Choisir un ou plusieurs logiciels adéquats et performants pour gérer une copropriété est devenu aujourd’hui indispensable que ce soit pour les syndics professionnels ou bénévoles. Etat des lieux.
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A l’heure du numérique et de la communication instantanée, difficile pour un syndic, fût-il non-professionnel, de fonctionner sans outils informatiques. Gestion globale, comptabilité, correspondance avec le conseil syndical et les copropriétaires, organisation des réseaux de contacts et d’intervenants ou bien encore dématérialisation et archivage des documents légaux… Les solutions sont nombreuses et nécessitent une réflexion en amont pour bien choisir.
D’emblée, la frontière est nette entre les syndics professionnels et les autres. Les premiers doivent en effet disposer d’outils capables de gérer plusieurs copropriétés tout étant particulièrement efficaces afin qu’ils ne deviennent pas chronophages du fait de la multiplicité des actions redondantes. Conçus par des éditeurs professionnels, leur coût relativement important exclut la plupart du temps les syndics bénévoles qui ne peuvent les amortir en gérant une seule copropriété. Autres caractéristiques, leur architecture avec une installation multi-postes en réseau local et leur ergonomie conçue pour des utilisateurs possédant de bonnes notions de comptabilité. Les syndics bénévoles s’appuient donc la plupart du temps sur des outils plus économiques, mais avec une ergonomie généralement peu intuitive et des fonctionnalités moindres allant rarement au delà du calcul de répartition de charges et, éventuellement, de l’état comptable de clôture d’exercice.
Besoins et contraintes
Bien s’équiper est donc pour un syndic professionnel une nécessité afin de développer son activité et faire la différence du fait d’un service amélioré par rapport à la concurrence. Pour choisir le bon outil, il convient en premier lieu de définir ses besoins. Si les grands groupes bénéficient d’un seul et même logiciel pour l’ensemble des entités qui les composent, les cabinets indépendants ont en revanche tout le loisir pour faire leur choix. Un jeune syndic démarrant aura ainsi intérêt à sélectionner un logiciel intuitif, accessible et doté d’une bonne ergonomie. Attention également au coût et la qualité de la formation primordiale pour se familiariser avec l’outil. En revanche, un syndic déjà équipé devra solliciter un éditeur capable, autant que faire se peut, d’effectuer une migration des données vers une solution existante. Bien évidemment, le logiciel devra être adapté aux nombres totaux de copropriétés et de lots traités.
Une fois ses besoins définis, le syndic devra affiner son choix en fonction de ses contraintes internes et externes : obligation de regrouper les appels de fonds à destination d’un même mandataire, de gérer automatiquement les remises en banque pour des comptes séparés ou les paiements par chèque… Sans compter les configurations informatiques. Au delà de la suprématie quasi absolue du PC sur le mac en matière de logiciels de copropriété qui ne laisse guère de choix, peuvent se poser des questions comme la nécessité de disposer d’un serveur spécifique pour une configuration multi-postes ou de l’interopérabilité entre le nouveau logiciel et un autre déjà installé sur site.
De quoi éliminer une grande partie de l’offre disponible, ce qui permet alors de se concentrer sur les quelques logiciels restants. Le coût global de la solution, la réactivité du service maintenance, la fréquence des mises à jours, l’ergonomie et l’aspect général du logiciel vont alors permettre de faire un choix a priori optimal. Sans oublier, bien sûr, la réputation de l’entreprise et sa bonne santé financière, éléments d’autant plus primordiaux que cet investissement engage souvent le syndic pour plusieurs années.
Echanges et communication
Consécutivement à la montée en puissance de l’Internet, les sites de communication destinés à optimiser les échanges entre les syndics et les copropriétés, ou entre copropriétaires, n’ont cessé de se développer. A l’image du réseau social de proximité ma-residence.fr qui vise à faciliter les échanges entre résidents. Chacun d’entre eux peut ainsi suivre sur un espace dédié toutes les étapes de la vie de sa copropriété qu’il s’agisse des réunions ou des travaux, tout en étant informé des avis du conseil syndical et des décisions prises par le syndic lorsque ces derniers sont impliqués dans le dispositif. Le site, qui revendique plus de 20 000 copropriétés utilisatrices en France, a récemment inauguré une nouvelle fonctionnalité destinée à simplifier le rôle des conseils syndicaux. Elle leur permet, entre autres, d’éditer le compte-rendu du conseil syndical, devenu obligatoire depuis le décret n° 2010-391 du 20 avril 2010.
