Le principe de précaution
Les écrits
Le règlement de copropriété devrait clarifier la destination de l’immeuble (habitation, commercial, etc.), la nature des parties de l’immeuble (privatives, communes, communes en jouissance privative ou spéciales) ou les règles de fonctionnement propres à la résidence (organes, délai de convocation en urgence, périodicité des appels de fonds, etc.). Sa lecture attentive évitera des confusions et des prises de positions conflictuelles lors des assemblées. La mise à jour de ce contrat préviendrait aussi bien des errements, en particulier sur les règles de majorité à suivre (art. 24-II f de la loi du 10 juillet 1965).
En fonction de la composition des syndicats (copropriétaires occupants, présence de locataires résidents ou saisonniers), des rappels de règles sous de multiples supports pourraient couper court à des débats tumultueux reportés aux questions diverses en fin d’assemblée. Il pourrait s’agir d’un «règlement intérieur» à distribuer à tout nouvel arrivant et consignant les extraits importants du règlement de copropriété (notamment sur la tranquillité de l’immeuble), ou pour les règles de sécurité et d’hygiène, d’un tableau d’affichage installé dans les parties communes (hall d’immeuble, pool house, local vélo, local poubelle, etc.), ou encore dans certaines grandes copropriétés, d’une lettre interne établie par le conseil syndical afin de relayer les actualités de la résidence.
Côté syndic
Le syndic professionnel doit user de son expertise et de sa diplomatie pour maintenir de bonnes relations avec les membres du conseil syndical, en particulier le président avec lequel il est régulièrement en contact. Le droit de la copropriété étant très sensible aux évolutions législatives, règlementaires et jurisprudentielles, il est essentiel que les syndics et leurs collaborateurs suivent des formations afin de pouvoir immédiatement mettre en œuvre les dernières règles en vigueur et rassurer les syndicats par leur savoir-faire. Certains cabinets publient des lettres d’information et proposent des conférences. Cet effort pédagogique peut désamorcer les remarques désobligeantes en assemblée à l’égard du syndic qui soumet au vote de nouvelles résolutions obligatoires.
Côté conseil syndical
Le syndic établit l’ordre du jour de l’assemblée générale en concertation avec le conseil syndical (art. 26, d. al.X, du décret du 17 mars 1967). C’est l’occasion de trier les questions afin d’éviter que la réunion d’assemblée ne s’éternise et ne dégénère. Il faut aussi vérifier que le syndic dispose de toutes les pièces à joindre à la convocation de l’assemblée pour freiner la vacuité des débats et briser toute menace de contestation (art. 11 du décret).
Le contrôle régulier des comptes par le conseil syndical lui permettra de neutraliser toute question imprévue (pour cette tâche, il peut se faire assister d’un tiers de son choix ; art. 27 du décret). S’il fait un bilan annuel négatif, son compte-rendu d’exécution devrait néanmoins comprendre des éléments positifs afin de provoquer un impact moins anxiogène sur l’assemblée dès le commencement de la réunion.
Lorsque, d’évidence, certaines questions sont épineuses, il est important que le conseil syndical dialogue avant l’assemblée avec l’ensemble des copropriétaires, par exemple, au cours d’une réunion préparatoire informelle, en présence éventuellement d’un professionnel, futur intervenant pressenti dans la copropriété. Cela atténue tout effet de surprise en assemblée et allège les débats.
Dans les grandes copropriétés, des commissions peuvent être constituées pour travailler sur des sujets particuliers (économies d’énergie, espaces verts, etc.). Lors de l’assemblée, un rapporteur devrait être en mesure de recenser les actions accomplies par chacune. Ceci renforcera l’idée d’une gestion saine et active de la résidence.
Un conseil syndical soudé donne confiance aux autres copropriétaires. Pour cela, il est indispensable que des réunions régulières soient organisées (avec ou sans le syndic) ; sur le long terme, en effet, de seuls échanges de courriels ou appels téléphoniques ôteraient l’objectivité de décisions prises sous l’influence d’une personnalité dominatrice au sein de cet organe.
Inviter en assemblée au renouvellement des membres du conseil syndical en intégrant des copropriétaires présents, permet à chacun de se sentir concerné ; une liste préétablie, imposée et immuable, irait à l’encontre du débat démocratique nécessaire à la désignation des membres.
