient apparaître utiles en cas de litiges.

1° La durée de conservation de certains documents
 – que l'article 16 du Code de commerce, applicable au syndic commerçant, prévoit que les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans ;
 – que les articles R. 143-2 du Code du travail et L. 243-12 du Code de la sécurité sociale imposent que les livres de paie soient conservés pendant cinq ans à compter de leur date de clôture ;
 – que l'article L. 244-3 du Code de la sécurité sociale prévoit un délai de conservation de trois années pour les documents relatifs aux charges sociales ;
 – que la conservation de certains de ces documents, au-delà des délais requis, peut présenter un intérêt particulier (documents nécessaires à la constitution du dossier de retraite d'un membre du personnel du syndicat, documents historiques...).

2°  Le délai de prescription de certaines actions
 – que la loi précitée du 10 juillet 1965 prévoit des délais spécifiques de prescription pour l'action en révision de la répartition des charges, laquelle doit être intentée dans un délai de cinq ans à compter de la publication du règlement de copropriété ou dans un délai de deux ans à compter de la première mutation du lot à titre onéreux (article 12) ; pour les actions personnelles, nées de l'application de cette loi, entre copropriétaires ou entre un copropriétaire et le syndicat, qui se prescrivent par dix ans (article 42, alinéa 1er) ; pour les actions qui ont pour objet de contester les décisions d'assemblées générales lesquelles doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires défaillants ou opposants dans un délai de deux mois à compter de la notification desdites décisions (article 42, alinéa 2) ;
 – que des textes extérieurs au statut de la copropriété prévoient des délais particuliers de prescription, en matière notamment de responsabilité civile extra-contractuelle (10 ans – article 2270-1 du Code civil), d'obligations commerciales (10 ans – article 189 bis du Code de commerce [L. 110-4]), de responsabilité des constructeurs (10 ans ou 2 ans – article 2270 du Code civil), de paiement de salaires (5 ans – article 2277 du Code civil) ;
 – qu'à défaut de texte spécifique, la prescription est trentenaire en matière civile (article 2262 du Code civil) ;
 – que les délais légaux pouvant être suspendus ou interrompus, la conservation de documents au-delà de ces délais peut être nécessaire pour tenir compte de la durée variable de ces événements.

Rappelant :
 – que l'absence de conservation par le syndic des documents concernant le syndicat peut entraîner un préjudice pour ce dernier, de nature à engager la responsabilité contractuelle du syndic ;
 – que, s'il a la qualité de commerçant, le syndic qui a fait disparaître des documents comptables, ou qui n'a pas tenu de comptabilité complète ou régulière, peut être condamné pour banqueroute en cas d'ouverture d'une procédure de redressement ou de liquidation judiciaires (article 197, 4o et 5o de la loi du 25 janvier 1985 modifiée) ;
 – que la destruction, la dégradation ou la détérioration d'un registre, d'une minute ou d'un acte original de l'autorité publique (tel par exemple un arrêté de péril,...) est punie d'un emprisonnement de trois ans et d'une amende de 300 000 F (article 322-2 du Code pénal) ;

Recommande :
 – au syndic, de conserver les documents relatifs à l'immeuble et au syndicat pendant les délais requis par les textes spécifiques, ou pendant les délais de prescription applicables à certaines actions judiciaires ;
 – au syndic, de conserver, en outre, sans condition de délai, tous les documents qui peuvent présenter un intérêt pour le syndicat ou être utiles au suivi d'une bonne administration de l'immeuble ;
 – au syndic, de prévoir un local où seront conservées les archives en vue de leur consultation et de leur duplication ;
 – au syndic, de prévoir un classement des archives permettant de distinguer celles pouvant apparaître utiles dans le cadre de la gestion courante de l'immeuble (« archives vivantes »), de celles qui ne présentent plus, pour cette gestion, d'intérêt immédiat (« archives dormantes »), les premières devant être rapidement et facilement accessibles ;
 – au syndic, d'effectuer, en fonction des durées impératives ou opportunes de conservation affectant chaque catégorie de document, un tri périodique des archives, et de prévoir l'élimination des documents devenus manifestement inutiles ;
 – au syndic, de soumettre au conseil syndical la liste des pièces dont la destruction, à la suite de ce tri, est envisagée, étant précisé que ce formalisme n'apparaît, cependant, pas utile pour le tri des correspondances courantes ;
 – au syndic, si les « archives dormantes » représentent un volume trop important, de faire appel, après avis du conseil syndical, à une entreprise spécialisée dans la conservation des archives, étant observé, en l'état actuel du droit, que les documents dupliqués ou conservés par une méthode électronique n'ont pas la même valeur probante que les documents originaux ;
 – au syndic, dès lors que les « archives dormantes » seront conservées par une entreprise spécialisée, d'établir des bordereaux d'archivage mentionnant le contenu et la date du versement effectué auprès de cette entreprise, afin, le cas échéant, de faciliter l'accessibilité aux documents recherchés ;
 – au syndic, de transmettre au président du conseil syndical, si la demande en ce sens lui en est faite, une copie de ces bordereaux d'archivage ;
 – au syndic, de consigner dans un procès-verbal les documents prévus par des textes législatifs ou réglementaires qui, à la suite de ce tri, devront être détruits ;
 – au syndic, de transmettre au président du conseil syndical, si une demande en ce sens lui en est faite, une copie de ce procès-verbal de destruction.