Certains sites proposent également un service de dématérialisation des documents du syndic, comme la plateforme e-voisins. Objectif : industrialiser les processus d’échanges gestionnaire-résidents dans une optique d’efficacité et de réduction des coûts. L’ensemble des documents numérisés peut ainsi être mis à la disposition des résidents au format électronique. D’autres services professionnels sont également proposés comme le paiement en ligne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 des loyers, appels de provisions et charges, la relance par SMS via un module informatique, un service de visio-conférences professionnel permettant d’organiser très facilement des réunions avec les résidents sans se déplacer, ou bien encore, un contact privilégié avec ces derniers grâce à une plateforme collaborative et à une messagerie interne exhaustive. De quoi tirer son épingle du jeu sur un marché devenu ultra concurrentiel.
Paul TURENNE
Logiciel comptable
Le choix d’un syndic bénévole
Roger Derouault est le syndic bénévole, depuis deux ans, d’une copropriété parisienne de 28 lots avec ascenseur, employant un concierge.
Suite à de nombreux dysfonctionnements dans ma copropriété, en particulier du fait de devis de complaisance de la part de notre ancien syndic, j’ai décidé de me présenter en tant que syndic bénévole il y a deux ans. Je suis arrivé à l’AG en m’étant préparé et en ayant négocié des devis beaucoup plus intéressants ; j’ai été élu. A l’époque, j’avais averti les copropriétaires que j’aurai besoin de disposer d’un outil informatique, notamment pour pouvoir gérer la comptabilité. Etant moi-même informaticien à la retraite et disposant de temps, j’ai au préalable testé cinq logiciels en long en large et en travers, à savoir, Calculateur en ligne, LOCKimmo, Gestsynd, Logia Syndic Bénévole et Simply Syndic. J’ai ainsi pu expérimenter toutes les fonctionnalités, dépister les bugs et contacter les entreprises ou les développeurs pour leur signaler les problèmes rencontrés.
Technologie «dépassée»
Au final, j’ai fini par chiffrer ce budget sur la base du logiciel A.D.L, développé par un spécialiste de la comptabilité, qui me paraissait à peu près le mieux placé. Ce logiciel ne disposant pas de version d’évaluation, j’ai donc été obligé de l’acheter et me suis rendu compte de ses faiblesses quand je l’ai testé. En tant qu’informaticien, j’avais en effet développé des logiciels et la technologie utilisée par ce logiciel était celle sur laquelle je travaillais il y a quinze ou vingt ans, à savoir le langage de programmation Access, un peu dépassé. Au moment de ma reprise de “l’historique“, les choses se sont encore gâtées. Le syndic professionnel ne m’avait pas facilité la tâche en ne me donnant pas les comptes arrêtés au 31 décembre, mais au mois d’avril. Il fallait donc que je remonte jusqu’en décembre pour reprendre la comptabilité à partir du 1er janvier. Qui plus est, de nombreux montants figuraient dans des comptes où ils n’avaient rien à y faire. J’étais un peu perdu et ai donc sollicité l’aide du concepteur du logiciel qui m’a affirmé qu’il ne pouvait rien faire pour moi.
Logiciel en ligne
J’ai donc repris mes recherches sur Internet et suis tombé sur un site qui s’appelait alors macoproprieteenligne.fr. N’étant plus à un logiciel près, j’ai décidé de le tester également. Après avoir reçu une démo d’un mois, j’ai pu me rendre compte que les choses se passaient bien même s’il fallait que je me familiarise avec une nouvelle logique. En effet, il s’agit d’un logiciel en tant que service (SaaS : Software as a Service), ce qui signifie que le logiciel n’est pas installé physiquement sur l’ordinateur, mais fonctionne depuis un serveur accessible avec une simple connexion Internet grâce à une licence que l’utilisateur renouvelle chaque année. Le gros avantage de ce mode est que le logiciel est mis à jour en temps réel, ce qui optimise son fonctionnement. Il s’agissait donc d’un sacré virage pour moi plutôt habitué à avoir des fichiers présents physiquement sur mon ordinateur et l’entreprise était plutôt jeune, mais je me suis dit pourquoi pas ? J’ai alors dû convaincre les membres du conseil syndical d’acheter cette licence alors que nous avions déjà acquis un logiciel peu de temps auparavant. Ces derniers m’ont tout de même fait confiance, ce d’autant plus que le concepteur du logiciel entre temps devenu Coprolib’, était tout à fait disposé à effectuer ma reprise de comptabilité.
