Dématérialiser les convocations ?
Entretien avec Ivan Dumon, président du groupe Athome*
Ivan Dumon Président Athome - Crédit DR
En quoi consiste votre offre actuelle ?
Notre offre actuelle permet au syndic de simplifier sa gestion administrative en dématérialisant ses convocations papiers, et ainsi, de réaliser des économies de moyens. Nos coûts de fabrication sont, en effet, de l’ordre de 20 % moins chers qu’en interne, du fait des volumes que nous traitons, en l’occurrence, près de 70 millions de pages par an. Cela permet d’offrir un meilleur service aux copropriétaires grâce au temps ainsi dégagé par le syndic et au port à domicile bien plus confortable pour les copropriétaires.
Le syndic doit seulement nous remettre une maquette de la convocation du procès-verbal ou du document à diffuser et un fichier avec les noms et adresses de copropriétaires. Nous sommes “interfacés” avec une quarantaine de logiciels métier syndic, ce qui fait qu’un grand nombre de cabinets disposent d’une fonction “Exporter vers Athome” sur leur logiciel qui simplifie cette démarche. 600 administrateurs de biens font ainsi appel à nos services.
Concernant la facturation, le syndic a deux possibilités : soit il conserve notre facture dans la comptabilité du cabinet et il facture aux copropriétaires le montant figurant dans le contrat signé initialement. Soit, comme c’est le cas pour à peu près deux-tiers de nos clients, il décide de faire passer nos factures directement dans les comptes syndicaux. Auquel cas, cela représente une économie substantielle pour les copropriétaires, car nous sommes sensiblement moins cher que la grande majorité des syndics, a fortiori pour des gros ensembles.
Un projet de réforme est à l’étude en matière de dématérialisation. Que contient ce texte ?
Sur le plan pratique, le législateur a été attentif à ce que ce texte soit équilibré entre les copropriétaires et les syndics. Il faut ainsi que le syndic propose la dématérialisation, sans que ce soit pour autant une obligation, mais il faut également que les copropriétaires l’acceptent, là encore sans obligation aucune. Très concrètement, les copropriétaires qui auront effectué une demande de dématérialisation recevront de la part du syndic un courriel d’information comportant une phrase du type «Vous avez reçu une convocation dématérialisée. Cliquez sur le lien suivant pour accéder à votre espace sécurisé de conservation.» En cliquant sur le lien, chaque copropriétaire devra s’identifier en indiquant un identifiant et un mot de passe préalablement enregistrés, avant de pouvoir prendre connaissance des documents envoyés par le syndic.
Aujourd’hui avec le format papier, le délai de 21 jours pour la convocation, ou de deux mois pour les PV, court dès le lendemain de la date de la première présentation. Or, pour la première fois, le législateur a accepté de faire évoluer ce point de vue. Pour les envois dématérialisés, le délai courra ainsi dès le lendemain de la date de l’envoi du deuxième courriel invitant l’internaute à se connecter à son espace sécurisé, si celui-ci n’a pas pris connaissance des documents dans les deux jours suivant l’envoi du premier courriel d’information.
Autre point d’importance : la souscription à ce service constituera un acte engageant pour le copropriétaire. Lors de son inscription, il s’engagera en effet à prendre toutes les précautions nécessaires pour pouvoir lire les courriels envoyés.
Etes-vous d’ores et déjà prêts ?
Nous avons déjà lancé NetSyndic, portail en ligne qui comporte deux volets. Le premier, en exploitation depuis plus d’un an, permet au syndic de dématérialiser la passation de commande chez Athome. Le deuxième volet fonctionne pour l’instant en interne et n’attend que le décret pour être mis en ligne. Il permettra ainsi de dématérialiser l’envoi de documents entre Athome, le syndic et le client final, à savoir, le copropriétaire. Nous recevons déjà aujourd’hui tous les documents des syndics sous forme électronique, mais nous les imprimons avant de les envoyer, pour des raisons légales. A compter de la date d’entrée en vigueur du décret, nous pourrons envoyer une partie de ces documents de façon dématérialisée via NetSyndic.
Depuis plusieurs mois maintenant, nous organisons des petits déjeuners sur la dématérialisation dans le métier de syndic un peu partout en France de façon à sensibiliser les professionnels à l’importance d’avoir une réflexion sur ces sujets.
