Sites d’information, réseaux sociaux, intranet, blog dédié à une copropriété ou courrier traditionnel… Les possibilités techniques pour faciliter les échanges entre copropriétaires et syndics sont aujourd’hui multiples. Une façon d’améliorer la bonne gestion d’un immeuble, sous réserve de respecter quelques règles.
Paul TURENNE
De l’importance pour le conseil syndical de communiquer avec les copropriétaires…
Chaque année lors de l’assemblée générale, le conseil syndical est tenu de rendre compte de sa mission (art. 22 du décret de 1967). Jusqu’à récemment, son président faisait généralement un bilan oral de l’activité du conseil syndical au cours de l’assemblée, même si un bilan écrit était souvent distribué dans les grandes copropriétés. Le décret n°2010-391 du 20 avril 2010 impose désormais de notifier aux copropriétaires, pour leur information, un compte rendu écrit de l’exécution de la mission du conseil syndical (art. 11-II 4° nouveau du décret de 1967). Dès lors, mieux vaut avoir, au préalable, consigné au fur et à mesure l’ensemble des délibérations du conseil syndical prises, leur date, et par qui elles ont été votées.
En dehors de l’AG annuelle, un compte rendu établi après chaque réunion du conseil et signé par ses membres permet d’informer l’ensemble des copropriétaires à intervalles réguliers. Ce dernier peut ainsi être affiché dans le hall de l’immeuble afin d’être lisible par tous, distribué dans les boîtes aux lettres ou bien encore envoyé par courriel. Cette dernière solution, si elle se révèle moins coûteuse, nécessite toutefois d’avoir récupéré, au préalable, l’ensemble des coordonnées et exclut les copropriétaires ne disposant pas d’Internet. La communication à l’ensemble des occupants est rendue plus difficile lorsque la proportion de copropriétaires bailleurs est importante. Quoi qu’il en soit, un affichage dans le hall de l’immeuble s’avère pertinent pour faire passer des messages très rapidement, ne serait-ce que pour les résidents consultant leur boîte mail de façon irrégulière.
… et pour le syndic d’échanger efficacement avec l’ensemble des copropriétaires
Concernant la communication entre le syndic et le conseil syndical, mieux vaut, pour ce dernier, bénéficier d’un interlocuteur unique. Dans le cas contraire, le suivi des dossiers peut s’en trouver perturbé et les doléances ou remarques avoir plus de difficulté à être suivies d’effets, aucun des interlocuteurs potentiels ne se sentant vraiment concernés. Aujourd’hui, la quasi totalité des syndics communiquent par courriel et par téléphone pour la gestion des affaires courantes. Cependant, ce système peut vite se révéler ingérable et chronophage pour un syndic, du fait de la quantité d’informations à traiter et des impératifs de sa mission qui exigent notamment une présence importante sur le terrain. Les copropriétaires qui ne reçoivent pas de réponses rapides – voire pas de réponse du tout à leurs courriels – ou qui tombent systématiquement sur un répondeur, peuvent donc avoir un sentiment d’abandon, préjudiciable aux bonnes relations et à la confiance dans le travail effectué. Lorsque cela est possible, le syndic a tout intérêt à instaurer des règles tacites avec le conseil syndical afin de limiter raisonnablement les échanges. Un gestionnaire de biens débordé peut ainsi conseiller aux membres d’un conseil syndical d’échanger au préalable entre eux, avant d’envoyer une seule question par courriel intégrant les remarques de chacun.
Depuis quelques années, les cabinets de syndics sont, par ailleurs, de plus en plus nombreux à avoir mis en place un espace dédié à destination des copropriétaires qui peuvent ainsi consulter les documents de gestion de l’immeuble en ligne. Cet espace interactif offre, en outre, au syndic la possibilité d’organiser plus facilement toute la gestion de l’immeuble et de rendre son travail visible en temps réel auprès des copropriétaires et résidents. Une façon de renforcer les liens avec ces derniers, tout en étant moins sollicité. Pour les systèmes les plus évolués, les copropriétaires ont ainsi la possibilité de consulter et télécharger à tout moment en un clic grâce à un compte et à un mot de passe dédiés :
• le règlement de copropriété de l’immeuble
• la liste des membres du conseil syndical
• le procès verbal de la dernière AG
• l’ordre du jour de la prochaine AG
• l’arrêté des comptes de la copropriété avec une colonne débit et une colonne crédit depuis le premier appel de charge
• la copie des appels de provisions
• les contrats de prestataires en cours
• les demandes d’interventions
• les devis
• les factures
• les diagnostics techniques réalisés dans l’immeuble, etc.
Un formulaire de contact avec le syndic permet, par ailleurs, une communication privilégiée avec le gestionnaire de biens, celui-ci recevant les messages envoyés par ce biais sur un programme spécifique avec, en parallèle, un récapitulatif des informations du compte en question. Enfin, dans certains cas, les membres du conseil syndical peuvent travailler sur un espace dédié en dialoguant dans un espace privé et sécurisé, voire, envoyer des alertes courriels et textos aux résidents, ou lancer des interventions en un clic.
L’alternative des sites externes
Ce genre de plateformes d’échanges peut cependant se révéler lourd et coûteux à mettre en place pour les syndics de taille modeste. Le résultat risque d’être peu probant en terme de fonctionnalité et d’ergonomie. Le bénéfice sera alors quasi nul, voire négatif, si les copropriétaires n’adoptent pas du tout le réflexe de consulter régulièrement leur compte. A ce titre, il convient de signaler que rendre cet accès payant se révélera à tous les coups contre-productifs, puisque bon nombre de copropriétaires se montreront réticents à payer pour cette prestation. Sans compter ceux, peu ou pas intéressés par un tel système. A contrario, un travail de sensibilisation généralisé sur l’existence et les avantages de ce service, permettra un meilleur taux d’utilisation.
Les sites Internet dédiés au service des copropriétaires peuvent donc se révéler une alternative intéressante. Qu’ils soient gratuits (clubimmo.com, ma-résidence.fr, ma-copropriété.com, icopropriete.com) ou bien payants (notre-copropriete.com, coproprieteenligne.com, copro.net…), ces sites externes misent sur le côté “réseaux sociaux” pour séduire, avec un partage et une diffusion du savoir, destinés à bénéficier à l’ensemble de la copropriété. La participation du plus grand nombre reste alors, plus encore dans ce cas, la condition sine qua non de la réussite du système.
ENCADRE : Zoom sur le site coproprietes.org
Opérationnel depuis juin 2004, le site internet coproprietes.org créé par la Délégation de compétence pour la gestion du financement du logement (DGUHC), la Délégation interministérielle à la ville (DIV), l’Agence nationale de l’habitat (ANAH) et la Caisse des Dépôts, constitue une source d’informations précieuses, tant pour les copropriétaires impliqués que pour les acteurs locaux, notamment impliqués dans le redressement des copropriétés en difficulté. Ces derniers peuvent ainsi concevoir, mettre en oeuvre et piloter des politiques publiques préventives et curatives relatives aux copropriétés en difficulté. Depuis le 24 avril 2007, le site, qui a été remanié et enrichi dans son contenu, propose un “espace abonné“ pour les professionnels. Pour ces derniers, le site offre des contenus spécifiques sur les politiques publiques, les moyens d’action, les processus de mise en oeuvre de projet, de même que de nouveaux outils et ressources de type lettres d’information électroniques, fiches de cas, guides méthodologiques, rapports et un espace questions/réponses.
En savoir plus : www.coproprietes.org