Facilité d’utilisation
L’un des atouts de ce logiciel, pour un néophyte en comptabilité comme moi, est sa simplicité d’utilisation qui permet de saisir les comptes sans être un spécialiste. A chaque saisie, le logiciel explique en effet ce qui se passe et indique les comptes qui sont débités ou crédités, ce qui permet de se former. A tout moment, on peut également annuler la fonction que l’on vient d’exécuter même sans avoir effectué de sauvegardes au préalable, ce qui est très rassurant pour un syndic bénévole. J’utilise d’ailleurs cette fonction pour faire des prospections en élaborant des budgets prévisionnels que j’annule ensuite. Enfin, le logiciel inclut la gestion des bulletins de salaires et donne les charges récupérables aux propriétaires bailleurs.
Au delà de la comptabilité, il permet aussi de gérer les assemblées générales de la convocation au procès-verbal en passant par les votes entièrement automatique. Lors de la dernière AG, j’ai ainsi pu éditer les procès-verbaux dans la foulée. L’intérêt d’une application en ligne est aussi l’accès multi-utilisateurs, qui permet par exemple aux copropriétaires de consulter gratuitement leur compte ou des informations publiées par le syndic. En contrepartie, ce produit nécessite d’être acheté tous les ans, contrairement aux logiciels «classiques», même si la maintenance sur ces derniers se paie et s’avère plus ou moins fastidieuse.
Pour en savoir plus sur les logiciels évoqués et leurs fonctionnalités :
- A.D.L Copropriété (forfait de base indépendamment du nombre de lots 250 € TTC + montant proportionnel de 5 € par lot principal) http://j.brayant.free.fr/copro/faq.htm
- Calculateur en ligne (48 € TTC par an) - http://syndic-benevole.info
- Coprolib’ (montant annuel de l’abonnement fonction du nombre de lots et de lots secondaires : de 180 € pour moins de 5 lots à 990 € jusqu’à 50 lots) : www.coprolib.com
- Gestsynd (120 € HT) : www.agora-informatique.fr/gestsynd
- LOCKimmo Copropriété Syndic Bénévole (249 euros TTC) : www.lockimmo.com
- Logia Syndic bénévole (150 € TTC) : www.logia.fr
- Simply Syndic (Prix fonction du nombre de lots principaux allant de 250 € TTC pour moins de 10 lots à 750 € pour plus de 100 lots) : www.logia.fr
- Item Solution, application web pour la gestion, la communication et l’archivage des documents de la copropriété Prix : non communiqué (nouveau sur le marché). Consulter www.itemsolution.com
Mais aussi, Ergos Copropriété
Les copropriétés de moins de 10 lots principaux peuvent acquérir la version de production au prix de 10 € par copropriétaire disposant d’un ordinateur.
Les conseils syndicaux qui souhaitent prendre en main le logiciel en récupérant des documents auprès d’un syndic peuvent, quant à eux, acquérir une version découverte avec quatre abonnements au prix de 50 € pour un an. Elle comprend la gestion électronique du carnet d’entretien, la gestion des échéances des contrats et le début de l’archivage sécurisé des documents de la copropriété.
www.copropriete-info.fr
La solution de l’externalisation
Les syndics bénévoles qui rencontrent des difficultés pour tenir la comptabilité de leur copropriété, en particulier, pour l’établissement des cinq annexes comptables obligatoires, peuvent tout à fait sous-traiter cette dernière. Le concepteur de logiciel Logia propose ainsi d’effectuer l’ensemble des saisies comptables de la copropriété en lien avec un interlocuteur unique. Ce dernier sera chargé de communiquer à Logia Gestion toutes les informations nécessaires à cette saisie, tels que le budget prévisionnel, les factures, le règlement des copropriétaires ou bien encore la réalisation des travaux. Ces données seront ensuite traitées et mises à disposition de la copropriété via un espace client privé sur Internet. De quoi consulter 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 la situation de compte et l’archivage de la correspondance : appels de fonds, répartition, relances… Sans oublier, les documents de la copropriété : carnet d’entretien, budget, dépenses…
Les tarifs sont évolutifs en fonction du nombre de copropriétaires.
| Nombre de copropriétaires | Coût TTC annuel / copropriétaire |
| < 10 | 65 € |
| < 20 | 55 € |
| < 50 | 50 € |
| > 50 | 45 € |
En savoir plus : www.logiagestion.fr
Dématérialiser les convocations ?
