Choisir un ou plusieurs logiciels adéquats et performants pour gérer une copropriété est devenu aujourd’hui indispensable que ce soit pour les syndics professionnels ou bénévoles. Etat des lieux.
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A l’heure du numérique et de la communication instantanée, difficile pour un syndic, fût-il non-professionnel, de fonctionner sans outils informatiques. Gestion globale, comptabilité, correspondance avec le conseil syndical et les copropriétaires, organisation des réseaux de contacts et d’intervenants ou bien encore dématérialisation et archivage des documents légaux… Les solutions sont nombreuses et nécessitent une réflexion en amont pour bien choisir.
D’emblée, la frontière est nette entre les syndics professionnels et les autres. Les premiers doivent en effet disposer d’outils capables de gérer plusieurs copropriétés tout étant particulièrement efficaces afin qu’ils ne deviennent pas chronophages du fait de la multiplicité des actions redondantes. Conçus par des éditeurs professionnels, leur coût relativement important exclut la plupart du temps les syndics bénévoles qui ne peuvent les amortir en gérant une seule copropriété. Autres caractéristiques, leur architecture avec une installation multi-postes en réseau local et leur ergonomie conçue pour des utilisateurs possédant de bonnes notions de comptabilité. Les syndics bénévoles s’appuient donc la plupart du temps sur des outils plus économiques, mais avec une ergonomie généralement peu intuitive et des fonctionnalités moindres allant rarement au delà du calcul de répartition de charges et, éventuellement, de l’état comptable de clôture d’exercice.
Besoins et contraintes
Bien s’équiper est donc pour un syndic professionnel une nécessité afin de développer son activité et faire la différence du fait d’un service amélioré par rapport à la concurrence. Pour choisir le bon outil, il convient en premier lieu de définir ses besoins. Si les grands groupes bénéficient d’un seul et même logiciel pour l’ensemble des entités qui les composent, les cabinets indépendants ont en revanche tout le loisir pour faire leur choix. Un jeune syndic démarrant aura ainsi intérêt à sélectionner un logiciel intuitif, accessible et doté d’une bonne ergonomie. Attention également au coût et la qualité de la formation primordiale pour se familiariser avec l’outil. En revanche, un syndic déjà équipé devra solliciter un éditeur capable, autant que faire se peut, d’effectuer une migration des données vers une solution existante. Bien évidemment, le logiciel devra être adapté aux nombres totaux de copropriétés et de lots traités.
Une fois ses besoins définis, le syndic devra affiner son choix en fonction de ses contraintes internes et externes : obligation de regrouper les appels de fonds à destination d’un même mandataire, de gérer automatiquement les remises en banque pour des comptes séparés ou les paiements par chèque… Sans compter les configurations informatiques. Au delà de la suprématie quasi absolue du PC sur le mac en matière de logiciels de copropriété qui ne laisse guère de choix, peuvent se poser des questions comme la nécessité de disposer d’un serveur spécifique pour une configuration multi-postes ou de l’interopérabilité entre le nouveau logiciel et un autre déjà installé sur site.
De quoi éliminer une grande partie de l’offre disponible, ce qui permet alors de se concentrer sur les quelques logiciels restants. Le coût global de la solution, la réactivité du service maintenance, la fréquence des mises à jours, l’ergonomie et l’aspect général du logiciel vont alors permettre de faire un choix a priori optimal. Sans oublier, bien sûr, la réputation de l’entreprise et sa bonne santé financière, éléments d’autant plus primordiaux que cet investissement engage souvent le syndic pour plusieurs années.
Echanges et communication
Consécutivement à la montée en puissance de l’Internet, les sites de communication destinés à optimiser les échanges entre les syndics et les copropriétés, ou entre copropriétaires, n’ont cessé de se développer. A l’image du réseau social de proximité ma-residence.fr qui vise à faciliter les échanges entre résidents. Chacun d’entre eux peut ainsi suivre sur un espace dédié toutes les étapes de la vie de sa copropriété qu’il s’agisse des réunions ou des travaux, tout en étant informé des avis du conseil syndical et des décisions prises par le syndic lorsque ces derniers sont impliqués dans le dispositif. Le site, qui revendique plus de 20 000 copropriétés utilisatrices en France, a récemment inauguré une nouvelle fonctionnalité destinée à simplifier le rôle des conseils syndicaux. Elle leur permet, entre autres, d’éditer le compte-rendu du conseil syndical, devenu obligatoire depuis le décret n° 2010-391 du 20 avril 2010.
Certains sites proposent également un service de dématérialisation des documents du syndic, comme la plateforme e-voisins. Objectif : industrialiser les processus d’échanges gestionnaire-résidents dans une optique d’efficacité et de réduction des coûts. L’ensemble des documents numérisés peut ainsi être mis à la disposition des résidents au format électronique. D’autres services professionnels sont également proposés comme le paiement en ligne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 des loyers, appels de provisions et charges, la relance par SMS via un module informatique, un service de visio-conférences professionnel permettant d’organiser très facilement des réunions avec les résidents sans se déplacer, ou bien encore, un contact privilégié avec ces derniers grâce à une plateforme collaborative et à une messagerie interne exhaustive. De quoi tirer son épingle du jeu sur un marché devenu ultra concurrentiel.
Paul TURENNE
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