… et pour le syndic d’échanger efficacement avec l’ensemble des copropriétaires
Concernant la communication entre le syndic et le conseil syndical, mieux vaut, pour ce dernier, bénéficier d’un interlocuteur unique. Dans le cas contraire, le suivi des dossiers peut s’en trouver perturbé et les doléances ou remarques avoir plus de difficulté à être suivies d’effets, aucun des interlocuteurs potentiels ne se sentant vraiment concernés. Aujourd’hui, la quasi totalité des syndics communiquent par courriel et par téléphone pour la gestion des affaires courantes. Cependant, ce système peut vite se révéler ingérable et chronophage pour un syndic, du fait de la quantité d’informations à traiter et des impératifs de sa mission qui exigent notamment une présence importante sur le terrain. Les copropriétaires qui ne reçoivent pas de réponses rapides – voire pas de réponse du tout à leurs courriels – ou qui tombent systématiquement sur un répondeur, peuvent donc avoir un sentiment d’abandon, préjudiciable aux bonnes relations et à la confiance dans le travail effectué. Lorsque cela est possible, le syndic a tout intérêt à instaurer des règles tacites avec le conseil syndical afin de limiter raisonnablement les échanges. Un gestionnaire de biens débordé peut ainsi conseiller aux membres d’un conseil syndical d’échanger au préalable entre eux, avant d’envoyer une seule question par courriel intégrant les remarques de chacun.
Depuis quelques années, les cabinets de syndics sont, par ailleurs, de plus en plus nombreux à avoir mis en place un espace dédié à destination des copropriétaires qui peuvent ainsi consulter les documents de gestion de l’immeuble en ligne. Cet espace interactif offre, en outre, au syndic la possibilité d’organiser plus facilement toute la gestion de l’immeuble et de rendre son travail visible en temps réel auprès des copropriétaires et résidents. Une façon de renforcer les liens avec ces derniers, tout en étant moins sollicité. Pour les systèmes les plus évolués, les copropriétaires ont ainsi la possibilité de consulter et télécharger à tout moment en un clic grâce à un compte et à un mot de passe dédiés :
• le règlement de copropriété de l’immeuble
• la liste des membres du conseil syndical
• le procès verbal de la dernière AG
• l’ordre du jour de la prochaine AG
• l’arrêté des comptes de la copropriété avec une colonne débit et une colonne crédit depuis le premier appel de charge
• la copie des appels de provisions
• les contrats de prestataires en cours
• les demandes d’interventions
• les devis
• les factures
• les diagnostics techniques réalisés dans l’immeuble, etc.
Un formulaire de contact avec le syndic permet, par ailleurs, une communication privilégiée avec le gestionnaire de biens, celui-ci recevant les messages envoyés par ce biais sur un programme spécifique avec, en parallèle, un récapitulatif des informations du compte en question. Enfin, dans certains cas, les membres du conseil syndical peuvent travailler sur un espace dédié en dialoguant dans un espace privé et sécurisé, voire, envoyer des alertes courriels et textos aux résidents, ou lancer des interventions en un clic.