Entretien avec Ivan Dumon, président du groupe Athome*
Ivan Dumon Président Athome - Crédit DR
En quoi consiste votre offre actuelle ?
Notre offre actuelle permet au syndic de simplifier sa gestion administrative en dématérialisant ses convocations papiers, et ainsi, de réaliser des économies de moyens. Nos coûts de fabrication sont, en effet, de l’ordre de 20 % moins chers qu’en interne, du fait des volumes que nous traitons, en l’occurrence, près de 70 millions de pages par an. Cela permet d’offrir un meilleur service aux copropriétaires grâce au temps ainsi dégagé par le syndic et au port à domicile bien plus confortable pour les copropriétaires.
Le syndic doit seulement nous remettre une maquette de la convocation du procès-verbal ou du document à diffuser et un fichier avec les noms et adresses de copropriétaires. Nous sommes “interfacés” avec une quarantaine de logiciels métier syndic, ce qui fait qu’un grand nombre de cabinets disposent d’une fonction “Exporter vers Athome” sur leur logiciel qui simplifie cette démarche. 600 administrateurs de biens font ainsi appel à nos services.
Concernant la facturation, le syndic a deux possibilités : soit il conserve notre facture dans la comptabilité du cabinet et il facture aux copropriétaires le montant figurant dans le contrat signé initialement. Soit, comme c’est le cas pour à peu près deux-tiers de nos clients, il décide de faire passer nos factures directement dans les comptes syndicaux. Auquel cas, cela représente une économie substantielle pour les copropriétaires, car nous sommes sensiblement moins cher que la grande majorité des syndics, a fortiori pour des gros ensembles.
Un projet de réforme est à l’étude en matière de dématérialisation. Que contient ce texte ?
Sur le plan pratique, le législateur a été attentif à ce que ce texte soit équilibré entre les copropriétaires et les syndics. Il faut ainsi que le syndic propose la dématérialisation, sans que ce soit pour autant une obligation, mais il faut également que les copropriétaires l’acceptent, là encore sans obligation aucune. Très concrètement, les copropriétaires qui auront effectué une demande de dématérialisation recevront de la part du syndic un courriel d’information comportant une phrase du type «Vous avez reçu une convocation dématérialisée. Cliquez sur le lien suivant pour accéder à votre espace sécurisé de conservation.» En cliquant sur le lien, chaque copropriétaire devra s’identifier en indiquant un identifiant et un mot de passe préalablement enregistrés, avant de pouvoir prendre connaissance des documents envoyés par le syndic.
Aujourd’hui avec le format papier, le délai de 21 jours pour la convocation, ou de deux mois pour les PV, court dès le lendemain de la date de la première présentation. Or, pour la première fois, le législateur a accepté de faire évoluer ce point de vue. Pour les envois dématérialisés, le délai courra ainsi dès le lendemain de la date de l’envoi du deuxième courriel invitant l’internaute à se connecter à son espace sécurisé, si celui-ci n’a pas pris connaissance des documents dans les deux jours suivant l’envoi du premier courriel d’information.
Autre point d’importance : la souscription à ce service constituera un acte engageant pour le copropriétaire. Lors de son inscription, il s’engagera en effet à prendre toutes les précautions nécessaires pour pouvoir lire les courriels envoyés.
Etes-vous d’ores et déjà prêts ?
Nous avons déjà lancé NetSyndic, portail en ligne qui comporte deux volets. Le premier, en exploitation depuis plus d’un an, permet au syndic de dématérialiser la passation de commande chez Athome. Le deuxième volet fonctionne pour l’instant en interne et n’attend que le décret pour être mis en ligne. Il permettra ainsi de dématérialiser l’envoi de documents entre Athome, le syndic et le client final, à savoir, le copropriétaire. Nous recevons déjà aujourd’hui tous les documents des syndics sous forme électronique, mais nous les imprimons avant de les envoyer, pour des raisons légales. A compter de la date d’entrée en vigueur du décret, nous pourrons envoyer une partie de ces documents de façon dématérialisée via NetSyndic.