Les copropriétaires et les syndics vont-ils, selon vous, s’emparer de cette nouvelle possibilité ?
La transition va se faire très progressivement et il est évident que le papier a encore de longues années devant lui. A titre d’exemple, cela fait sept ou huit ans que les Français peuvent déclarer leurs impôts sur Internet et environ 50 % d’entre eux ont choisi la voie électronique. Pour les convocations, ce devrait être la même chose. Mais l’aspect financier pourrait faire bouger les choses. Aujourd’hui, une convocation papier coûte en moyenne 12 € TTC à un copropriétaire, avec 6 € de timbre, 1 € de TVA et 5 € de prestations par le syndic. L’envoi dématérialisé permettra déjà d’économiser les 6 € de timbre. Certes, il ne s’agit pas d’un simple courriel, mais d’un envoi avec une force probante et un archivage garanti au minimum pendant dix ans. Cela a donc un coût. Quoi qu’il en soit, l’économie pour le copropriétaire sera au minimum de 50 %, voire davantage selon le prix moyen qui sera fixé par le marché pour ces envois dématérialisés. Pour l’heure, nous estimons le coût de l’envoi dématérialisé à environ 3 € hors taxe, mais cela dépendra des volumes, des conditions fixées… Il s’agit d’un ordre d’idée.
Quid de ce groupe de travail que vous présidez afin de faire évoluer la législation concernant la dématérialisation totale des documents syndicaux ?
Pour l’heure, la loi n’autorise que le recommandé papier, la télécopie ou les émargements ou les émargements chez les gardiens. Or, nombre de copropriétaires et de professionnels étaient étonnés qu’au 21e siècle, il soit toujours impossible d’envoyer des convocations au format électronique. L’Association française de normalisation (Afnor) nous a donc sollicité il y a un an en tant que spécialiste de la dématérialisation et nous a demandé de constituer un groupe de travail indépendant baptisé DNCI (Dématérialisation des Notifications dans la Copropriété Immobilière). Nous avons ainsi réuni 25 organisations représentatives : ministères de tutelle, associations de copropriétaires, syndicats professionnels, spécialistes de la dématérialisation, éditeurs informatiques, enfin, avocats et conseils. Nous voulions en effet éviter à tout prix une décision prise sans concertation qui aurait été préjudiciable à tous. Après nous être réunis une quinzaine de fois entre décembre et juin 2011, nous sommes parvenus à un texte de compromis acceptable pour tous.
La commission relative à la copropriété (CRC), chargée de délivrer un avis consultatif, a validé le texte au mois de septembre. La chancellerie m’a ensuite confirmé qu’il avait été renvoyé vers la fin octobre aux différentes organisations qui composent la CRC afin, qu’elles aussi, rendent leur avis de façon individuelle. L’examen du texte est d’ores et déjà à l’ordre du jour du conseil d’Etat qui devrait entériner un projet de décret sous peu. Nous sommes ainsi en phase avec le calendrier initial, à savoir, un décret publié d’ici la fin de l’année. Celui prenant effet le premier du deuxième mois suivant la publication, l’envoi de convocations dématérialisées devrait donc être applicable au premier trimestre 2012.
N’y a-t-il pas un risque de pertes de données ?
Afin de garantir la parfaite sécurité de ce coffre-fort sécurisé sur la plateforme NetSyndic, nous avons notamment noué un partenariat avec CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des dépôts, spécialisé dans l’archivage à valeur probante. Tous les documents sont ainsi authentifiés, horodatés et signés électroniquement. Ils sont donc protégés, tracés et archivés de façon sûre pendant la durée légale de conservation. CDC Arkhinéo archive déjà aujourd’hui toutes sortes de documents numériques en garantissant l’intégrité, l’imputabilité et l’horodatage avec une valeur probante. Ainsi, un document lisible aujourd’hui, comme un PDF par exemple, le sera encore dans cinquante ans, même si d’ici là, la technologie aura fortement évolué.
En savoir plus : www.athome.fr
* Le Groupe Athome est le premier acteur français dans la diffusion des convocations et des PV d’assemblées générales de copropriétés et de l’ensemble des documents sortants des syndics.
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