Depuis plusieurs mois maintenant, nous organisons des petits déjeuners sur la dématérialisation dans le métier de syndic un peu partout en France de façon à sensibiliser les professionnels à l’importance d’avoir une réflexion sur ces sujets.
Les copropriétaires et les syndics vont-ils, selon vous, s’emparer de cette nouvelle possibilité ?
La transition va se faire très progressivement et il est évident que le papier a encore de longues années devant lui. A titre d’exemple, cela fait sept ou huit ans que les Français peuvent déclarer leurs impôts sur Internet et environ 50 % d’entre eux ont choisi la voie électronique. Pour les convocations, ce devrait être la même chose. Mais l’aspect financier pourrait faire bouger les choses. Aujourd’hui, une convocation papier coûte en moyenne 12 € TTC à un copropriétaire, avec 6 € de timbre, 1 € de TVA et 5 € de prestations par le syndic. L’envoi dématérialisé permettra déjà d’économiser les 6 € de timbre. Certes, il ne s’agit pas d’un simple courriel, mais d’un envoi avec une force probante et un archivage garanti au minimum pendant dix ans. Cela a donc un coût. Quoi qu’il en soit, l’économie pour le copropriétaire sera au minimum de 50 %, voire davantage selon le prix moyen qui sera fixé par le marché pour ces envois dématérialisés. Pour l’heure, nous estimons le coût de l’envoi dématérialisé à environ 3 € hors taxe, mais cela dépendra des volumes, des conditions fixées… Il s’agit d’un ordre d’idée.
Quid de ce groupe de travail que vous présidez afin de faire évoluer la législation concernant la dématérialisation totale des documents syndicaux ?
Pour l’heure, la loi n’autorise que le recommandé papier, la télécopie ou les émargements ou les émargements chez les gardiens. Or, nombre de copropriétaires et de professionnels étaient étonnés qu’au 21e siècle, il soit toujours impossible d’envoyer des convocations au format électronique. L’Association française de normalisation (Afnor) nous a donc sollicité il y a un an en tant que spécialiste de la dématérialisation et nous a demandé de constituer un groupe de travail indépendant baptisé DNCI (Dématérialisation des Notifications dans la Copropriété Immobilière). Nous avons ainsi réuni 25 organisations représentatives : ministères de tutelle, associations de copropriétaires, syndicats professionnels, spécialistes de la dématérialisation, éditeurs informatiques, enfin, avocats et conseils. Nous voulions en effet éviter à tout prix une décision prise sans concertation qui aurait été préjudiciable à tous. Après nous être réunis une quinzaine de fois entre décembre et juin 2011, nous sommes parvenus à un texte de compromis acceptable pour tous.
La commission relative à la copropriété (CRC), chargée de délivrer un avis consultatif, a validé le texte au mois de septembre. La chancellerie m’a ensuite confirmé qu’il avait été renvoyé vers la fin octobre aux différentes organisations qui composent la CRC afin, qu’elles aussi, rendent leur avis de façon individuelle. L’examen du texte est d’ores et déjà à l’ordre du jour du conseil d’Etat qui devrait entériner un projet de décret sous peu. Nous sommes ainsi en phase avec le calendrier initial, à savoir, un décret publié d’ici la fin de l’année. Celui prenant effet le premier du deuxième mois suivant la publication, l’envoi de convocations dématérialisées devrait donc être applicable au premier trimestre 2012.
N’y a-t-il pas un risque de pertes de données ?
Afin de garantir la parfaite sécurité de ce coffre-fort sécurisé sur la plateforme NetSyndic, nous avons notamment noué un partenariat avec CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des dépôts, spécialisé dans l’archivage à valeur probante. Tous les documents sont ainsi authentifiés, horodatés et signés électroniquement. Ils sont donc protégés, tracés et archivés de façon sûre pendant la durée légale de conservation. CDC Arkhinéo archive déjà aujourd’hui toutes sortes de documents numériques en garantissant l’intégrité, l’imputabilité et l’horodatage avec une valeur probante. Ainsi, un document lisible aujourd’hui, comme un PDF par exemple, le sera encore dans cinquante ans, même si d’ici là, la technologie aura fortement évolué.
En savoir plus : www.athome.fr
* Le Groupe Athome est le premier acteur français dans la diffusion des convocations et des PV d’assemblées générales de copropriétés et de l’ensemble des documents sortants des syndics.
